Comment déployer des processus de gestion de projet dans une organisation « opération »?

Dans le monde des PME, une emphase importante est mise au niveau des secteurs d’affaires.  À travers les années, ces compagnies deviennent très efficaces et optimisées au niveau de leur opération. Le fait d’avoir un focus important au niveau des opérations amène ces organisations à traiter habituellement les changements (projet) en mode opérationnel. L’un des problèmes que cette situation génère est qu’il est difficile de démarrer et de terminer des projets. Comme les priorités opérationnelles changent de façon quotidienne, les travaux qui devaient être faits sur un projet sont souvent tassés au détriment de la nouvelle urgence ou nouvelle demande de projet.

À un moment dans le cycle de vie d’une PME, une transformation, parfois plus importante au niveau de certains processus, systèmes ou outils, est nécessaire.  Afin de réaliser ce type de changement, il est préférable d’instaurer des processus de gestion de projet.  Avoir une bonne pratique en gestion de projet permet de partir les projets sur une bonne base, d’en contrôler l’exécution et de gérer les risques.

Plus facile à dire qu’à faire, n’est-ce pas? Donc, la question à se poser : par quel bout commencer?

Dans un premier temps, il est important de bien comprendre le point de départ.  L’utilisation d’un modèle de maturité en gestion de projet peut être utile afin de comprendre la situation actuelle et la cible désirée.  L’évaluation des ressources humaines doit également être fait: avez-vous seulement des développeurs ou une répartition d’analystes? avez vous identifié vos potentiels gestionnaires de projet. Les profils nécessaires pour entamer ce virage peuvent être différents de ceux existants déjà sur place.  Des plans de formation et/ou certains changements dans l’équipe peuvent être nécessaires.

En fonction de l’urgence et du besoin, il est bon de faire une revue des projets/initiatives en cours et à venir afin de commencer la gestion des attentes des différentes parties prenantes. Une fois prêt à débuter la transition, débutez petit.  Identifiez un projet de taille moyenne qui permettra d’établir les bases de gestion de projet et de définir certains outils (tels que la carte de projet, l’outil de planification ou le suivi de projet).  Pour maximiser les chances de succès, assurez-vous d’identifier la bonne personne qui prendra le rôle de gestionnaire de projet. Une formation et un bon encadrement pourraient être nécessaires.  La gestion d’un projet pour une compagnie qui a un niveau de maturité faible en gestion de projet peut s’avérer complexe. N’hésitez pas à donner un bon encadrement au gestionnaire de projet sélectionné, car le succès de ce premier projet pourrait faire foi du support de la haute direction pour les projets future.

Afin d’augmenter les conditions gagnantes au succès du projet, l’ensemble de l’équipe élargi doit être en mesure de comprendre le langage et la méthodologie de gestion de projet.  Des séances de formation et un coaching peuvent permettre d’amener l’équipe à un bon niveau de compréhension et de communication.  La mise en place d’un comité de direction pour le projet, même s’il est de petite taille, est une bonne idée.  Celui-ci vous permettra d’augmenter l’engagement des lignes d’affaires sur le nouveau modèle de livraison de projet et vous permettra de faciliter la mobilisation de certaines ressources clés.

Finalement, beaucoup d’outils de gestion de projet sont disponibles. Si le niveau de maturité actuel est près de 0, assurez-vous de partir avec le minimum soit, une charte de projet (la portée), une planification minimale et un outil de suivi de l’avancement (le statut et les risques par exemple).  Les autres outils viendront avec l’augmentation de la maturité en gestion de projet de l’organisation.