Un sponsor averti en vaut deux

S’il n’est pas toujours facile en français d’obtenir l’unanimité sur la meilleure traduction du mot « sponsor » (nous opterons pour celle de « promoteur de projet »), gestionnaires de projet et du changement s’accordent généralement à dire qu’un promoteur de projet efficace constitue l’une des conditions incontournables d’un projet réussi. Pourtant, un promoteur inadéquat est toujours considéré par près de trois quarts des CEO comme la cause d’échec principale de leurs transformations d’affaires[1]. Plus inquiétant encore, 58% des promoteurs de projet auraient une compréhension insuffisante voire inexistante de leurs rôle et responsabilités[2]. Autrement dit, il reste du chemin à faire. Cependant, en tant que gestionnaire du changement, quelques conseils simples peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de votre promoteur de projet…

  1. Intégrez l’accompagnement de votre promoteur de projet à votre gestion du changement

Dans un projet, différents facteurs dictent le choix du promoteur et en tant que gestionnaire du changement, il est fort probable que vous aurez rarement l’occasion de le choisir vous-même. Par contre, la manière dont vous le préparerez, l’accompagnerez et le ferez participer à votre gestion du changement peut faire toute la différence et ne dépend (presque) que de vous. La gestion de votre promoteur de projet ne s’improvise pas.  Il s’agit d’une activité clé de la gestion du changement qui se doit d’être formalisée dans votre stratégie et dans votre plan au même titre que les autres. Cette formalisation, outre de vous aider à structurer votre approche, aura également l’avantage d’officialiser cette démarche auprès de votre comité de pilotage dont le promoteur fait habituellement partie. Une première manière donc de mettre toutes les chances de votre côté.

  1. Écoutez votre promoteur de projet

Formaliser son approche, c’est bien. Encore faut-il savoir quelle approche adopter. La première étape est pourtant toute simple : il vous faudra écouter votre promoteur de projet. Car, si vous aurez plus tard des informations et des conseils précieux à lui fournir pour le préparer adéquatement, dans un premier temps, c’est lui qui aura des informations précieuses pour vous. Demandez-lui par exemple comment il conçoit le projet et ses enjeux. Quelles sont ses attentes et sa vision de la situation future? Que perçoit-il comme principaux risques de résistance? Autant d’informations qui vous aideront à déterminer votre stratégie de gestion du changement, à laquelle vous pourrez l’intégrer par la suite. Ces informations seront notamment particulièrement utiles pour définir les messages clés de votre plan de communication. Une fois que vous l’aurez défini, il ne vous restera qu’à impliquer votre promoteur de projet dans vos actions.

 

  1. Préparez votre promoteur de projet

Comme le montre l’étude mentionnée ci-dessus,  nombre de promoteurs de projet ne savent pas exactement ce que l’on attend d’eux. Qu’à cela ne tienne, il vous appartient de le leur expliquer. Soyez concret. Ne vous contentez pas d’un exposé théorique sur ce rôle. Expliquez-lui à quelle étape de votre plan vous attendez sa contribution. Au besoin, faites-vous accompagner du gestionnaire de projet, qui pourra prêcher également pour sa paroisse. En tant que membre de la structure de projet, il est particulièrement important que le discours de votre promoteur soit parfaitement aligné avec celui du reste de l’équipe. N’hésitez donc pas à lui fournir un « pitch » de quelques lignes qui lui permettra de présenter le projet avec aisance à chaque fois que l’occasion s’en présentera. Expliquez-lui sur quels aspects mettre l’accent en fonction du groupe cible auquel il s’adresse et de l’image que vous voulez construire de votre projet. S’il a une présentation importante à faire, préparez-la ensemble, voire répétez-la et débriefez ensuite.

  1. Organisez la visibilité de votre promoteur de projet

Un bon promoteur de projet est un promoteur visible. Ne ratez donc pas une occasion de l’exposer.  Vous avez une newsletter à envoyer? Envoyez-la de son adresse e-mail. Vous avez une présentation à donner? Demandez à votre promoteur d’en faire l’introduction. Bref, ne ratez pas une occasion de montrer à vos parties prenantes que votre promoteur soutient activement votre projet et y croit fermement.

  1. Maintenez le contact avec votre promoteur de projet

Un bon promoteur de projet est également accessible. Étant donné le niveau de responsabilités généralement confié aux personnes choisies pour exercer ce rôle, il est probable que les moments de concertation seront difficiles à trouver. Pourtant, il est essentiel que vous vous ménagiez un accès régulier, même bref, à votre promoteur. A tout le moins, la gestion du changement devra constituer un incontournable des réunions du Comité de pilotage dont votre promoteur fait partie. N’hésitez pas également à convenir à l’avance avec lui des modalités et des délais de validation de vos communications. Comme votre promoteur y sera étroitement impliqué, il serait dommage qu’un message à valider ou à diffuser par lui soit retardé par des modalités de collaboration floues.

