L’engagement des employés est une condition primordiale dans tout projet. Cette liste non-exhaustive présente quelques bonnes pratiques pour chaque type d’employés:
Engagement du promoteur (« sponsor »):
Dans tout projet, il est primordial d’identifier un promoteur. Pas de promoteur, pas de projet. Cette personne sera clé dans la « vente » du projet auprès des autres employés. Le promoteur jouera donc un rôle très important au niveau de l’engagement. Il devra entre autres :
- Faire preuve de leadership
- Mettre de l’avant la culture, les valeurs et les comportements requis dans le cadre du projet
- Agir en tant que porte-parole du projet
- Endosser le cas d’affaires (« business case ») du projet et en faire la promotion
- Assurer le maintien du projet afin qu’il soit aligné sur la stratégie et le portefeuille de projets de l’organisation
Il n’est pas toujours « instinctif » pour un promoteur d’accomplir toutes les tâches nommées ci-haut. Il faut parfois du coaching afin d’y arriver.
Engagement des exécutifs et des leaders:
On dit souvent qu’il faut prêcher par l’exemple. Les exécutifs et les leaders impactés par le projet doivent être rapidement mis au courant des changements afin qu’ils puissent présenter la ligne directrice et des attentes claires à leurs équipes respectives. Si les exemples ne viennent pas « d’en haut », il sera très difficile pour les employés « du bas » d’être alignés et surtout engagés.
La stratégie de gestion du changement doit donc être présentée aux leaders et aux exécutifs. À ce niveau, il n’est pas nécessaire de présenter le plan détaillé. Seules les grandes lignes des activités principales suffisent. Il faut s’assurer que ce groupe soit dans la boucle et qu’il puisse être actif et visible auprès de leurs employés afin de répondre aux questions d’ordre stratégique et ce, pour toute la durée du projet.
Engagement des gestionnaires et cadres intermédiaires (« middle management »):
Ce groupe est pris en « sandwich » entre les exécutifs et les employés. Ils auront de la pression venant du haut afin d’opérationnaliser les stratégies, mais auront aussi de la pression du bas, c’est-à-dire de leurs employés de premières lignes afin de répondre à leurs questions dans le menu détail. Il importe donc d’adopter une stratégie particulière au niveau de l’engagement de ce groupe d’employés.
Avoir l’engagement des cadres intermédiaires va contribuer à assurer des communications efficaces et positives pour les employés de premières lignes. Par conséquent, il faudra s’assurer d’équiper ce groupe adéquatement non seulement au niveau des connaissances sur le projet, mais aussi en connaissances au niveau de la gestion du changement. Des gestionnaires plus efficaces en matière de changement permettront de diminuer les craintes, de répondre plus efficacement aux préoccupations, ce qui engendrera de meilleurs résultats quant aux changement.
Engagement des employés:
Il importe de sensibiliser les employés sur les raisons qui poussent ce changement. Il faut expliquer pourquoi on fait les choses.
Pourquoi faut-il changer?
Pourquoi maintenant?
Pourquoi moi?
En gros, une question principale à décrire: pourquoi. De plus, il sera primordial d’articuler le « what in it for me » (que retrouve-t-on pour moi… quels sont MES bénéfices?). Il faudra s’assurer que les objectifs soient clairs et partagés de façon honnête avec les employés. Par exemple, le projet permettra de réduire les efforts manuels de retranscription sur papier, améliorera le processus de prise de commandes, réduira le temps passé à fouiller dans les filières, etc. Si le projet apporte certains aspects négatifs, il ne faut pas oublier d’être transparent et de les mentionner aussi. En gros, que les nouvelles soient positives ou négatives, il est primordial de communiquer, communiquer et toujours plus communiquer! C’est dans l’ignorance que se développent souvent les machines à rumeurs et les formes de résistance. L’engagement passe par des gens bien informés.
Une autre bonne pratique pour accroître l’engagement des employés est de trouver une façon de les impliquer dans le projet: atelier d’identification des requis, tests fonctionnels ou d’acceptation (si c’est un projet TI), formation des formateurs (des gens d’affaires qui forment leurs collègues), groupes de super-utilisateurs et de champions, etc.
Finalement, une bonne évaluation des préoccupations des employés, suivi d’un plan d’actions permettra aussi d’augmenter leur engagement.
Êtes-vous prêts à engager votre prochaine équipe dans votre projet?!