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Étiquette : Communication

Pionnières au féminin: Une discussion avec Lucie Calisto

Publié le by Thomas Charbonneau

Nous avons eu le privilège de partager un moment empreint de passion et d’inspiration avec Lucie Calisto, Vice-Présidente et Partenaire client chez Talsom, une femme dynamique et passionnée qui apporte une énergie vivifiante à son environnement.  

Avec un savoir-faire dans les télécommunications, le manufacturier et les services financiers, elle guide brillamment de nombreuses entreprises à travers leur transition numérique. 

Récemment, Lucie a participé à un épisode spécial du podcast « Femmes en Affaires », où elle a mis en lumière la présence féminine dans le secteur des technologies, marquant ainsi la Journée Internationale des Droits des Femmes en 2023. 

En dehors de son travail professionnel, elle s’investit entre autres profondément auprès de l’organisme La rue des Femmes, dédié à la santé relationnelle et au soutien des femmes en situation d’itinérance, active auprès d’organismes internationales pour les causes liées aux enfants, et a le bonheur d’être un mentor auprès de 8 jeunes filles dans divers pays. Lucie demeure un pilier inébranlable pour les femmes qui l’entourent, les inspirant et les encourageant à poursuivre leurs rêves avec détermination.  

Talsom: Quelles sont les opportunités de leadership pour les femmes en 2024?  

Lucie: Pour attirer, retenir et promouvoir les femmes, il est essentiel d’instaurer l’égalité des chances. Cela nécessite une révision des critères de sélection traditionnels pour les postes, afin de s’éloigner des normes établies par et pour les hommes. Les entreprises doivent évaluer la performance et le potentiel de manière différente, en mettant l’accent sur les compétences de leadership plutôt que sur des qualifications spécifiques.  

De plus, il est crucial d’identifier et de fournir des opportunités d’avancement à celles ayant le potentiel, et miser sur le savoir-être que le savoir-faire.  Ces mesures sont essentielles pour créer un vivier de talents diversifié et inclusif.  

Talsom: Quelles sont les qualités importantes pour diriger pendant des périodes incertaines ou difficiles?  

Lucie: Les femmes jouent un rôle essentiel en tant que leaders, et leur impact se fait encore plus sentir lors des périodes difficiles. Leur capacité à apporter un niveau élevé d’empathie à la table, combinée à des compétences solides en communication, est d’une grande valeur. En temps de crise ou d’incertitude, notre première préoccupation devrait être le bien-être de nos équipes, leur soutien et une communication efficace avec eux. Cette connexion permet de créer un « safe space », étant particulièrement cruciale pendant la période de travail induite par la pandémie et la crise économique.

« En ces temps incertains, la clé est de placer le bien-être de notre équipe au premier plan de nos préoccupations, en assurant un soutien continu et une communication efficace. »

En période de crise, les leaders doivent consacrer davantage de temps à motiver et inspirer leurs équipes, en veillant à ce que chacune se sente investie dans la mission de l’entreprise et comprenne son rôle. Les leaders doivent reconnaître ces disparités et trouver des moyens d’aider tout le monde à progresser selon leur rythme et aussi confortablement que possible. 

Enfin, maintenir une attitude positive et une perspective optimiste, même lors des journées difficiles, est primordial. Cela peut impliquer d’adopter une transparence accrue dans la communication.  

Talsom: Quels conseils donnerais-tu aux futures leaders?  

Lucie: Je propose quatre conseils avisés pour les futures leaders qui aspirent à naviguer avec succès dans un monde en constante évolution et à façonner l’avenir de leurs équipes avec perspicacité et empathie.

1. Capitaliser sur ses forces 

Tout d’abord, il est essentiel de reconnaître et de capitaliser sur ses propres forces. Ce que vous faites bien est souvent ce qui vous passionne le plus. Identifiez ces aspects et cherchez à orienter votre rôle autour de ces domaines. Consacrer plus de temps à ce que vous aimez vous donnera plus d’énergie et augmentera votre performance. Surtout prenez soins de vous.

2. Cultiver l’authenticité 

L’authenticité au travail est une qualité puissante mais parfois difficile à maintenir. Rester fidèle à soi-même est crucial dans toutes les sphères de la vie professionnelle et personnelle. Pour ma part, embrasser ma nature de leader femme m’a grandement aidée. Reconnaître et valoriser ses compétences naturelles, telles que l’empathie et l’écoute active, permet de bâtir des relations plus profondes et de résoudre les problèmes plus rapidement. 

