Quelques recommandations pour appliquer la gestion des risques
Êtes-vous en mesure d’identifier tous les risques de votre projet avant qu’ils ne surviennent? Probablement pas. Les avantages de la gestion des risques dans les projets sont énormes. En les traitants d’une manière proactive vous réduirez l’impact des menaces de projet et saisirez les opportunités. Cela vous permet de livrer votre projet dans les délais, le budget et la qualité attendue. Cela évitera au projet de fonctionner en « mode pompier » obligatoire pour réparer les défaillances qui auraient pu être évitées.
Quelle est la définition de la gestion d’un risque?
D’après le PMBOK® : « un risque est un événement ou condition possible dont la concrétisation aurait un impact positif ou négatif sur un ou plusieurs objectifs du projet.»
Le risque fait partie intégrante de la gestion de projet, ce point est essentiel à la réussite de la gestion des risques du projet. Dans le cas échéant, vous ne pouvez pas profiter pleinement des avantages de cette approche.
Identifier les risques au début de votre projet
Identifier les risques qui sont présents dans votre projet nécessite une réflexion globale mettant l’accent sur les scénarios futurs qui peuvent se produire. Différents outils et techniques existent pour identifier les risques comme par exemple le jugement d’expert ou encore se référer à l’ensemble d’informations historiques et de leçons apprises sur les résultats de décisions de sélection et sur les performances de projets précédents.
Communiquer sur les risques
Dans le cas de projets ayant échoué, les leçons apprises montrent que les gestionnaires de projet ignoraient souvent «l’iceberg» vers lequel ils se dirigeaient. Le constat effrayant était que, souvent, une personne de l’organisation du projet a effectivement avisé au minimum un membre de l’équipe, sans remonter l’information jusqu’au gestionnaire de projet. Si vous ne voulez pas que cela se produise dans votre projet, vous feriez mieux d’apporter une attention particulière à la communication des risques.
Une bonne approche est d’inclure systématiquement la communication des risques dans les réunions concernées. Veillez également à ce que le Sponsor prenne des décisions sur les principaux risques, parce que généralement certains d’entre eux dépassent le mandat du gestionnaire de projet.
Prioriser les risques
La création de la liste des risques est seulement un point de départ. La prochaine étape est de statuer sur le responsable de chacun des risques.
Certains risques ont un impact plus élevé que d’autres. Par conséquent, il vaut mieux passer votre temps sur les risques qui peuvent causer les plus grandes pertes et gains. Vérifiez si vous avez des bloquants critiques dans votre projet qui pourraient faire dérailler votre projet. Si oui, concentrez-vous sur ceux-là en priorité numéro une.
Analyser, planifier et mettre en œuvre des réponses de risque
L’information recueillie dans une analyse des risques fournira des indications précieuses dans le cadre de votre projet ainsi que l’apport nécessaire de réponses optimisant les risques.
Mettre en œuvre un plan de réponse des risques est l’activité qui ajoute réellement de la valeur à votre projet. Vous pourrez anticiper une menace survenant ou minimiser les effets négatifs.
Trois options s’offrent à vous : éviter les risques, réduire les risques et accepter les risques. Éviter les risques signifie que vous organisez votre projet de manière à ce que vous ne rencontriez pas de risque. Cela pourrait signifier un changement de fournisseur ou par exemple l’adoption d’une technologie différente.
Minimiser et prévenir les risques
La catégorie la plus importante de réponse est celle consistant à minimiser les risques. Vous pouvez essayer de prévenir un risque survenant en influençant les causes ou en diminuant les effets négatifs qui pourraient en résulter. Une réponse finale est d’accepter un risque. Ceci est un bon choix si les effets sur le projet sont minimes ou les possibilités de l’influencer se révèlent très difficile. Avant d’accepter un certain risque, assurez-vous de votre choix.
Suivi des risques
Le maintien d’un registre des risques vous permet de suivre les risques et leurs tâches associées, de visualiser les progrès et vous assure qu’aucun risque ne soit oublié. Cela est également un parfait outil de communication.
Le suivi des risques diffère des tâches de suivi. Il se concentre sur la situation actuelle des risques. Quels sont les risques qui seraient le plus susceptibles de se produire ? L’impact des risques va-t-il évolué ? Cela vous aidera à prêter attention aux risques qui comptent le plus pour la valeur de votre projet.
Ces quelques conseils devraient vous permettre une mise en œuvre de la gestion des risques avec succès dans votre projet. D’autant que maintenant, en tant que gestionnaire de projet averti, il n’est pas nécessaire de prendre de risque!
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