Vous venez d’arriver sur un projet. Le directeur de projet vous remet une pile de documents afin de vous initier. Vous lisez. Vous essayez de démêler tous les acronymes, de comprendre les enjeux importants et qui sont les personnes impliquées. Concernant ce dernier point, voici quelques éléments à regarder plus attentivement afin de bien comprendre les différentes parties prenantes (« stakeholders ») sur votre projet:
1. Regardez les organigrammes
Demander à voir l’organigramme du projet. Ce document vous permettra de voir qui sont vos collègues et surtout à qui vous pourrez aller poser vos premières questions. Faites-vous expliquer les différentes boîtes au besoin. Prenez des notes. Par exemple, Jean-Paul travaille pour la compagnie depuis 20 ans. Il pourra vous être une mine d’or d’informations! De plus, regardez attentivement la structure du comité de pilotage (« steering committee »). Qui sont les joueurs décideurs? Finalement, n’hésitez pas à consulter les organigrammes de la « business » aussi. Après tout, votre projet aura fort probablement un impact sur eux. Portez une attention aux différentes lignes d’affaires, le nombre de paliers hiérarchiques, le nombre d’employés par groupes, etc. Les jeux de pouvoirs et politiques ont toujours une incidence sur un projet.
2. Faites votre propre analyse des parties prenantes détaillées
Afin d’avoir une compréhension plus exhaustive, il est recommandé de faire une analyse des parties prenantes. Le but de cette analyse est d’identifier tous les groupes (internes et externes) impliqués ou touchés par le changement. Une bonne gestion des parties prenantes est essentielle pour assurer l’adhésion au projet. De façon concrète, vous pouvez organiser une rencontre avec des joueurs clés de chacun des groupes. La rencontre devrait durer environ une heure pendant laquelle vous discuterez des caractéristiques propres au groupe: nombre d’employés, situation géographique, profil typique, nombre d’années d’expériences moyens, défis potentiels, préoccupations, etc. Vous pouvez aussi vous aider à l’aide de persona. Un persona est un visage « humain » que vous attribuez au groupe. Fouillez dans Google Image et prenez une photo type! Vous pouvez lui donner un nom exemple : Sam. Et chaque fois que vous parlerez de ce groupe ou rôle en particulier, vous utiliserez le nom de Sam avec sa photo. Cela aidera à personnaliser vos interventions et à humaniser vos activités.
En bref, bien comprendre les joueurs clés et les groupes impactés sur un projet vous permettra de non seulement gagner du temps, mais aussi de mieux cibler vos activités de gestion du changement et d’augmenter l’adhésion au projet.