3. Diriger pour le bien commun 

En affaires, nous sommes souvent tous gagnantes ou perdantes ensemble. Il est donc important de soutenir ses collègues en difficulté et de leur offrir de l’aide lorsque nécessaire. Se rappeler du soutien reçu tout au long de son parcours peut encourager à faire de même pour les autres. 

 4. Sortir de sa zone de confort 

Enfin, sortir de sa zone de confort est essentiel pour la croissance personnelle et professionnelle. Lorsqu’une opportunité se présente, même si elle suscite des doutes, il est important de la saisir. Les femmes, en particulier, peuvent parfois être plus réticentes que les hommes dans ces situations, mais il est crucial de faire preuve d’audace, résilience et d’avancer malgré les doutes et les peurs. La prise de risques calculés et l’exploration de nouveaux défis sont des éléments clés pour atteindre ses objectifs et réussir.

« N’oubliez pas que vos compétences les plus fortes sont souvent celles qui correspondent le mieux à vos passions. Cherchez à les cultiver et à les intégrer pleinement dans votre parcours professionnel. »

Talsom: Pourquoi as-tu choisi de t’impliquer avec l’organisme La rue des Femmes? 

Lucie: Je me suis impliquée avec La rue des Femmes parce que je crois fermement en leur mission de soutenir les femmes en situation d’itinérance et de reconstruire leur vie. Les femmes itinérantes sont parmi les plus vulnérables de notre société, et je suis passionnée par l’idée de leur offrir un soutien tangible pour qu’elles puissent retrouver leur dignité et réintégrer la société. C’est une cause qui me tient profondément à cœur car chaque femme mérite d’avoir un foyer sûr et des opportunités pour un avenir meilleur. 

Talsom: Quelle est ta vision pour l’avenir du leadership féminin dans le domaine de la transformation numérique?  

Lucie:  Je crois fermement que les femmes joueront un rôle crucial dans la définition de l’avenir de la transformation numérique, en veillant à ce qu’elle soit éthique, inclusive et axée sur le bien-être de la société dans son ensemble. En tant que leaders, nous avons la responsabilité de créer un environnement où toutes les voix sont entendues et valorisées, et je suis convaincue que les femmes continueront à jouer un rôle central dans la construction de cet avenir. 

Les 4 étapes d’une stratégie de communication réussie

Publié le by Talsom

La communication est un levier important, voire indispensable, pour guider et préparer les individus lors des changements organisationnels. Que ce soit pour informer les employés sur l’avancement d’un projet, expliquer les changements à venir, adresser les résistances possibles ou simplement recueillir du feedback, la communication est un outil essentiel. Elle permet, entre autres, d’assurer l’adoption du changement et ainsi permettre une meilleure transition des individus vers le nouvel environnement. D’ailleurs, selon une étude conduite par Project Management Institute « […] the most crucial success factor in project management is effective communications to all stakeholders—a critical core competency to all organizations. In a complex and competitive business climate, organizations cannot afford to overlook this key element of project success and long-term profitability». En d’autres mots, les organisations qui communiquent efficacement ont plus de succès dans leurs projets (voir graphique qui suit ). Dans nos entreprises actuelles, il est désormais primordial de concevoir une stratégie de communication solide afin de mettre toutes les chances de votre côté pour assurer le succès de vos projets. Voici 4 étapes à suivre pour développer une stratégie de communication efficace. 

Organisations, communications efficaces, projets à succès

Étape 1 : Développez votre plan de communication détaillé

Des communications spécifiques, ciblées, envoyées au bon moment, avec une bonne fréquence et à travers le bon média permettront de répondre aux préoccupations et ainsi mobiliser vos employés tout au long de votre projet. Développez votre plan de communication en détaillant, dans un tableau, chacun des aspects suivants : 

  • L’activité de communication 
  • Le contenu / messages clés 
  • L’objectif du message 
  • L’audience cible 
  • La date prévue d’envoi 
  • Le véhicule d’envoi 
  • Les personnes responsables d’envoyer le message 

De cette manière vous obtenez en un coup d’œil les grandes lignes de vos communications pour la durée entière de votre projet.  

