Les clés du succès de la sélection de système (2ème partie)

Lors de notre précédent post, Les clés du succès de la sélection de système (1ère partie), nous avions évoqué les 1eres étapes clés pour la réussite d’un processus de sélection de système, l’importance du choix des parties prenantes, la compréhension claire à un niveau macro de l’activité de votre compagnie, de ses objectifs à moyen long terme ainsi que le comment la technologie supporte ces objectifs.

Forts de toutes ces informations nous sommes maintenant en mesure de rédiger le RFP en nous appuyant sur la structure suivante :

1)      Présentation : Cette section introduit votre entreprise, ses objectifs, ses activités, sa structure organisationnelle, les interactions entre les différentes entités ainsi que les raisons du RFP.

2)      Etat actuel : Description de la situation actuelle de votre compagnie, les défis majeurs auxquels elle doit faire face dans son dialogue avec votre système d’information. Cette section comprend aussi le paysage applicatif actuel ainsi que le schéma d’architecture technique supportant l’ensemble de vos opérations. Etape cruciale car elle donne à comprendre aux fournisseurs potentiels de solution de façon quasi instantanée les points spécifiques auxquels ils devront s’attacher pour répondre au mieux à votre RFP.

3)      Solutions et services souhaités : Cette section décrit le système cible (Idéalement un schéma d’architecture fonctionnel) et à un haut niveau les requis classés par modules fonctionnels, la liste détaillée complète des requis fonctionnels étant fournie dans un fichier à part. Il est important de présenter ces requis en épousant au mieux la structure logique d’un ERP, cela rendra votre demande plus intelligible et plus aisément adressable par les fournisseurs.

4)      Instructions aux fournisseurs : Cette section fournit des instructions détaillées et vos attentes eues égard aux réponses des fournisseurs :

• La date attendue pour la confirmation de la participation au processus de sélection
• Jusqu’à quelle date seront-ils en droit de vous adresser des questions
•  Format et processus à suivre pour adresser les questions
• La date limite pour le retour des réponses
• Le format attendu des réponses ainsi que leur contenu
• A qui adresser les réponses

Vous êtes maintenant en possession de votre RFP ainsi que de votre fichier de requis fonctionnels prêts pour envoi. Il ne vous reste plus qu’à franchir une ultime étape, le choix de votre longue liste de fournisseurs. Ce point sera abordé lors de notre prochaine édition et vous verrez que là encore un certain nombre de standards devront être respectés pour vous garantir la complète réussite de votre processus de sélection de système.