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Gestion du changement

Les défis de la gestion du changement par programme

Avez-vous déjà entendu parler de la gestion du changement par programme? Un programme c’est un ensemble de projets connexes et interdépendants qui sont gérés de façon coordonnée afin d’obtenir des bénéfices qui ne seraient pas possibles si on les gérait individuellement1. Souvent, les organisations regroupent les projets qui sont interconnectés sous le chapeau d’un programme pour plusieurs raisons: atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise, améliorer la gestion des interdépendances entre les projets et leurs impacts, gérer les risques, les enjeux et les changements de manière plus efficace, assurer un alignement avec la vision de l’entreprise, etc. Cela dit, une telle corrélation entre les différents projets d’un programme comporte son lot de défis tant au niveau de la gestion de projet que la gestion du changement. Voici quelques aspects à prendre en considération lorsque vous devez gérer le changement au niveau d’un programme.

Structure complexe

Un programme comporte plusieurs équipes de projets différentes ce qui rend sa structure assez complexe en termes de gestion des ressources. Afin d’avoir du succès dans une telle structure, il faut s’assurer d’avoir des membres de l’équipe de gestion du changement à tous les niveaux, soit au niveau programme et projet. Ce qui est le plus important c’est d’être structuré, de bien coordonner les ressources en gestion du changement et de garder un suivi serré des livrables. Pour ce faire, il faut mettre en place des mécanismes d’alignement et de retour d’information. Par exemple, on peut instaurer des rencontres hebdomadaires qui réunissent tous les membres en gestion du changement du programme pour discuter de l’état d’avancement de leurs activités, aligner les échéanciers et soulever les risques pouvant impacter les projets et/ou le programme afin de s’ajuster au besoin.

Manque de vision intégrée

Avoir une vision intégrée du changement au niveau du programme est tout un défi, croyez-moi! Créer une seule vision qui est partagée de tous est un enjeu de taille. À cet effet, la gestion du changement doit travailler fort afin d’aligner les troupes vers une vision commune de l’état futur. Il faut donc aligner la vision non seulement au niveau des projets spécifiques, mais également au niveau du programme. Toutefois, puisque chaque projet a sa propre raison d’être, il n’est pas toujours évident de s’aligner avec le programme. Ce que je vous conseille c’est de travailler étroitement avec les «sponsors» de chacun des projets afin de définir une vision commune et ensuite communiquer celle-ci à tous les membres de l’équipe de programme.

Travail en silos

Chaque projet a habituellement ses propres plans, ses jalons importants ainsi que ses délais spécifiques. Cela dit, lorsque l’on intègre la notion de programme, un changement majeur au niveau de l’organisation du travail doit se faire; on ne peut plus travailler en silos compte tenu des interdépendances entre les projets. Une perturbation dans un projet peut avoir des répercussions sur un autre projet et ainsi de suite. Il se peut donc que les grands jalons d’un projet doivent être déplacés ce qui viendra indubitablement influencer les plans en gestion du changement. Il faut alors que l’équipe de gestion du changement travaille de façon intégrée afin d’avoir du succès. Mon conseil : soyez vigilants et gardez un œil sur le plan de programme.

Gestion difficile de l’impact sur les employés

Le plus grand défi de gérer le changement par programme est certainement la gestion de l’impact sur les employés. Le nombre élevé de groupes impactés, la variation de l’impact sur les parties prenantes ainsi que la nature de l’impact2 qui diffère à travers le programme posent un défi de taille pour la gestion du changement. En effet, le chevauchement et l’accumulation des impacts pour les destinataires finaux peuvent engendrer une fatigue profonde face aux changements et ainsi créer de la résistance. Il faut donc s’assurer de faire une analyse des parties prenantes et d’impact exhaustive dès le démarrage du programme afin de prévoir l’accumulation des impacts et ainsi adapter les actions en gestion du changement.

Lorsque l’on gère le changement dans une perspective de programme, il est évident que l’on doit gérer les changements spécifiques des projets, mais il va de soi que les activités en gestion du changement doivent également être alignées avec la vision du programme et ainsi suivre les grands jalons de celui-ci. Il faut donc être structuré, prévoir les impacts, être capable de voir les interdépendances, s’adapter rapidement, s’intégrer avec les autres plans de gestion du changement et être extrêmement vigilant puisqu’à tout moment tout peut changer. Alors, restez à l’affût!

(1)  PMI: http://www.pmi.org/learning/featured-topics/program

(2)  PROSCI : Prosci, 2016, eBest Practices

 

Publié le 01.12.2016