Nos conseils : 

  • Communiquez des messages d’ordre général en début de projet et de plus en plus spécifique lorsque vous approchez la date de mise en service. 
  • Planifiez des communications pour « l’après » mise en service du changement puisque même si le projet est terminé, cela ne veut pas dire qu’il faut arrêter de communiquer. 

Étape 2 : Assurez-vous d’avoir une plateforme pour recueillir le feedback

Communiquer ce n’est pas seulement donner de l’information, c’est aussi en recueillir. Ainsi, pour développer une bonne stratégie de communication, il est important que les informations soient communiquées et proviennent des hauts responsables de l’entreprise (top-down communications), mais il faut également écouter la voix des employés (bottom-up communications). Pour ce faire, assurez-vous d’avoir une plateforme pour recueillir des retours. Cela vous permettra de mesurer le pouls des employés face au changement et ajuster votre stratégie, si nécessaire. Voici des exemples de plateformes de feedback que vous pouvez utiliser : 

  • Boîte de courriel : Créez une boîte de courriel spécialement pour votre projet afin que les employés puissent envoyer leurs questions et commentaires. Celle-ci doit être gérée par des membres de l’équipe de projet qui ont une bonne compréhension de l’ensemble du projet afin qu’ils puissent répondre adéquatement aux questions des employés. 
  • Ligne téléphonique : Créez une ligne téléphonique dédiée au projet afin de répondre aux questions et préoccupations des employés. Assurez-vous de bien former les personnes qui répondront au téléphone. 
  • Intranet : Créez une page sur l’intranet de votre organisation consacrée à votre projet et ayez une section qui permettra aux employés de donner du feedback. 
  • Sessions de questions et réponses : Planifiez des sessions (webinaires, rencontre d’équipe, etc.) réservées seulement à répondre aux questions des employés. 

Nos conseils : 

  • Dans vos communications, n’hésitez pas à répéter à plusieurs reprises les outils de feedback disponibles pour soutenir les employés. 
  • Dotez-vous d’une méthode rigoureuse pour collecter le feedback et répondre aux questions des employés (exemple : une fois par jour, deux fois par semaine, etc.). Cela vous permettra de vous assurer de répondre dans un délai raisonnable aux préoccupations des employés. 

Étape 3 : Choisissez les bonnes personnes qui communiqueront les messages

Pour vous assurer que vos messages se rendent bien à la cible souhaitée, certaines personnes doivent être privilégiées dans votre stratégie de communication. Selon une étude menée par Prosci, les employés désirent recevoir des communications provenant du haut de l’organisation pour des messages concernant l’entreprise (orientations, vision etc.) et des communications provenant de leur superviseur immédiat lorsque ce sont des messages plus personnels. En d’autres mots, lorsque vous planifiez qui communiqueront les messages, privilégiez toujours des personnes qui ont une bonne notoriété dans l’organisation et en qui les employés ont confiance. Le graphique ci-dessous vous permettra d’avoir une meilleure idée des personnes à choisir pour communiquer vos messages : 

2eme photo

Notre conseil : 

  • Avant de décider qui seront les personnes qui communiqueront les messages, référez-vous à ce tableau et posez-vous la question : « Est-ce vraiment la bonne personne pour véhiculer ce message ?». 

Étape 4 : Utilisez plusieurs canaux de communication

Rappelez-vous que l’on retient 10% de ce qu’on lit, 20% de ce que l’on entend et 50% de ce que l’on voit et entend. Donc, un simple courriel ne peut être votre seul moyen de communiquer aux employés si vous voulez vous assurer que vos messages soient bien retenus. Dans votre stratégie de communication, pensez à diversifier vos moyens de communication pour augmenter les chances d’atteindre la cible souhaitée. Voici quelques exemples de médias que vous pouvez utiliser pour acheminer vos messages : 

  • Infolettre 
  • Courriels 
  • Focus groups 
  • Rencontres d’équipes ou individuelles 
  • Affiches accrochées à des endroits spécifiques de l’organisation 
  • Intranet 
  • FAQ (foire aux questions) 
  • Town Hall 
  • Vidéos 
  • Site web 
  • Webinaires  

Notre conseil : 

  • Soyez créatifs dans vos choix de médias de communications et tentez de surprendre vos interlocuteurs. Mettez-vous à leur place et essayez de trouver la meilleure façon de communiquer vos messages. 

