Réunion debout : dynamisez vos équipes et soyez un vecteur de changement

Passer toute une réunion debout ? Cela vous paraît absurde ? Pourtant cette méthode existe et elle vous engage à diminuer votre temps de réunion. Ainsi, vous serez encore plus efficace dans la gestion de vos activités, projets ou autres.

Dans notre précédent article à propos des réunions de travail, vous avez pu obtenir des conseils concrets pour optimiser l’efficacité d’une réunion dite « classique ». Ici, nous nous inspirons du courant Agile[1], une approche qui se répand maintenant en dehors des technologies de l’information, pour aborder une nouvelle manière de se réunir.

Bien utilisée, la réunion debout (stand-up ou scrum meeting), vous permet aussi de développer et décupler votre impact dans la gestion opérationnelle de vos équipes en adoptant quelques bonnes pratiques.

Les réunions debout seraient 25 % plus courtes que les réunions assises, pour parvenir à daussi bonnes décisions, tout en améliorant la collaboration, lengagement et la capacité à résoudre des problèmes. [2]

Comment ça marche?
En s’inspirant des valeurs au cœur de l’approche Agile, la réunion debout permet de constater, discuter et ajuster l’action collective dans la production d’un produit, d’un service, l’avancement d’un projet ou l’atteinte d’un résultat visé. Son utilité principale : coordonner le travail d’une équipe. Le format habituel de ce type de réunion est de 15 à 20 minutes. Vous pouvez faire moins, à vous voir ! Adaptez la fréquence en fonction de vos besoins. L’important est d’établir et maintenir un rythme dans l’exécution du travail. Certains optent pour une réunion quotidienne, d’autres 3 fois par semaine. Selon les horaires et disponibilités des membres de l’équipe, on vise généralement le matin tôt ou autour du dîner. L’autodiscipline est de mise car il est vrai que trop de rigidité tue l’utilité. Par contre, un outil comme le Time Timer peut s’avérer très utile. Il responsabilise l’équipe dans sa consommation du temps en réunion en favorisant une meilleure compréhension visuelle. La version iPad de l’application fonctionne aussi très bien.

Linteraction : la clé de la réussite
L’une des particularités de ces réunions est qu’elles misent sur une contribution simple de chacun. Il ne s’agit surtout pas de prendre des notes avec un ordinateur ou de faire un compte rendu au terme de la rencontre. En ce qui concerne l’animation, chacun des membres de l’équipe est invité à répondre à 3 questions clés, en supposant une fréquence quotidienne :

  1. « Qu’as-tu complété dans les dernières 24 heures? »  
  2. « Que vas-tu prendre en charge dans les prochains 24 heures? OU Que t’engages-tu à réaliser et pour quand? »
  3. « Quels sont les obstacles que tu rencontres et comment peut-on t’aider? »

Le format des questions invite chaque membre à partager les tâches ayant des développements les plus pertinents pour l’équipe.

Limportance des réunions parallèles (side meeting)
Dans le cas où vous rencontreriez un obstacle durant votre réunion debout, résistez à la tentation de le solutionner au cours celle-ci. Il est important d’identifier les bonnes personnes avec les bonnes expertises et les interpeller afin qu’elles se réunissent ultérieurement pour résoudre le problème.

Une réunion d’engagement
Attention, contrairement à une réunion de statut plus traditionnelle, la réunion debout ne sert pas à mettre jour l’ensemble des activités. Elle est très engageante pour les membres de l’équipe et pour le gestionnaire. Elle ne couvre pas tous les besoins de l’équipe, comme celui de consigner de l’information sur le travail, le plan et la vue d’ensemble. A cet effet, vous pouvez avoir recours à un tableau Kanban par exemple pour agencer le travail. Les membres sont invités à mettre à jour leurs activités sur des post-It préalablement, ou bien après en continu.

