Facteur de succès de livraison de projets

Après plus de 15 ans de travail spécialisé en gestion de projet, j’ai noté plusieurs incontournables qui sont des facteurs clés de succès qui vont grandement en influencer le dénouement.  Cet article vise à vous faire part de certains des éléments qui reviennent le plus souvent.

Afin de pouvoir livrer un projet avec succès, il y a des prérequis qui ne peuvent être contournés :

• Détenir un mandataire de projet haut placé dans l’organisation et motivé à supporter le projet.
• Une portée (scope) clairement définie.
• Une compréhension des bénéfices, mesurables, qui seront acquis par la livraison du projet.
• Une équipe dédiée à 100% au projet dont la performance sera évaluée par le leadership du projet.  Les membres de cette équipe devront être composés de personnel compétent, expert dans leur domaine et habilités à prendre des décisions.
• La disponibilité d’experts, venant des différents secteurs d’affaires, en support au projet.
• Un environnement de travail (incluant bureau et salles de réunion) facilitant le travail d’équipe et l’interaction entre les membres de l’équipe de projet.

Si l’un des éléments ci-dessus se retrouve non comblé, il est primordial d’élaborer un plan et des actions pour remédier à la situation sans quoi le succès du projet en sera impacté, voire même voué à l’échec.

Une fois cette étape franchie, il sera de la responsabilité du gestionnaire de projet de :

• Définir les rôles et responsabilités de chacun des membres de l’équipe.
• Définir les livrables qui devront être produits et le/la responsable de chacun de ceux-ci.
• Bâtir un plan de livraison détaillée.
• Définir les processus de revue et d’acceptation des livrables (en tenir compte dans la planification).
• Clairement communiquer, généralement dans une rencontre de lancement (kick-off), ces informations afin qu’elles soient connues de façon claire pour chaque membre de l’équipe ainsi qu’à l’organisation qui devra en tenir compte.

50% des facteurs de succès d’un projet sont basés sur un plan de projet bien établi et communiqué ainsi que tous les éléments mentionnés respectés.

Note importante : Un plan de projet doit être réaliste ce qui ne veut pas dire d’amplifier la durée des activités, mais de bien comprendre les étapes nécessaires afin de compléter un livrable : Par exemple si le cycle de revue et d’approbation d’un livrable est aussi long que le temps de le développer, cela devra se refléter dans le plan de projet.  Une façon de faire serait d’assigner les ressources à 80% aux tâches de création de livrables et 20% aux tâches de support à l’approbation de ceux-ci.  D’autres techniques de planification devront être évalués ; par exemple si un livrable demande 10 jours d’effort pour en compléter une première version (avant approbation), cela serait possiblement une bonne idée (à évaluer en cas par cas) de considérer faire deux livrables en parallèle de 10 jours chaque sur 20 jours.  La raison est qu’il peut y avoir des temps d’attentes en réponse à des questions ou tout autre délai.  Ceux-ci n’auront pas ou peu d’impacts si les membres de l’équipe peuvent continuer à effectuer du travail productif.

Finalement une gestion serrée des enjeux et de la performance des membres de l’équipe au quotidien sont des incontournables au succès de la livraison du projet. Cette tâche quotidienne ne peut être sous-estimée et représente bel et bien l’autre 50% des chances de réussite du projet.

Il y a bien d’autres choses à considérer avant, durant et lors de la fermeture d’un projet (gestion du changement, mesure de l’atteinte des bénéfices, etc.). Cependant si les points mentionnés dans cet article sont mise-en-œuvre, le gestionnaire de projet mettra toutes les chances de son côté afin d’obtenir une livraison de qualité !