Le plus important à retenir est que la communication est essentielle pour informer, préparer et soutenir les individus lors des transformations organisationnelles. Il est donc primordial, dès le début de votre projet, de définir une stratégie de communication qui permettra de connecter les objectifs de votre projet aux différentes parties prenantes tout en répondant aux besoins organisationnels. Avec les 4 étapes énumérées précédemment, vous avez maintenant les grandes lignes pour développer une stratégie de communication réussie. 

Les changements dans les organisations arrivent chaque jour pour atteindre les objectifs de performance et pour développer des avantages concurrentiels. Qu’il s’agisse d’une implantation d’un nouveau système technologique ou d’une transformation organisationnelle pour répondre à un problème ou tirer profit d’opportunités d’affaires, le dénominateur commun reste l’humain. Chaque changement passe par la maîtrise des impacts humains du projet et par une adhésion rapide et efficace à la solution. Du diagnostic au déploiement, nos catalyseurs de changement vous aident à accompagner chaque partie prenante afin qu’elle comprenne les enjeux, s’adapte aux changements, et maximise sa contribution individuelle puis collective dans le projet. 

En savoir plus sur Talsom. 

5 conseils pour communiquer efficacement un changement

Publié le by Talsom

La communication, c’est évident, mais efficacement menée, c’est optimal! Chaque entreprise, si elle souhaite rester compétitive, performer et s’adapter aux fluctuations du marché, doit évoluer. Mais le mot changement résonne parfois comme une incertitude ou une perte de contrôle aux oreilles des employés. 70% des échecs d’implantation d’une solution mettent en cause le facteur humain. L’une des causes est une lacune au niveau des communications, empêchant les employés de comprendre la raison du changement. 

Parce que la communication est un des outils essentiels pour aider les employés à naviguer avec succès vers la transition, Talsom vous offre ses conseils pour l’appliquer efficacement : 

1 – En amont. Anticipez! 

Avant tout, structurez vos efforts en élaborant un plan de communication au sein même du plan global de gestion du changement. Vous garantissez ainsi une harmonisation des informations diffusées. 

Décrivez d’abord la raison d’être du changement et ce qu’elle signifie pour vos employés. Cela vous permettra de concentrer les messages vers une description des changements à venir, notamment les aspects techniques s’il y a lieu. Dans un même temps, déterminez vos cibles : chaque destinataire concerné par le projet n’est pas abordé de la même façon. Membres de la haute direction et de l’équipe de projet, clients internes et externes, fournisseurs ou encore sous-traitants, plusieurs acteurs sont impliqués dans ce genre de projet. 

Planification rime généralement avec anticipation. Commencez à communiquer tôt, vous serez davantage proactif et les employés se sentiront déjà engagés dans le processus. « Dans ce cas-ci, cela ne représente-il pas un risque? ». On peut communiquer sans nécessairement posséder chaque détail du changement et de la solution. Vous pouvez, par exemple, diffuser de l’information sur les besoins et annoncer que d’autres détails seront communiqués prochainement. Au contraire, c’est souvent le manque d’information qui créé de la confusion et de la résistance. 

2 – Quoi communiquer?  Le pourquoi avant le comment.
« Pourquoi ce changement arrive-t-il ? » Il s’agit généralement d’une des premières questions posées par les employés. Il est primordial de concentrer vos premières communications sur la raison d’être du changement et n’oubliez pas de renforcer cet aspect tout au long de la transition. 

Qui dit incertitude, dit forcément questionnements. Communiquer ce n’est pas seulement diffuser un message, c’est aussi adopter une approche interactive et itérative pour construire une compréhension chez un individu et un sens commun chez un groupe. La communication destinée aux employés, notamment au début, devrait répondre aux questions les plus pertinentes : « Comment le changement va-t-il m’impacter? » ; « Comment mon équipe sera-t-elle touchée? ». 

À travers vos réponses, les employés doivent aussi trouver ce que le changement signifie pour eux personnellement. Leur compréhension par rapport à la manière dont leurs rôles vont être modifiés mais également leur adaptation à l’image de l’entreprise est extrêmement importante. 

