Vers une 5e étape: du Design Thinking Jam au prototypage

Le 28 octobre dernier avait lieu la 4e édition du Design Thinking Jam pour la Maison des enfants le Dauphin de Laval. Une édition hybride sur 4 lieux en simultané: à la Maison des enfants le Dauphin, chez Énergir, chez Talsom et en virtuel. Plus de 150 participant.e.s ont collaboré, donné de leur temps et partagé leur créativité afin de générer plusieurs centaines d’idées. 

Les projets de design thinking sont rythmés par des cycles de divergence et convergence qui se traduisent par un parcours non linéaire et très itératif. Nous retrouvons ce cycle à chaque phase. L’empathie étant au centre de la démarche, il faut constamment s’assurer de revenir vers l’humain, l’organisme (dans ce cas-ci les bénévoles et les employés qui répondent au courrier des enfants) et s’assurer de bien répondre aux besoins.  

1. Divergence, où on cherche à générer le plus d’idées possibles, et;   

1. Convergence, où on étudie les idées plus en profondeur, on analyse leur faisabilité, et on identifie les idées fortes et faibles.  

Le Design Thinking Jam est une escale dans un processus de 6 étapes, un point culminant pour la phase d’idéation, dont l’objectif est d’ouvrir un maximum de portes et de points de vue différents.  

Le Jam est en lui-même un de ces cycles.  Effectivement, pendant la première moitié de l’atelier nous cherchons à générer le plus d’idées possibles, peu importe le niveau de folie. Il s‘agit là de la divergence. Ensuite les participant.e.s votent sur les idées qu’ils.elles souhaitent travailler. Une fois définit, ils.elles la développent pour livrer une fiche conceptuelle de cette idée de solution potentielle.  

Ce cycle se répète ensuite au sein de l’équipe du studio de Design. Le DT Jam a permis de générer plus de 850 idées et 19 fiches conceptuelles résumant les idées les plus porteuses cette année. Ce qui est beaucoup. L’équipe du studio de design est retournée étudier ces 850 idées. Une par une, ils les ont décortiquées pour les comprendre et découvrir. Ils.Elles les ont regroupés selon différents critères soit le fait qu’elles ont un aspect technologique par exemple ou qu’elles interviennent à un moment spécifique dans le cheminement de la lettre. Dans certains cas, elles ont été le point de départ pour la création d’autres idées. Ceci a permis de converger vers 9 fiches conceptuelles qui représentent chacune une solution qui permettrait à la MED d’atteindre son objectif d’expansion.  

Ces fiches ont chacune été étudiées avec la Maison des enfants le Dauphin, travaillées et retravaillées. Nous y avons pesé les points positifs et négatifs, le degré de difficulté de réalisation, si elles répondent ou non aux besoins. Elles sont fondamentalement le résultat de la collaboration de plus 150 participant.e.s qui se sont mobilisé.e.s pour nous aider à aider la MED qui au final cherche à accompagner plus d’enfants.  

Rappel

L’enjeu : La Med se trouve face à son souhait de poursuivre l’expansion de son service de « Confidence à un Dauphin » afin de l’offrir idéalement à toutes les écoles de la région de Laval. Or, elle fait actuellement face à plusieurs défis reliés à la capacité de réponse, ce qui complique l’atteinte de cet objectif.   

Confidence à un Dauphin: Un espace d’expression, de confidences et d’échanges via l’écriture. Chaque enfant est libre de confier son vécu, ses émotions, ses peurs, ses réussites et ses défis, à son rythme et en utilisant les moyens qui lui conviennent, et chaque confidence est accueillie avec bienveillance. Parce que permettre aux enfants d’exprimer librement leurs émotions, positives ou négatives, c’est aider à grandir. Ce service de correspondance est offert à des enfants de 32 écoles primaires francophones lavalloises.   

Les 9 fiches conceptuelles:

Idée 1 – Lettres précatégorisées 

Fournir aux écoles participantes des gabarits de lettres pour permettre de gagner en efficacité dans les étapes subséquentes du processus. Cela pourrait prendre différentes formes, par exemple: 

• Une lettre identifiée avec un soleil pour les dessins ou les échanges, et avec un nuage pour les lettres “ points rouges” (ou une feuille verte vs. Feuille rouge) que l’enfant choisirait lui-même; 
• Un gabarit avec un endroit précis pour identifier l’enfant, le groupe et l’école de sorte à éviter de chercher ces informations. 

Idée 2 – À la recherche des supers dauphins 

1. Amorcer une réflexion sur le processus et les critères de recrutement afin de cibler des bénévoles potentiellement plus rapidement autonomes et libérer le temps de l’équipe. Miser sur des futurs retraités, gens avec de l’expérience en gestion ou en intervention,etc;
2. Offrir un programme de formation continue/co-développement permettantde mieux accompagner les bénévoles et le développement de compétences pertinentes leur permettant de contribuer au courrier la hauteur des attentes de la MED.On peut penser à des formations sur l’informatique, à la revue mensuelle de lettres exemples.  Il faudrait utiliser la technologie comme levier pour mieux supporter les bénévoles, comme des groupes virtuels, de bonnes pratiques ou un site internet de ressources d’écriture.  

Idée 3 – Le courrier 2.0  

Miser sur les technologies pour apporter le courrier au 21e siècle: 

1. Proposer un courrier numérique, où les enfants peuvent directement écrire via une plateforme ou clavarder avec un répondant; 
2. Numériser le tri des lettres à l’aide de technologies commel’OCR et la Machine Learning qui reconnaîtrait certains mots afin d’identifier les lettres normales et les lettres points rouges;
3. Distribuer les lettres aux répondants automatiquement sur la plateforme selon des quotas et des critères prédéfinis. 

