« Il vaut mieux prévenir que guérir » dit le proverbe. En gestion du changement aussi, intervenir précocement permet d’anticiper les résistances et augmente les chances d’adoption. Dans tout projet, le gestionnaire du changement devrait donc être impliqué le plus tôt possible. Toutefois, dans les déploiements TI d’envergure, il arrive que le projet débute par une procédure d’appel d’offre complexe s’étalant parfois sur plusieurs mois et destinée à sélectionner l’outil ou la technologie à implanter. Comment aborder cette phase en gestion du changement? Quand et comment commencer à intervenir? Voici quelques pistes …
L’appel d’offre : projet ou phase de projet?
Sur les grands projets, la réalisation d’un appel d’offre peut prendre la forme d’un projet à part entière. La collecte des requis peut nécessiter la mobilisation de centaines de parties prenantes. C’est durant cette période que commenceront à se forger les premières attentes à l’égard du déploiement futur car, en sollicitant ces parties prenantes, vous transmettez déjà une première image de votre projet d’implantation. En tant que gestionnaire du changement, vos compétences seront donc utiles dès cette phase d’appel d’offre, que vous pourrez considérer comme un projet imbriqué dans la préparation du projet plus large d’implantation. Durant l’appel d’offre, vous aurez donc deux projets à gérer à des stades différents.
Gérez votre projet d’appel d’offre
Votre appel d’offre constituant un projet en soi, il conviendra de le gérer comme vous géreriez n’importe quel autre projet. S’il n’y a pas à proprement parler de changement à gérer ici, vos qualifications seront cependant précieuses pour assurer le succès de cette procédure délicate, par exemple :
- Il vous faudra identifier l’ensemble des parties prenantes impliquées dans la définition du cahier des charges.
- L’élaboration de l’appel d’offre nécessitera certainement une structure de projet spécifique et/ou la mise en place de relais de communication. Vous pourrez aider à définir le profil de ces intervenants, à identifier les individus et à mettre en place avec eux une structure de communication adéquate.
- Vous devrez également organiser les toutes premières communications destinées à fournir aux parties prenantes une compréhension du projet suffisante pour la définition de leurs requis.
- Une fois ceux-ci récoltés, n’oubliez pas vos parties prenantes! Puisque vous les avez impliquées, il est normal de les tenir régulièrement informées de la suite des événements et de ce que vous avez fait de leur contribution.
Bref, à ce stade, votre rôle se focalisera surtout sur la mise en place d’une communication fluide, et paradoxalement aussi, de la confidentialité nécessaire à ce genre de procédure. Vous devriez pouvoir faire l’économie des autres activités traditionnelles de la gestion du changement.
Mettez en place les conditions de réussite de votre projet d’implantation
L’appel d’offre fait également partie de la phase de préparation de votre projet d’implantation. Durant cette période, profitez-en pour mettre en place certaines conditions de réussite de votre projet ultérieur, par exemple :
- Analysez les efforts futurs en gestion du changement : en la matière, des outils existent pour vous aider à estimer à haut niveau la complexité du changement à venir et identifier les ressources à votre disposition. Ces outils vous aideront à calculer de façon réaliste l’investissement en gestion du changement nécessaire pour l’implantation.
- Mobilisez les sponsors et définissez la vision : si, en théorie, la vision sous-tendant le projet devrait déjà exister préalablement à l’élaboration du cahier des charges, il est fort probable qu’elle se précisera au fur et à mesure que les requis se feront plus clairs. Mobilisez donc déjà vos sponsors, préparez-les à leur rôle et affinez avec eux la vision qui constituera par la suite l’épine dorsale de votre communication tout au long de l’implantation.
- Préparez la mise en place des outils de communication qui peuvent l’être : certains outils de communication demandent parfois un certain temps avant de pouvoir être opérationnels. Il est cependant possible que vous en ayez besoin très vite dès le début du projet de déploiement. Vous êtes déjà certain d’avoir besoin d’une plateforme pour communiquer avec toutes vos parties prenantes? Investiguez déjà les possibilités techniques, définissez déjà le concept et la ligne éditoriale. Ce sera toujours du temps de gagné par la suite. Bref, prenez de l’avance.
- Gérez le risque : n’en faites pas trop! Une procédure d’appel d’offre comporte toujours un certain risque. Qu’adviendra-t-il du projet d’implantation si la procédure n’aboutit pas ou se prolonge exagérément? Soyez prudent et modéré dans vos activités et particulièrement dans vos communications. Créer des attentes trop tôt, que vous ne serez peut-être pas en mesure de combler par la suite peut s’avérer désastreux pour votre objectif d’adoption : « rien ne sert de courir, il faut partir à point » dit un autre proverbe …