 Ce modèle sadapte-il à nimporte quelle situation?
Oui, dans la mesure où il s’agit d’une réunion qui concerne les opérations courantes d’une équipe, quel que soit son type d’activités. Par exemple, le modèle debout n’est pas approprié pour une rencontre de planification stratégique qui demande d’approfondir du contenu. En revanche, elle l’est tout à fait pour la coordination des activités de l’équipe de planification stratégique. La réunion debout peut agir comme véritable vecteur de changement culturel au sein d’une entreprise. Recourir davantage à ce type de réunions permettrait de coordonner le travail de vos équipes tout en économisant du temps et en ayant un impact fort sur l’engagement, la collaboration et la résolution des problèmes.

Convaincu? Commencez par vous demander si vous avez des chefs de projets familiers avec ces pratiques. Brisez les silos ! Invitez les gestionnaires à tenter l’expérience avec leur équipe en se centrant sur le résultat visé et faites-vous aider d’un coach ou d’un professionnel en la matière si vous devez être guidés. Animez l’aventure. Profitez.

Alors n’ayez pas peur de changer les codes, soyez innovant!

[1] Source : http://agilemanifesto.org/iso/fr/manifesto.html
[2] Source : Talsom à partir de anding-meetings-improve-creativity-and-teamwork/ »>https://source.wustl.edu/2014/06/get-up-new-research-shows-standing-meetings-improve-creativity-and-teamwork/ etand-up_and_sit-down_meeting_formats_on_meeting_outcomes »> https://www.researchgate.net/publication/232529574_The_effects_of_stand-up_and_sit-down_meeting_formats_on_meeting_outcomes

Facteur de succès de livraison de projets

Après plus de 15 ans de travail spécialisé en gestion de projet, j’ai noté plusieurs incontournables qui sont des facteurs clés de succès qui vont grandement en influencer le dénouement.  Cet article vise à vous faire part de certains des éléments qui reviennent le plus souvent.

Afin de pouvoir livrer un projet avec succès, il y a des prérequis qui ne peuvent être contournés :

  • Détenir un mandataire de projet haut placé dans l’organisation et motivé à supporter le projet.
  • Une portée (scope) clairement définie.
  • Une compréhension des bénéfices, mesurables, qui seront acquis par la livraison du projet.
  • Une équipe dédiée à 100% au projet dont la performance sera évaluée par le leadership du projet.  Les membres de cette équipe devront être composés de personnel compétent, expert dans leur domaine et habilités à prendre des décisions.
  • La disponibilité d’experts, venant des différents secteurs d’affaires, en support au projet.
  • Un environnement de travail (incluant bureau et salles de réunion) facilitant le travail d’équipe et l’interaction entre les membres de l’équipe de projet.

Si l’un des éléments ci-dessus se retrouve non comblé, il est primordial d’élaborer un plan et des actions pour remédier à la situation sans quoi le succès du projet en sera impacté, voire même voué à l’échec.

Une fois cette étape franchie, il sera de la responsabilité du gestionnaire de projet de :

  • Définir les rôles et responsabilités de chacun des membres de l’équipe.
  • Définir les livrables qui devront être produits et le/la responsable de chacun de ceux-ci.
  • Bâtir un plan de livraison détaillée.
  • Définir les processus de revue et d’acceptation des livrables (en tenir compte dans la planification).
  • Clairement communiquer, généralement dans une rencontre de lancement (kick-off), ces informations afin qu’elles soient connues de façon claire pour chaque membre de l’équipe ainsi qu’à l’organisation qui devra en tenir compte.

50% des facteurs de succès d’un projet sont basés sur un plan de projet bien établi et communiqué ainsi que tous les éléments mentionnés respectés.