3 – Et s’il existe plusieurs cibles? Adaptez les messages.
Une communication ne peut s’adresser à l’ensemble de l’audience (sauf peut-être les messages clés qui annoncent le projet). Au cours d’un projet, les informations peuvent circuler des dirigeants, aux cadres intermédiaires, jusqu’aux employés. Il est alors important d’adapter les messages tout en les diffusant simultanément, afin d’éviter un surplus d’information. Vous pouvez d’ailleurs utiliser l’analyse d’impacts de vos cibles pour définir les messages et la fréquence des communications.     

En l’absence de communications efficaces, les cibles comblent le manque d’informations avec leurs perceptions personnelles, ce qui peut mener à des incompréhensions qui impacteront la transition. 

4 – Comment être sûr de se faire entendre? Utilisez la voix des leaders.
La recherche d’analyses comparatives montre que les employés sont plus à l’écoute des messages lorsqu’ils sont diffusés par deux catégories de personnes au sein de l’organisation : 

  • Les sponsors du changement pour échanger sur la raison d’être de la transition. Les sponsors jouent un rôle déterminant, car ils communiquent régulièrement des messages clés sur la vision et les objectifs du projet. 
  • Leurs superviseurs immédiats pour parler de l’impact personnel engendré par le changement. 

5 – Comment communiquer ? À l’aide d’une méthode multicanale.
Lorsque des entreprises vivent des changements, il est fréquent pour les employés d’envoyer des courriels, qui ont malheureusement tendance à se perdre dans des boîtes de réception saturées. De plus, le taux moyen d’ouverture dans le cadre de communications internes ne dépasse pas les 50%.  En favorisant la multiplicité des canaux de communication, vous réduisez ces risques et vous doublez vos chances d’atteindre et d’engager l’audience visée.   

En communiquant des annonces ou des mises à jour via votre Intranet, vous facilitez l’accès des employés aux informations et ceux-ci auront la possibilité de les consulter ultérieurement. Vient s’ajouter le forum de discussion, outil très puissant en période de changement organisationnel. En partageant publiquement, ou au sein de groupes privés leurs interrogations, préoccupations et idées, les employés s’engagent davantage envers le changement. 

En outre, il est conseillé d’encourager la spontanéité via la messagerie instantanée en ligne. Il pourrait même être pertinent, en tant que gestionnaire ou membre de l’équipe de direction, de se rendre disponible pour des « rendez-vous virtuels », afin d’échanger avec les employés.

Rendre les communications attrayantes, est une solution efficace pour réduire la sensation d’inconfort en période de changement. Des plateformes basées sur le cloud, telles que GoAnimate, conçoivent des vidéos animées à destination des équipes pour leur expliquer la démarche du changement ou le principe de la solution. En utilisant un support ludique et personnalisable, basé sur un scénario, et souvent agrémenté d’une touche d’humour, vous instaurez un environnement convivial propice à la compréhension et à l’engagement. 

La meilleure façon de s’assurer que vos messages sont bien reçus reste les rencontres face à face avec les employés. En recueillant directement leurs retours, vous pouvez adapter au besoin l’approche de votre communication. 

Un réseau de champions est aussi utile pour relayer les messages clés, notamment dans le cas où le nombre d’employés serait très important et où il serait pertinent d’avoir une voie dans chaque département. 

Un changement implique généralement beaucoup de réflexions dans une organisation. Ce sont les personnes dans l’entreprise, qui, par leur implication et leurs idées, le créent et l’orientent. Un employé se sentira davantage investi si on lui offre une voix pour s’exprimer. Avec les bons outils, la communication trouve son efficacité et inspire les gens à faire une différence. 

Toujours dans l’action, nos leaders de projets sont à la fois coach et capitaine. Alliant savoir-faire et savoir-être, nos leaders d’expérience amènent des outils et une approche personnalisée permettant de mobiliser votre équipe, implanter des technologies et transformer des processus en minimisant les risques associés. Ils tiennent compte des interdépendances entre les actions et les ressources afin de maximiser leur synergie et d’atteindre les objectifs fixés pour le déploiement de la solution. 

En savoir plus sur Talsom. 

Gagner du temps en réunion : c’est possible!

