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Transformation numérique : doit-on tout externaliser ?

Le terme transformation numérique bien qu’à la mode depuis des décennies, a gagné en renommée surtout à la suite de la pandémie. Selon une étude réalisée par le BCG auprès de 5 000 managers et employés, plus de 80% estiment que la numérisation les a aidés à faire face au ralentissement économique provoqué par la pandémie.

Cependant, les ralentissements économiques, ou autres crises, ne sont pas uniquement provoqués par la pandémie. D’autres facteurs récurrents et malheureusement parfois cycliques peuvent aussi entrer en jeu : Guerres, crash boursier, etc. Ces changements économiques sont autant d’opportunités de transformation pour les entreprises dont les avantages ne sont plus à prouver.

La transformation numérique est un processus complexe qui commence par une définition du projet, la mise en place des meilleures pratiques de projet pour assurer son succès, et enfin l’évaluation des ressources.

Plusieurs choix s’offrent aux entreprises pour accéder aux ressources et compétences clés pour la réalisation des projets. Que ce soit pour faire face à la pénurie de main-d’œuvre, anticiper les changements technologiques, se concentrer sur le cœur de métier, gagner en agilité ou attaquer de nouveaux marchés, de nombreuses solutions et acteurs peuvent intervenir, et il n’est pas toujours aisé de choisir la meilleure solution. Nous présentons les différentes solutions et leurs avantages et inconvénients pour vous guider dans le meilleur choix pour votre entreprise.

Transformation numérique et externalisation : avantages et inconvénients.

Dès l’émergence des Technologies de l’information, toutes les industries, quel que soit leur domaine de prédilection (industrie manufacturière, pharmaceutique, numérique, transport, agroalimentaire, etc…) ont commencé à se doter d’outils technologiques en interne (au sein même de l’organisation). Et ce dès l’atteinte d’une certaine masse critique pour les aider à gérer leur cœur de métier. Ensuite certains acteurs économiques ont préféré externaliser la totalité de leurs services TI pour des compétences globales. Comme l’externalisation complète de certains services tels que la comptabilité, les services de paie, la distribution; le recrutement, la chaine logistique, le marketing, etc… Cette tendance ayant montré ses limites, une situation intermédiaire s’est installée.

  1. Transformation numérique sans aucune externalisation.

Cette approche est encore présente dans certaines organisations, bien que ce ne soit pas leur fonction primaire, certaines organisations choisissent de faire leur transformation numérique en interne. Ceci les oblige à garder en activité toutes les fonctions, même si elles ne font pas partie des 4 C (tâche Critique, Complexe, Chronophage et Circonscrite).

Avantages:

  • Sentiment de maitrise totale de toute la structure de l’entreprise
  • Ne pas être tributaire de fournisseurs externes
  • Sécurité accrue
  • Grande célérité pour des changements stratégiques mineurs.

Inconvénients:

  • Charges fixes élevées
  • Très souvent les TI ne font pas partie du cœur de métier de l’organisation
  • Difficulté de suivre les changements technologiques
  • Frais de maintenance élevés, car les actions externes sont très ponctuelles.

Risques liés à la dépendance externe: Faible

Adaptabilité aux changements du marché: Très faible

  1. Transformation numérique avec externalisation totale.

Durant la dernière décennie, certaines entreprises ont tenté l’externalisation complète de toutes les fonctions autres que leur cœur de métier y compris leurs services TI. Certaines firmes ont commencé à offrir ces services, par de l’outsourcing dans la majorité des fonctions (paie, recrutement, gestion des ressources humaines; marketing et communication, services informatiques, chaine logistique etc…)

Avantages:

  • L’organisation peut se concentrer sur le cœur du métier
  • En cas de crise conjoncturelle, les risques sont transférés du côté du/des prestataire(s) de service
  • Les coupures budgétaires sont plus simples à mettre en place
  • Meilleure maîtrise des coûts opérationnels, stabilité et prédictibilité.
  • Très efficace pour des solutions temporaires pour gérer des besoins qui ne sont pas susceptibles de perdurer.

Inconvénients:

  • Forte dépendance des firmes chez qui on effectue l’outsourcing.
  • Difficulté de cascader les changements stratégiques rapidement
  • Couts élevés des changements (Le Day to day business coûte moins cher, mais les nouveaux projets coûtent plus cher)
  • Il est très difficile de faire machine arrière une fois cette décision stratégique est mise en place
  • Si l’externalisation ne se fait pas en bloc, il est très difficile d’avoir un système intégré. Ex : on peut externaliser les systèmes de paie et les RH chez deux firmes externes différentes, il sera difficile par la suite d’intégrer les deux dans un seul système
  • Si on opte pour du SLA (service level agreement) il faut avoir de bonnes connaissances juridiques pour la gestion des contrats avec les firmes externes.

Risques liés à la dépendance externe : Très élevé

Adaptabilité aux changements du marché : Très faible

  1. Transformation numérique Hybride: Externalisation partielle.

Cette troisième option semble se répandre le plus facilement dans toutes les industries (à des niveaux différents), il s’agit en général de la mise en place d’ERP (enterprise resource planning) capables d’intégrer les différentes fonctions de l’entreprise en s’aidant de professionnels pour l’implémentation, le paramétrage, la gestion du changement et l’accompagnement de la mise en opération.

Avantages:

  • L’organisation garde toujours la main sur ses systèmes TI et ne devient plus tributaire à 100% des fournisseurs externes
  • Profiter de l’expertise de conseillers externes selon des besoins spécifiques
  • Possibilité de se concentrer sur les fonctions vitales de l’organisation
  • Les décisions stratégiques sont plus simples à mettre en place, et surtout plus faciles à chiffrer.
  • En faisant appel à des compétences externes, l’organisation va gagner en maturité dans les domaines suivants :
  • Il est plus facile de chiffrer les Business Case en faisant appel à des firmes externes
  • Profiter de points de vue nouveaux avec des experts ayant de l’expérience chez des industries semblables (permets de limiter la technique du « Learning from failure » qui peut être très dispendieuse)
  • Mitiger le risque de pénurie de main-d’œuvre dans les TI
  • Garder au sein de l’organisation les ressources clés pour les programmes de transformation de longue haleine.
  • Profiter de l’expertise des firmes externes, qui sont plus à jour avec les changements technologiques.

Inconvénients:

  • Le choix des firmes de consultation externes doit se faire de manière diligente pour éviter des délais et coûts non prévus.
  • L’implication de la haute direction est plus prononcée par rapport aux autres modèles d’externalisation
  • Les risques d’échec sont partagés entre l’organisation et les firmes externes.

Risques liés à la dépendance externe : Mitigé

Adaptabilité aux changements du marché : Très élevée

Le passage au numérique est devenu impératif pour les entreprises qui souhaitent garder une longueur d’avance et devenir des chefs de file sur leur marché. Les nouvelles technologies évoluent si rapidement que la plupart des équipes informatiques internes n’ont pas les compétences technologiques ou l’expertise métier nécessaires pour identifier les meilleures solutions pour leur organisation. Les entreprises qui souhaitent sérieusement transformer leur entreprise avec de nouvelles technologies, avoir accès à une expertise de pointe et à de nouvelles façons de penser qui peuvent tracer la bonne stratégie pour réussir, il est important de tirer parti de l’externalisation informatique, et de choisir le modèle adéquat en fonction des risques que l’organisation voudra prendre.

Découvrez comment l’expertise de TALSOM, peut guider l’organisation tout au long de son parcours de transformation numérique.

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Publié le 10.05.2022