Note importante : Un plan de projet doit être réaliste ce qui ne veut pas dire d’amplifier la durée des activités, mais de bien comprendre les étapes nécessaires afin de compléter un livrable : Par exemple si le cycle de revue et d’approbation d’un livrable est aussi long que le temps de le développer, cela devra se refléter dans le plan de projet.  Une façon de faire serait d’assigner les ressources à 80% aux tâches de création de livrables et 20% aux tâches de support à l’approbation de ceux-ci.  D’autres techniques de planification devront être évalués ; par exemple si un livrable demande 10 jours d’effort pour en compléter une première version (avant approbation), cela serait possiblement une bonne idée (à évaluer en cas par cas) de considérer faire deux livrables en parallèle de 10 jours chaque sur 20 jours.  La raison est qu’il peut y avoir des temps d’attentes en réponse à des questions ou tout autre délai.  Ceux-ci n’auront pas ou peu d’impacts si les membres de l’équipe peuvent continuer à effectuer du travail productif.

Finalement une gestion serrée des enjeux et de la performance des membres de l’équipe au quotidien sont des incontournables au succès de la livraison du projet. Cette tâche quotidienne ne peut être sous-estimée et représente bel et bien l’autre 50% des chances de réussite du projet.

Il y a bien d’autres choses à considérer avant, durant et lors de la fermeture d’un projet (gestion du changement, mesure de l’atteinte des bénéfices, etc.). Cependant si les points mentionnés dans cet article sont mise-en-œuvre, le gestionnaire de projet mettra toutes les chances de son côté afin d’obtenir une livraison de qualité !

Joueurs d’équipe modèles : leurs caractéristiques

La coupe du monde de soccer en juin dernier nous a rappelé un point clé : le sélectionneur de l’équipe a  le devoir de choisir des bons joueurs d’équipe afin d’avoir une chance d’arriver au but.

Si je vous pose la question, vous devez surement avoir une idée avec quels coéquipiers il est plaisant de travailler et d’autres avec qui l’exercice est plus difficile. Je vous propose donc quatre caractéristiques qui vous permettront de devenir le partenaire de travail idéal.

L’organisation au sein de l’équipe : En équipe, il est important de suivre certaines règles notamment les horaires d’équipe et la méthodologie de l’équipe. Il est difficile d’être un bon joueur d’équipe si on ne suit pas les règlements. Si la méthode de travail proposée par l’équipe ne vous convient pas et si vous voyez une réelle possibilité de l’optimiser, soyez facilitateur en proposant votre méthode et coachez vos coéquipiers pour qu’ils aient envie d’adopter votre proposition.

La communication positive : Sous la pression et le stress du respect de la livraison, nous pouvons être tentés de ne communiquer que le négatif qui demande une attention immédiate. La différence se fera ressentir avec un bon joueur d’équipe qui mettra en premier lieu l’emphase sur les points positifs dans son interaction avec ses collègues. Cette façon de procéder agira directement sur la motivation des partenaires ainsi que sur l’ambiance de l’équipe et donc aura un effet direct sur la performance.

Inspirer la performance à ses collègues : éviter les mauvais réflexes, les bons joueurs d’équipe vont plutôt redoubler d’ardeur et compenser le manque d’énergie de l’équipe au lieu de se laisser influencer par une équipe démotivante. La motivation est contagieuse. Soyez le joueur qui mène l’ambition de l’équipe dans la bonne direction.

La confiance envers ses collègues : Vouloir tout contrôler peut être tentant quand on tient particulièrement à ce que le résultat du travail de l’équipe soit irréprochable. Contrairement aux idées reçues, ce dévouement ne sera certainement pas apprécié par les collègues. Un bon joueur d’équipe fait confiance à ses collègues et croit en leur valeur. Si ce n’est pas le cas, apprenez à connaître vos coéquipiers et développez une relation professionnelle solide. Dans le cas échéant, en les connaissant mieux, vous pouvez tout de même les guider dans des rôles dans lesquels vous avez confiance qu’ils rayonneront.

Comme au soccer, l’équipe gagne ensemble ou échoue ensemble, ainsi, vous connaissez maintenant les caractéristiques qui vous permettront de devenir un joueur d’équipe modèle. En appliquant cette façon d’être et de faire, toutes vos actions et votre ambition seront dirigées vers l’objectif commun de l’équipe afin de remporter la victoire.