Intelligence d'affaires

Optimiser l’adoption des utilisateurs: comment tirer le maximum de vos investissements en BI

Présentement, les entreprises achètent des solutions d’intelligence d’affaire (BI) à un rythme record, sur les 5 prochaines années ce marché va décupler. La plupart des entreprises qui investissent dans les technologies de  BI le font avec les attentes suivantes : avoir une meilleure compréhension de leurs dépenses, de la compétition, des habitudes de leurs clients ou de la productivité de leurs employés afin de prendre de meilleures décisions, d’avoir des processus plus performants et d’avoir la capacité de réduire les coûts. Mais l’adoption de ces outils par les utilisateurs reste très basse (une étude récente de Gartner met le taux d’adoption à 22%). En d’autres mots, les entreprises investissent plus que jamais dans des solutions BI mais leurs employés ne les utilisent pas. C’est un problème! Il est évident que la plupart des implantations BI ne livrent pas la valeur attendue.

La vraie question : Pourquoi est-ce ainsi?

Parce que la valeur du BI est réalisée quand elle livre les bonnes informations, aux bonnes personnes, aux bons moments. Et le facteur trop souvent oublié est : est-ce que les bonnes personnes prennent avantage des ressources qui leurs sont disponibles? Ce qui nous amène au sujet de l’adoption des utilisateurs.

Basé sur notre expérience voici quelques facteurs qui favoriseront un meilleur taux  d’adoption des utilisateurs. Évidemment que la valeur de l’information ainsi que la rapidité à laquelle elle est disponible sont des facteurs critiques, mais voici 4 autres facteurs qui influenceront grandement l’adoption :

Faites que la qualité des données soit une priorité, en tout temps: La confiance de l’utilisateur envers les données est très fragile et, dans la plupart des cas, ils ne reviendront pas à votre solution s’ils trouvent des données erronées ou ambigües.

Faites de la publicité, inspirez-les : Trop souvent les utilisateurs ne sont même pas au courant de la puissance et de la valeur apportée par les investissements en BI. Il est critique de bien communiquer sur une base régulière avec vos utilisateurs. Une stratégie de communication formelle lors du lancement, mais aussi en mode opérationnel, est essentielle. Mais ne faites pas que parler, montrez-leur ce qui est possible de faire.

Formation, formation, formation: Les utilisateurs deviennent rapidement frustrés par leur manque de connaissances, au point de laisser tomber la solution rapidement et retourner à leurs vieilles habitudes. Il est impératif de ne pas avoir seulement une formation adéquate lors du déploiement de la solution mais aussi en continuité. La formation devrait être axée autant sur les utilisateurs « normaux » que sur les « power users ».

Créer un centre d’excellence BI : Réunissez des utilisateurs clés (vos Champions) de tous les départements au moins une fois au 3 mois, et assurez-vous d’avoir une personne de l’exécutif dans ce groupe. De cette façon vous pourrez facilement valider et prioriser toutes les demandes des utilisateurs (plus l’adoption sera grande, plus vous en aurez)…

Au final, une initiative BI qui apporte la valeur attendu devient un atout très important pour l’entreprise, surtout à notre époque. Il est important de ne pas seulement se concentrer sur la qualité et la disponibilité des données mais aussi sur les utilisateurs et de créer un effet d’entrainement. La communication, l’éducation et l’engagement de tous les départements sont des facteurs critiques à l’adoption de la solution et au succès de l’initiative.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Publié le 13.09.2016