Idée 4 – Un facteur nouveau genre 

Faire un partenariat avec la STL (Société de Transports de Laval) afin de remobiliser les bénévoles facteurs en répondants additionnels. 

Les autobus de la STL se verraient attitrer une route dédiée où ils récupèreraient les lettres et pourraient ensuite les ramener à la MED ou au cottage. 

Les répondants pourraient également profiter de ces nouveaux bénévoles afin de limiter le transport, en déposant leurs lettres finales dans une école de quartier où un chauffeur de la STL passe chaque semaine. Dans cette optique, l’envoi des lettres des enfants se ferait de façon virtuelle, en utilisant le processus actuel ou à travers une modification du processus en utilisant de nouveaux outils.  

Idée 5 – La famille Dauphin 

Mettre à contribution une diversité de bénévoles dont des enfants (MED ou non) et les plus vieux (alumnis) dans différentes sphères dans l’objectif d’augmenter la capacité des répondants.  

Au même titre que les scouts, il y aurait plusieurs grades spécifiant les tâches que les jeunes dauphins peuvent accomplir. Cela permettrait aux enfants d’avoir une réponse plus rapide et diversifiée (dessins, chansons, bande dessinée, vidéos) pour répondre à leurs diverses problématiques.  

Idée 6 – Le pop-up cottage / satellite 

Créer des partenariats avec des lieux privés, publics et communautaires pour rapprocher les lieux de travail physique des bénévoles, au lieu de l’inverse. Voir si possible de jumeler l’expertise de chacun de ces lieux de proximité à la mission de la MED. 

La notion de satellite fait référence à des bureaux permanents qui peuvent prendre en charge une quantité déterminée de lettres de façon récurrente. Ex: maison de retraite ou projet scolaire.  

La notion de pop-up fait référence à des lieux temporaires selon un évènement ou une demande précise, et pourrait aider en période achalandée OU servir à créer des lettres génériques/des gabarits pour l’équipe régulière. Ex: bénévolat corporatif.  

Idée 7 – Le Dauphin qui parle 

Miser sur l’aspect de confidence et non de lettre elle-même au dauphin en proposant différents formats de réponse pour les enfants.  

On peut penser à un concept où, par exemple, on installerait une maisonnette dans chaque école avec un iPad muni d’une application pour choisir le mode d’expression (audio, vidéo, lettre manuscrite ou numérisée).  

Idée 8 – Le Dauphin connecté  

Équiper les bénévoles de RocketBook, un bloc-notes intelligent permettant la numérisation de haute qualité. 

Les bénévoles pourraient donc écrire leurs réponses de façon “manuscrite” et envoyer la copie virtuellement à l’équipe de la MED du cottage, ou même directement aux écoles en un clic. 

On retire donc la notion de copie physique via des leviers technologiques qui permettent quand même de garder l’aspect artisanal bien vivant. De plus, cela vient agir sur les barrières géographiques et permet potentiellement de rejoindre des réponses à l’extérieur de Laval.  

Cela amorce probablement la réflexion d’un virage technologique plus important concernant le reste des processus et de l’organisation du travail. 

Idée 9 – Diviser pour mieux exceller 

Organiser le travail en optimisant la répartition des tâches; d’abord en revoyant le tri de façon plus stratégique, ensuite en répartissant mieux et plus spécifiquement (répartition des parties de tâches), et donner des outils standardisés pour arriver à des lettres de qualités.  

Cela permet de maximiser l’utilisation des bénévoles selon leurs compétences/spécialisations.  

On pourrait également créer la notion d’équipe ou de bulles interdisciplinaires assignées à un territoire/un nombre d’école, le tout supervisé par un nouveau rôle de “super bénévole”. En format SWAT Team, on répartirait non plus les lettres par individus, mais par équipe autonome.  

Et maintenant, qu’est-ce que cela veut dire pour le projet? 

Toutes les fiches conceptuelles avaient des avantages et des désavantages. L’équipe de Talsom avec la Maison des enfants le Dauphin de Laval ont décidé de s’inspirer de l’idée du Dauphin connecté pour commencer à prototypes une solution. 

Leur choix s’est arrêté sur cette idée puisque c’est celle qui permettra de répondre à plusieurs enjeux auxquels la MED fait face, soit; l’amélioration du processus, le recrutement et la rétention des bénévoles. Elle permettra donc d’atteindre efficacement leur objectif d’offrir le courrier dans plus d’écoles. À l’inverse certaines fiches conceptuelles proposaient des idées de très grandes envergures qui auraient également permis de répondre aux enjeux de la MED, mais cette efficacité aurait peut-être été perdue.   

Il est important de comprendre que les idées ne seront pas appliquées telles quelles sont présentées plus-haut. Ce que cette décision veut dire c’est que l’équipe avec la MED part en phase de test et de prototypage. Ils vont s’inspirer de cette idée du Dauphin connecté et gardent également en tête les 8 autres. Elles ne sont pas écartées pour toujours, les efforts se concentrent pour le moment sur une idée qui dirige les efforts. Au final, plus d’une idée sera retenue pour construire un tout et faire en sorte que la MED puisse atteindre son objectif. À tou.te.s les participant.e.s, vos efforts n’auront pas été en vain. 

Le projet n’est pas fini, mais on peut déjà voir tout le travail accompli depuis le mois d’août. Restez à l’affut nous vous informerons des prochains développements au courant des prochains mois.