Gérer le changement à distance

En 2015, de nouveaux paradigmes concernant l’organisation du travail viennent complexifier quelque peu la tâche des entreprises à gérer les changements. Pensez aux nombreuses  acquisitions et aux fusions organisationnelles qui viennent inonder nos nouvellesdepuis les dernières années; CGI qui a acquis LOGICA ou bien à Burger King qui a fusionné avec Tim Hortons par exemple. Il va sans dire que cette réalité engendre une recrudescence notable des équipes qui sont maintenant de plus en plus décentralisées, ce qui crée des défis de taille pour la gestion du changement. Afin d’assurer le succès d’une transformation à l’échelle nationale, voire mondiale, il faut maintenant apprendre à collaborer à distance.

Voici 5 suggestions pour gérer le changement à distance.

1. Communiquez, communiquez, communiquez!

La communication est primordiale pour assurer le succès d’une transformation d’autant plus lorsque les acteurs sont dispersés aux quatre coins du globe. Assurez-vous donc de créer un plan de communication complet qui implique tous les acteurs impactés par le changement. De plus, garder informés les individus sur l’évolution de la transformation aura un impact direct sur leur taux de réceptivité au changement. Donc, communiquer des messages clairs, ciblés et sur une base régulière contribuera indubitablement à mobiliser vos troupes malgré la distance.

2. Choisissez les bons collaborateurs

Pour garantir la bonne conduite du changement, assurez-vous, dès le début de votre projet, de bien définir vos alliés et d’en faire des collaborateurs clés. Choisissez donc des sponsors et des acteurs de changement qui pourront être vos yeux et vos oreilles sur le terrain. Toutefois, soyez stratégique dans vos choix et assurez-vous qu’ils soient bien répartis dans chaque région et/ou pays où le changement a lieu. Pour maximiser leur contribution au projet, n’oubliez pas de faire des suivis serrés et de planifier des rencontres récurrentes afin qu’ils puissent vous faire part des enjeux et des problèmes urgents qui doivent être adressés dans leur secteur.

3. Utilisez la technologie

Lorsque vous gérez le changement à distance, l’utilisation de la technologie aura une grande influence sur les relations que vous allez bâtir ainsi que sur les messages que vous allez communiquer. Priorisez l’utilisation de plateformes technologiques permettant des vidéoconférences, tel que Skype pour entreprise, afin d’avoir un contact visuel lors de vos interactions. Cela aura un plus grand impact comparativement à un appel téléphonique ou même à un courriel. Que ce soit avec Skype ou bien avec Yammer par exemple, tous les moyens sont bons pour garder contact avec des acteurs dispersés.

4. Respectez les différents fuseaux horaires

Afin de bien planifier vos activités de gestion du changement à distance, assurez-vous de toujours prendre en considération les différents fuseaux horaires.  Organisez vos rencontres au bon moment et à des heures raisonnables pour tous afin d’avoir un taux de participation élevé. Cela vous évitera plusieurs inconvénients et assurera une bonne planification du changement.

5. Soyez créatifs!

La distance ne veut pas dire que vous ne pouvez être créatifs. Au contraire,  c’est le bon moment pour faire travailler vos méninges et de penser à des moyens innovateurs de gérer le changement à distance. Alors, profitez-en puisque la créativité n’a pas de limites, et surtout pas de frontières!

Quelques exemples:

• Concours: Impliquez les parties prenantes dans la transformation en organisant un concours.  Par exemple, demandez-leur de trouver le nom d’une initiative ou d’un outil qui sera déployé et récompensez le gagnant.
• Webinaires interactifs: Créez des séances interactives sur des sujets qui touchent les individus impactés par le changement où chacun peut intervenir et donner leur feedback par messagerie instantanée, par exemple.
• Formations par les dirigeants : Impliquer les dirigeants de la transformation aura un impact bénéfique sur la réceptivité des individus face au changement. Alors, pourquoi ne pas demander aux dirigeants de donner eux-mêmes une formation à leurs employés?
• Teaser : Une façon créative de communiquer le changement peut être fait par un teaser. Par exemple, vous pouvez accrocher des messages ciblés dans les ascenseurs et dans les espaces publiques de l’entreprise afin de créer un «build-up» autour d’une activité ou d’un déploiement qui aura lieu.

Pour conclure, les organisations doivent se sensibiliser aux nouvelles réalités organisationnelles causées par la distance. Afin de pallier à ce défi, il est primordial que celles-ci s’ajustent dans leurs façons de faire. Il va de soi que la gestion du changement doit elle aussi évoluer. Ainsi, afin d’assurer le succès des transformations à venir, il faut donc apprendre à faire les choses différemment. Mon conseil: sortez des sentiers battus et innovez!