Le changement, une raison de bien s’y préparer.

Qui n’a jamais vécu, au cours de sa carrière, un changement en organisation? Demandez autour de vous et vous remarquerez que vous n’êtes pas seul. Que ce soit pour s’adapter au marché, améliorer sa structure organisationnelle, implanter un nouvel outil technologique, améliorer ses processus, diminuer ses coûts ou augmenter son RSI (retour sur investissement), toutes ces raisons sont bonnes pour initier un changement organisationnel. Toutefois, penser à changer est une chose, mais il va s’en dire qu’il est une toute autre histoire quand vient le temps de bien gérer le changement. D’ailleurs, ce qui arrive souvent lors des transformations est de vouloir à tout prix aller trop vite ce qui fait en sorte que certaines étapes cruciales au projet ne sont pas toujours bien réalisées. En effet, trop souvent on oublie l’importance de prendre le temps de bien se préparer au changement. Cette étape, souvent négligée, est néanmoins primordiale afin d’assurer le succès d’une initiative. Voici donc 5 étapes pour vous aider à bien vous préparer à gérer un changement.

Étape 1 : Comprenez le contexte

Lorsque vous démarrez un projet en gestion du changement, il est nécessaire de bien comprendre le contexte. Ainsi, assurez-vous d’avoir une vision claire et exhaustive de l’ensemble du projet puisqu’une bonne compréhension du portrait global est garante d’un succès. Voici ce que vous pouvez réaliser à cette étape :

L’état de la situation : Tout d’abord, définissez ce qu’est la situation actuelle et la situation souhaitée du changement. Cela vous permettra d’avoir une idée de l’objectif ultime du projet, mais également de savoir, en un coup d’œil,  s’il est réalisable ou non. D’ailleurs, s’il y a un trop grand écart entre la situation actuelle et souhaitée, par exemple, ou que les ressources disponibles ne sont pas appropriées pour remplir cet écart, il se peut que la portée du projet doive être modifiée pour assurer sa réalisation.

L’analyse des parties prenantes : Bien comprendre quels sont les acteurs clés du projet de changement et leur influence sur celui-ci est essentiel à faire en amont. Ainsi, assurez-vous de planifier des rencontres structurées avec certaines ressources clés du projet afin de faire une analyse exhaustive des parties prenantes. Durant ces rencontres, définissez qui sont les parties prenantes et ensuite placez-les dans un diagramme en fonction de leur niveau d’impact et de leur capacité à influencer le projet. Une fois complétée, cette analyse vous permet ainsi de prendre les actions appropriées pour assurer le succès de votre projet. De ce fait, dépendamment des résultats, on pourrait penser à impliquer activement certains, à seulement en informer d’autres, à mobiliser certaines personnes et ainsi de suite.

L’analyse d’impacts : Cette étape vous permet, encore une fois, de comprendre le projet dans sa globalité mais également sous certains aspects spécifiques. En effet, les impacts possibles d’un changement organisationnel peuvent être analysés selon 5 composantes : la structure, la stratégie, les systèmes/outils, la culture et les individus. Ainsi, faites le recensement de tous les changements prévus selon ces catégories et indiquez quels sont les impacts escomptés. Une fois terminé, vous avez donc un tableau récapitulatif des impacts prévus pour le projet, ce qui vous permet de mieux planifier vos activités en gestion du changement. Prenez note que ce tableau peut évoluer en cours de route et qu’il est important de bien le garder à jour afin d’avoir une vue claire des impacts possibles pour le projet et ainsi ajuster le tir, si tel est le cas.

Étape 2 : Entourez-vous des bonnes personnes

Une fois que vous comprenez en quoi consiste le changement, la prochaine étape est maintenant de former l’équipe de projet. Assurez-vous donc de sélectionner les bonnes personnes puisque cela aura indubitablement un impact sur la bonne conduite du projet. Ainsi, pour vous faciliter la tâche, rappelez-vous qu’une équipe de projet de transformation organisationnelle est habituellement composée de :

• Sponsor : celui ou celle qui chapeaute et représente le projet
• Gestionnaire de projet : celui ou celle qui s’assure de la bonne conduite du projet d’après les échéanciers prévus
• Conseillers en gestion du changement : ceux qui s’assurent de gérer le côté humain du changement
• Experts / propriétaires de processus : ceux qui détiennent la connaissance technique dudit changement (un outil ou un processus, par exemple).
• Champions : ceux qui sont les agents de changements

Étape 3 : Planifiez les prochaines étapes

À cette étape-ci, il est maintenant le temps de planifier les activités en gestion du changement. Assurez-vous ainsi de développer les plans et les stratégies :

• Plan de communication : Définissez les messages clés, les moyens de communiquer le changement et les personnes qui assureront de communiquer l’information aux dates prévues.
• Plan de formation : Définissez quelles ressources doivent être formées, le temps alloué ainsi que le moment prévu.
• Plan de soutien : Définissez quelles sont les activités souhaitées, les personnes impliquées les heures et les dates espérées.

Étape 4 : Assurez-vous d’avoir l’adhésion et le soutien de la direction

Une fois que vous avez votre équipe de formée et que vous avez planifié les activités de changement, il est maintenant essentiel de vous aligner avec la haute direction. Afin que vous n’ayez pas de surprise en cours de chemin, assurez-vous d’avoir le buy-in et le soutien de la direction et de ceux qui ont une influence (selon votre analyse des parties prenantes) sur le projet. Vous avez ainsi plus de chance de réussir le changement prévu.

Étape 5 : Débutez le changement!

Ce résumé sommaire vous permet d’avoir une idée globale des actions que vous pouvez prendre afin de vous préparer à gérer un changement. Cela dit, il faut comprendre qu’il y a une corrélation entre le niveau d’effort à faire à chacune des étapes et la complexité du changement. Bref, ce qu’il faut retenir ici c’est qu’un changement ne peut être initié sur un coup de tête. Contrairement à ce que l’on peut penser, la préparation au changement est un processus qui doit être structuré et bien planifié. Alors, mon conseil: si vous initiez un changement, soyez prêts!