Publié le by Talsom

Dans une semaine, combien de temps passez-vous en réunion? Vous arrive-t-il de faire des heures supplémentaires pour pouvoir répondre à vos courriels non lus puisque vous avez passé la majeure partie de votre journée en réunion à débattre des idées? On sait tous qu’en cours de réunion, il s’en passe des choses, que les idées fusent et que parfois les pensées s’entremêlent. 67 % des réunions seraient improductives. Et pour cause, on a tous déjà eu la sensation de sortir d’une réunion et de ne pas vraiment avoir cerné clairement les objectifs, les prochaines étapes, ni parfois notre rôle :

« Ce n’est pas ce que j’avais compris! »
« Nous perdons notre temps dans les rencontres d’équipe. »
« Je ne sais pas ce qu’on attend de moi… »

En tant que gestionnaire de projets, vous devez prendre en compte plusieurs facteurs dans l’optimisation de vos rencontres, tels que sa préparation en amont, sa structure, sa durée ou encore les participants. Voici des astuces qui vous permettront de tirer le meilleur de votre réunion et ainsi de gagner en productivité dans l’élaboration de vos projets. N’oubliez pas que le temps, c’est de l’argent!

1- Déterminez vos objectifs et sachez reconnaître les profils des participants   Peu importe la forme que prendra votre rencontre, elle se doit d’être claire et structurée, et pour cela elle doit être préparée. Une réflexion sur les objectifs constitue une étape clé car elle détermine le contenu et l’orientation de vos messages. Quelle que soit la rencontre, il est nécessaire d’en savoir clairement le but. Ayez en tête deux ou trois angles de communication : est-ce que je veux informer mon auditoire sur un sujet bien spécifique? Ou est-ce que je veux plutôt négocier une entente avec mes partenaires? Vais-je soumettre une recommandation stratégique à mon client? Par rapport aux participants, nous pouvons catégoriser les gens selon quatre types de personnalités essentiellement. Bien connaître leurs caractéristiques va vous aider à structurer votre message et à obtenir de meilleurs résultats :

L’Analyste est porté sur la planification, le contrôle et le résultat. Il est habile pour résoudre les problèmes et communique efficacement. Il a de la difficulté à demander des conseils aux autres et cherche souvent à influencer en trouvant les bons moyens pour convaincre.
? Optez pour une présentation rigoureuse et logique des faits documentés et des échéances.   Le Directif a tendance à vouloir influencer et même parfois contrôler. Peu patient et centré sur l’action, il privilégie les faits concrets à une analyse poussée. Il faut que ça bouge!
? Soyez factuel, efficace et allez droit au but en lui proposant une action immédiate.                  Habile négociateur au profil empathique, Le Conciliateur cherche à éviter les conflits et peut manquer de fermeté face à des enjeux importants. Il collabore et communique facilement, et s’adapte en fonction des autres.
? Procédez calmement et n’hésitez pas à aborder des sujets personnels tout en lui suggérant de prendre des initiatives.                                                                                                                           L’Animateur, plutôt imaginatif, apporte beaucoup d’idées aux projets. Empathique et motivateur, il s’implique dans la recherche de solutions, et a parfois même tendance à se les approprier. Il favorise l’adaptabilité, le changement et prend généralement des décisions rapides impliquant ses opinions et ses émotions.
? Soyez ouvert et enthousiaste et fournissez un cadre de discipline tout en tenant compte de ses intentions.

2 – Structurez vos informations et votre discours                                                        Une bonne réunion s’accompagne généralement d’une présentation structurée et d’un discours maîtrisé.                                                                                                                                        Votre introduction doit être soignée, car elle annonce l’orientation de votre rencontre : souhaitez la bienvenue tout en vous présentant, introduisez le contexte de la réunion, sa structure, sa durée, les grands thèmes et les messages à retenir.                                                    La durée de votre présentation peut varier en fonction du contexte, de vos objectifs et des profils des participants. Par exemple, pour 10 minutes, prévoyez une présentation de 6 diapositives, pour 30 minutes, ce sera 18 diapositives, et pour 1h, préparez environ 35 diapositives. Privilégiez, si vous le pouvez, les réunions courtes (environ 30 minutes). Ceci vous obligera à miser sur les points les plus importants à l’intérieur de cette plage horaire, et d’éviter d’être tenté de raconter votre week-end à votre collègue.                                                    Quel est le meilleur moment pour faire une réunion ? Vous pourriez décider qu’au sein de l’entreprise, toutes les réunions doivent être organisées en après-midi seulement. Ainsi, cela vous permet de réserver votre temps en avant-midi pour avancer sur votre travail et répondre à vos courriels, et de vous obliger à rendre d’autant plus efficaces vos rencontres en après-midi.                                                                                                                                                                        Pour viser une efficacité maximale, il faut choisir et classer les informations à communiquer. Ainsi, l’organisation par thème permet de traiter les sujets par importance et de façon structurée. Dans le cas où vous auriez moins de temps que prévu, il est très facile de réorganiser la rencontre en enlevant les thèmes moins importants, et ce sans toucher à la structure du discours. Enfin, votre conclusion vous permet, quant à elle, de remercier les participants, de rappeler les thèmes abordés, de souligner les éléments clés à retenir et d’annoncer les prochaines étapes du projet.

