5 conseils pour communiquer efficacement un changement

La communication, c’est évident, mais efficacement menée, c’est optimal! Chaque entreprise, si elle souhaite rester compétitive, performer et s’adapter aux fluctuations du marché, doit évoluer. Mais le mot changement résonne parfois comme une incertitude ou une perte de contrôle aux oreilles des employés. 70% des échecs d’implantation d’une solution mettent en cause le facteur humain. L’une des causes est une lacune au niveau des communications, empêchant les employés de comprendre la raison du changement. 

Parce que la communication est un des outils essentiels pour aider les employés à naviguer avec succès vers la transition, Talsom vous offre ses conseils pour l’appliquer efficacement : 

1 – En amont. Anticipez! 

Avant tout, structurez vos efforts en élaborant un plan de communication au sein même du plan global de gestion du changement. Vous garantissez ainsi une harmonisation des informations diffusées. 

Décrivez d’abord la raison d’être du changement et ce qu’elle signifie pour vos employés. Cela vous permettra de concentrer les messages vers une description des changements à venir, notamment les aspects techniques s’il y a lieu. Dans un même temps, déterminez vos cibles : chaque destinataire concerné par le projet n’est pas abordé de la même façon. Membres de la haute direction et de l’équipe de projet, clients internes et externes, fournisseurs ou encore sous-traitants, plusieurs acteurs sont impliqués dans ce genre de projet. 

Planification rime généralement avec anticipation. Commencez à communiquer tôt, vous serez davantage proactif et les employés se sentiront déjà engagés dans le processus. « Dans ce cas-ci, cela ne représente-il pas un risque? ». On peut communiquer sans nécessairement posséder chaque détail du changement et de la solution. Vous pouvez, par exemple, diffuser de l’information sur les besoins et annoncer que d’autres détails seront communiqués prochainement. Au contraire, c’est souvent le manque d’information qui créé de la confusion et de la résistance. 

2 – Quoi communiquer?  Le pourquoi avant le comment.
« Pourquoi ce changement arrive-t-il ? » Il s’agit généralement d’une des premières questions posées par les employés. Il est primordial de concentrer vos premières communications sur la raison d’être du changement et n’oubliez pas de renforcer cet aspect tout au long de la transition. 

Qui dit incertitude, dit forcément questionnements. Communiquer ce n’est pas seulement diffuser un message, c’est aussi adopter une approche interactive et itérative pour construire une compréhension chez un individu et un sens commun chez un groupe. La communication destinée aux employés, notamment au début, devrait répondre aux questions les plus pertinentes : « Comment le changement va-t-il m’impacter? » ; « Comment mon équipe sera-t-elle touchée? ». 

À travers vos réponses, les employés doivent aussi trouver ce que le changement signifie pour eux personnellement. Leur compréhension par rapport à la manière dont leurs rôles vont être modifiés mais également leur adaptation à l’image de l’entreprise est extrêmement importante. 

3 – Et s’il existe plusieurs cibles? Adaptez les messages.
Une communication ne peut s’adresser à l’ensemble de l’audience (sauf peut-être les messages clés qui annoncent le projet). Au cours d’un projet, les informations peuvent circuler des dirigeants, aux cadres intermédiaires, jusqu’aux employés. Il est alors important d’adapter les messages tout en les diffusant simultanément, afin d’éviter un surplus d’information. Vous pouvez d’ailleurs utiliser l’analyse d’impacts de vos cibles pour définir les messages et la fréquence des communications.     

En l’absence de communications efficaces, les cibles comblent le manque d’informations avec leurs perceptions personnelles, ce qui peut mener à des incompréhensions qui impacteront la transition. 

4 – Comment être sûr de se faire entendre? Utilisez la voix des leaders.
La recherche d’analyses comparatives montre que les employés sont plus à l’écoute des messages lorsqu’ils sont diffusés par deux catégories de personnes au sein de l’organisation : 

• Les sponsors du changement pour échanger sur la raison d’être de la transition. Les sponsors jouent un rôle déterminant, car ils communiquent régulièrement des messages clés sur la vision et les objectifs du projet. 
• Leurs superviseurs immédiats pour parler de l’impact personnel engendré par le changement. 

5 – Comment communiquer ? À l’aide d’une méthode multicanale.
Lorsque des entreprises vivent des changements, il est fréquent pour les employés d’envoyer des courriels, qui ont malheureusement tendance à se perdre dans des boîtes de réception saturées. De plus, le taux moyen d’ouverture dans le cadre de communications internes ne dépasse pas les 50%.  En favorisant la multiplicité des canaux de communication, vous réduisez ces risques et vous doublez vos chances d’atteindre et d’engager l’audience visée.   

En communiquant des annonces ou des mises à jour via votre Intranet, vous facilitez l’accès des employés aux informations et ceux-ci auront la possibilité de les consulter ultérieurement. Vient s’ajouter le forum de discussion, outil très puissant en période de changement organisationnel. En partageant publiquement, ou au sein de groupes privés leurs interrogations, préoccupations et idées, les employés s’engagent davantage envers le changement. 

En outre, il est conseillé d’encourager la spontanéité via la messagerie instantanée en ligne. Il pourrait même être pertinent, en tant que gestionnaire ou membre de l’équipe de direction, de se rendre disponible pour des « rendez-vous virtuels », afin d’échanger avec les employés.

Rendre les communications attrayantes, est une solution efficace pour réduire la sensation d’inconfort en période de changement. Des plateformes basées sur le cloud, telles que GoAnimate, conçoivent des vidéos animées à destination des équipes pour leur expliquer la démarche du changement ou le principe de la solution. En utilisant un support ludique et personnalisable, basé sur un scénario, et souvent agrémenté d’une touche d’humour, vous instaurez un environnement convivial propice à la compréhension et à l’engagement. 

La meilleure façon de s’assurer que vos messages sont bien reçus reste les rencontres face à face avec les employés. En recueillant directement leurs retours, vous pouvez adapter au besoin l’approche de votre communication. 

Un réseau de champions est aussi utile pour relayer les messages clés, notamment dans le cas où le nombre d’employés serait très important et où il serait pertinent d’avoir une voie dans chaque département. 

Un changement implique généralement beaucoup de réflexions dans une organisation. Ce sont les personnes dans l’entreprise, qui, par leur implication et leurs idées, le créent et l’orientent. Un employé se sentira davantage investi si on lui offre une voix pour s’exprimer. Avec les bons outils, la communication trouve son efficacité et inspire les gens à faire une différence. 

Toujours dans l’action, nos leaders de projets sont à la fois coach et capitaine. Alliant savoir-faire et savoir-être, nos leaders d’expérience amènent des outils et une approche personnalisée permettant de mobiliser votre équipe, implanter des technologies et transformer des processus en minimisant les risques associés. Ils tiennent compte des interdépendances entre les actions et les ressources afin de maximiser leur synergie et d’atteindre les objectifs fixés pour le déploiement de la solution. 

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