Si ces quelques conseils ne vous garantiront pas à eux seuls un projet fructueux, ils devraient néanmoins contribuer à vos chances de succès. D’autant que maintenant, en tant que gestionnaire du changement averti, vous aussi en valez deux!

 

 

 

[1] Source: Survey of CEOs Regarding Business Transformation: Barriers to Success, Conference Board.

[2] Source : Prosci, Best practices in Change Management, Prosci Benchmarking Report, 2014 Edition.

Comment susciter l’engagement de vos employés dans votre projet?

L’engagement des employés est une condition primordiale dans tout projet. Cette liste non-exhaustive présente quelques bonnes pratiques pour chaque type d’employés:

Engagement du promoteur (« sponsor »):

Dans tout projet, il est primordial d’identifier un promoteur. Pas de promoteur, pas de projet. Cette personne sera clé dans la « vente » du projet auprès des autres employés. Le promoteur jouera donc un rôle très important au niveau de l’engagement. Il devra entre autres :

  • Faire preuve de leadership
  • Mettre de l’avant la culture, les valeurs et les comportements requis dans le cadre du projet
  • Agir en tant que porte-parole du projet
  • Endosser le cas d’affaires (« business case ») du projet et en faire la promotion
  • Assurer le maintien du projet afin qu’il soit aligné sur la stratégie et le portefeuille de projets de l’organisation

Il n’est pas toujours « instinctif » pour un promoteur d’accomplir toutes les tâches nommées ci-haut. Il faut parfois du coaching afin d’y arriver.

Engagement des exécutifs et des leaders:

On dit souvent qu’il faut prêcher par l’exemple. Les exécutifs et les leaders impactés par le projet doivent être rapidement mis au courant des changements afin qu’ils puissent présenter la ligne directrice et des attentes claires à leurs équipes respectives. Si les exemples ne viennent pas « d’en haut », il sera très difficile pour les employés « du bas » d’être alignés et surtout engagés.

La stratégie de gestion du changement doit donc être présentée aux leaders et aux exécutifs. À ce niveau, il n’est pas nécessaire de présenter le plan détaillé. Seules les grandes lignes des activités principales suffisent. Il faut s’assurer que ce groupe soit dans la boucle et qu’il puisse être actif et visible auprès de leurs employés afin de répondre aux questions d’ordre stratégique et ce, pour toute la durée du projet.

Engagement des gestionnaires et cadres intermédiaires (« middle management »):

Ce groupe est pris en « sandwich » entre les exécutifs et les employés. Ils auront de la pression venant du haut afin d’opérationnaliser les stratégies, mais auront aussi de la pression du bas, c’est-à-dire de leurs employés de premières lignes afin de répondre à leurs questions dans le menu détail. Il importe donc d’adopter une stratégie particulière au niveau de l’engagement de ce groupe d’employés.

Avoir l’engagement des cadres intermédiaires va contribuer à assurer des communications efficaces et positives pour les employés de premières lignes. Par conséquent, il faudra s’assurer d’équiper ce groupe adéquatement non seulement au niveau des connaissances sur le projet, mais aussi en connaissances au niveau de la gestion du changement. Des gestionnaires plus efficaces en matière de changement permettront de diminuer les craintes, de répondre plus efficacement aux préoccupations, ce qui engendrera de meilleurs résultats quant aux changement.

Engagement des employés:

Il importe de sensibiliser les employés sur les raisons qui poussent ce changement. Il faut expliquer pourquoi on fait les choses. Pourquoi faut-il changer? Pourquoi maintenant? Pourquoi moi? En gros, une question principale à décrire: pourquoi. De plus, il sera primordial d’articuler le « what in it for me » (que retrouve-t-on pour moi… quels sont MES bénéfices). Il faudra s’assurer que les objectifs soient clairs et partagés de façon honnête avec les employés. Par exemple, le projet permettra de réduire les efforts manuels de retranscription sur papier, améliorera le processus de prise de commandes, réduira le temps passé à fouiller dans les filières, etc. Si le projet apporte certains aspects négatifs, il ne faut pas oublier d’être transparent et de les mentionner aussi. En gros, que les nouvelles soient positives ou négatives, il est primordial  de communiquer, communiquer et toujours plus communiquer! C’est dans l’ignorance que se développent souvent les machines à rumeurs et les formes de résistance. L’engagement passe par des gens bien informés.

Une autre bonne pratique pour accroître l’engagement des employés est de trouver une façon de les impliquer dans le projet: atelier d’identification des requis, tests fonctionnels ou d’acceptation (si c’est un projet TI), formation des formateurs (des gens d’affaires qui forment leurs collègues), groupes de super-utilisateurs et de champions, etc.

Finalement, une bonne évaluation des préoccupations des employés, suivi d’un plan d’actions permettra aussi d’augmenter leur engagement.

Êtes-vous prêts à engager votre prochaine équipe dans votre projet?!