Après la rencontre, il est toujours pertinent de faire parvenir aux participants et aux autres parties prenantes, un compte rendu rassemblant les informations récoltées pendant les échanges. Ce document sert de rappel pour les prochaines étapes qui s’en viennent. Ainsi, toutes les décisions que vous aurez prises lors de la réunion pourront être mises en application sous forme de « check list ».

Une réunion efficace en vaut mieux que trois! Alors posez-vous les bonnes questions et n’oubliez pas que le temps que vous allouerez à la préparation d’une rencontre sera du temps gagné ailleurs!

 

Est-ce que je pense à ce que tu penses?

Publié le by Talsom

Ah … le combat auquel je fais face quotidiennement. Au moment où je pense avoir compris, je me retrouve à la planche à dessin. Je n’arrive pas mettre le doigt dessus …. à quoi l’autre personne peut bien penser et pourquoi est-ce que je ne peux pas voir dans sa tête ? Dans ma réalité, cette personne est ma fille de 2 ans ! Est-ce qu’elle veut manger, jouer ou dormir ? Elle me donne parfois ce regard qui me confond et qui m’oblige à deviner pour tenter de l’apaiser. Au fil du temps, je dirais cependant que mon taux de réussite est de mieux en mieux !

En toute honnêteté, c’est la réalité que nous vivons assez souvent en gestion du changement!

Avons-nous tout ce qu’il faut et prenons-nous en considération ce que les usagers impactés pensent du changement ? Faisons-nous des hypothèses qu’ils aiment ou détestent le changement ? Ont-ils compris le changement ? Est-ce qu’ils connaissent même le pourquoi du changement ? En fait, je voudrais connaitre les réponses à ces questions avec ma fille lorsqu’il est le temps de la coucher !

Il existe de nombreuses techniques qui peuvent servir d’outils d’évaluation. Il est également possible d’utiliser des concepts plus simples comme l’empathie ou y aller plus en profondeur au niveau de l’intelligence émotionnelle et de la théorie de l’esprit.

Cependant, comment pouvons-nous alors réellement comprendre nos usagers impactés sans avoir à se pencher dans nos livres de psychologie de l’université ?

Vous seriez surpris à quel point certaines de ces méthodes sont plus simples que vous le croyez ! Je me souviens d’avoir été impliqué dans un projet de déploiement de logiciels. L’équipe de projet se concentrait beaucoup sur les détails techniques. Certains d’entre nous ont demandé à l’équipe de projet de prendre un peu de recul et de considérer les usagers qui seraient touchés par le nouveau logiciel et de ce qu’ils pourraient penser du dit changement. La réponse fut que les usagers n’auraient pas d’autres choix que de l’accepter comme tel et que l’on devrait se retenir d’en parler. Il nous a alors été demandé de simplement écrire les communications et offrir des séances de formation. Des éléments qui étaient jugés suffisants… Devrais-je partager avec vous les résultats d’un sondage distribué aux usagers après que le logiciel fut déployé? Le nombre de quantité d’appels reçus par le soutien technique qui ont été enregistrés ?

 D’après mon expérience et en gardant en tête les principes de gestion du changement, voici ce que je voudrais suggérer sur la façon dont nous pouvons travailler pour comprendre ce que pensent les usagers impactés 

1. Parlez-en avec les usagers impactés.

 Il est absolument nécessaire que vous preniez le temps de parler avec les usagers impactés. Planifiez des entretiens, des discussions en groupe, des déjeuners ou pauses café, des séances individuelles … peu importe la façon, afin de vous assurer de comprendre ensemble ce qui se passe et pourquoi. Prosci, le plus grand organisme de gestion du changement, souligne également cette importance lors de l’utilisation de leur modèle ADKAR (Awareness-Desire-Knowledge-Ability-Reinforcement). 

2. Obtenir l’aide des agents de changement et du réseau de changement. 

N’essayez pas de tout faire par vous-même ! Vos meilleurs alliés dans la gestion du changement sont vos agents de changement et le réseau de changement. Une fois que vous avez établi qui ils sont, ils peuvent être vos points de contact pour vous nourrir d’information sur ce que vos usagers impactés pensent et ainsi vous aider à guider les activités en gestion du changement.

3. Apprenez de vos expériences.

Le projet de déploiement de logiciels nous a vraiment aidés à apprendre plusieurs leçons et nous  nous sommes tous améliorés dans notre approche. Les expériences du passé seront toujours présentes pour vous fournir de l’information sur les pratiques culturelles et les comportements dans l’environnement lorsqu’un changement se produit ainsi qu’une méthodologie sur le  » comment approcher  » vos usagers impactés que vous n’avez jamais pensé !

Après un tel exercice, je me sens plus confortable pour comprendre ma fille : je discute plus souvent avec elle pour connaitre ses pensées et elle parle beaucoup ! Ma conjointe est mon agent de changement pour m’aider à la comprendre. J’ai beaucoup appris de mes précédentes interactions avec ma fille pour m’aider à mieux interagir dans l’avenir. Alors que je suis pour l’instant soulagé, je sais déjà que je devrais améliorer mes compétences pour les années d’adolescences qui viennent …

 

Joueurs d’équipe modèles : leurs caractéristiques

Publié le by Talsom

La coupe du monde de soccer en juin dernier nous a rappelé un point clé : le sélectionneur de l’équipe a  le devoir de choisir des bons joueurs d’équipe afin d’avoir une chance d’arriver au but.

Si je vous pose la question, vous devez surement avoir une idée avec quels coéquipiers il est plaisant de travailler et d’autres avec qui l’exercice est plus difficile. Je vous propose donc quatre caractéristiques qui vous permettront de devenir le partenaire de travail idéal.

L’organisation au sein de l’équipe : En équipe, il est important de suivre certaines règles notamment les horaires d’équipe et la méthodologie de l’équipe. Il est difficile d’être un bon joueur d’équipe si on ne suit pas les règlements. Si la méthode de travail proposée par l’équipe ne vous convient pas et si vous voyez une réelle possibilité de l’optimiser, soyez facilitateur en proposant votre méthode et coachez vos coéquipiers pour qu’ils aient envie d’adopter votre proposition.

La communication positive : Sous la pression et le stress du respect de la livraison, nous pouvons être tentés de ne communiquer que le négatif qui demande une attention immédiate. La différence se fera ressentir avec un bon joueur d’équipe qui mettra en premier lieu l’emphase sur les points positifs dans son interaction avec ses collègues. Cette façon de procéder agira directement sur la motivation des partenaires ainsi que sur l’ambiance de l’équipe et donc aura un effet direct sur la performance.

Inspirer la performance à ses collègues : éviter les mauvais réflexes, les bons joueurs d’équipe vont plutôt redoubler d’ardeur et compenser le manque d’énergie de l’équipe au lieu de se laisser influencer par une équipe démotivante. La motivation est contagieuse. Soyez le joueur qui mène l’ambition de l’équipe dans la bonne direction.

La confiance envers ses collègues : Vouloir tout contrôler peut être tentant quand on tient particulièrement à ce que le résultat du travail de l’équipe soit irréprochable. Contrairement aux idées reçues, ce dévouement ne sera certainement pas apprécié par les collègues. Un bon joueur d’équipe fait confiance à ses collègues et croit en leur valeur. Si ce n’est pas le cas, apprenez à connaître vos coéquipiers et développez une relation professionnelle solide. Dans le cas échéant, en les connaissant mieux, vous pouvez tout de même les guider dans des rôles dans lesquels vous avez confiance qu’ils rayonneront.

Comme au soccer, l’équipe gagne ensemble ou échoue ensemble, ainsi, vous connaissez maintenant les caractéristiques qui vous permettront de devenir un joueur d’équipe modèle. En appliquant cette façon d’être et de faire, toutes vos actions et votre ambition seront dirigées vers l’objectif commun de l’équipe afin de remporter la victoire.