4 pratiques clés pour réussir sa gestion de projet en 2022 : au-delà du fameux triangle d’or

Publié le 15.03.2022 by Angelina Chardonnieras

Ce n’est plus nouveau, la pandémie a bouleversé les structures organisationnelles et les méthodes de gestion dans la sphère entrepreneuriale. À cet effet, un rapport du Project Management Institute (PMI) publié dans Le Devoir, rapporte que depuis 2020, 68 % des organisations ont amorcé une transformation numérique, 64 % ont revu leur stratégie d’affaires, 61 % ont ajusté leur structure organisationnelle et 57 % ont ciblé des approches novatrices.

Un projet réussi se base sur le “triangle d’or” de la gestion de projet qui réunit trois variables déterminant la qualité du projet : la portée, les coûts et les délais. Cependant, l’accélération des transformations, les nouveaux modes de travail hybrides complexifient les projets. La gestion de projet n’est désormais plus seulement technique, elle doit prendre en considération l’ensemble des pressions et influences sur le projet. Nous détaillons dans cet article 4 meilleures pratiques pour mener vos projets avec succès.

1. Impliquer les parties prenantes

Il est absolument crucial d’impliquer les parties prenantes dans vos projets, quelle qu’en soit leur nature. Les PP (parties prenantes) représentent non seulement les personnes qui seront touchées par le projet, mais également celles qui affecteront son déroulement. L’éventail de leurs rôles est large; qu’il soit le mandataire du projet, l’utilisateur final ou un membre de l’équipe de projet, il ne faut en aucun cas négliger leurs contributions.

L’implication des PP est la clé de la réussite d’un projet, car même les projets livrés dans les délais et le budget impartis ne répondent pas nécessairement aux besoins du client ou de l’utilisateur final. Il est important de prendre le temps d’écouter les idées, les plaintes, les préoccupations et les commentaires, car ils font partie intégrante de la réussite d’un projet. Non seulement cela évite les oublis liés aux risques du projet, mais permet également de bonifier le projet et de l’adapter à son environnement complexe et évolutif. Engager les PP et considérer leurs besoins augmente considérablement l’acceptabilité sociale du projet et diminue le risque d’échec.

2. Identifier les besoins en gestion de changement

Fini les temps où l’on implantait un projet sans considérer la période d’adoption et de la période d’adaptation et des réactions engendrées par cette nouveauté. Les gestionnaires sont maintenant conscients que la gestion de projet va de pair avec la gestion de changement. Chaque projet constitue une source de perturbation dans l’environnement dans lequel il est introduit. Peu importe son envergure, l’humain doit s’adapter aux nouveautés et passera inévitablement par une gamme d’émotions et de réactions à petite et plus grande dose. Craintes, frustrations, résistance et déni ne sont qu’une infime partie de la gamme d’émotions par lesquelles les parties prenantes passeront lorsqu’un changement survient.

Pour minimiser ces risques et délais d’adoption, il est important de prévoir un plan de gestion de changement dès la phase de conception du projet. Accompagner les PP dans le changement permettra de réduire le temps d’adaptation ainsi que les attitudes et les comportements négatifs face au projet. L’objectif est de familiariser plus rapidement les utilisateurs finaux et atteindre une adoption généralisée du projet dans les plus brefs délais. Une gestion du changement efficiente impliquera des coûts, du temps et des ressources additionnelles alors il faut considérer cet investissement supplémentaire et nécessaire au moment de la planification du projet. Omettre la gestion du changement dans son projet représente un risque colossal pour le succès du projet.

3. Rédiger un plan de gestion des risques de projet

Parlant de risques de projet, leur gestion est encore et toujours une pratique incontournable en gestion de projet. On associera la gestion des risques à la théorie du PMBOK, un des dix domaines de connaissances classiques, les fameuses matrices d’impact, de probabilité et de sévérité, etc. Mais la gestion des risques est bien plus que cela et elle est indispensable.

À l’heure des transformations numériques, des restructurations organisationnelles et de la pénurie de main-d’œuvre, l’environnement de projet se complexifie, ses parties prenantes se multiplient et deviennent de plus en plus diversifiées. Qui dit augmentation et diversification des parties prenantes, dit également multiplicité des risques du projet. Cette nouvelle réalité exige maintenant plus que jamais une gestion de risques rigoureuse. L’identification des risques, de leur sévérité, la planification et la mise en œuvre de stratégies de mitigation demeurent des activités hautement importantes. Toutefois, le suivi de ces risques et leur mise à jour en continu seront particulièrement nécessaires pour pallier les changements incessants qu’engendre ce nouveau contexte.

4. Mettre de l’avant ses aptitudes à diriger des équipes diverses

Les modes de travail hybrides et l’ascension des technologies numériques ont donné lieu à de nouvelles possibilités dans la sphère professionnelle. Les équipes de travail se diversifient, les partenariats étrangers s’accentuent et les conditions de travail concilient davantage la vie familiale et sociale des individus.

Cette nouvelle flexibilité réduit l’homogénéité à travers les équipes de projets, rendant la tâche du gestionnaire de projet plus laborieuse, comme le détaille l’article de Forbes. Il lui faut maintenant gérer des ressources ayant des différences linguistiques, géopolitiques et culturelles. Le rôle du gestionnaire de projet implique de trouver les moyens adaptés pour réduire ces écarts. Ces moyens incluent tant des comportements sociaux que des outils technologiques ou même des plateformes de communication. En 2022, le gestionnaire de projet doit non seulement s’apprivoiser les outils technologiques, mais également continuer de se former en matière de relations interpersonnelles, de diversité et d’inclusion.

Pour en connaitre davantage sur les pratiques à privilégier en gestion de projet, téléchargez notre ebook sur le management de projet et la gestion du changement. Une tonne de conseils et de ressources s’y trouvent pour vous outiller dans vos projets. Vous y trouverez l’échelle de maturité en leadership de projet, la manière d’évoluer au sein de celle-ci, l’impact des changements technologiques sur la gestion de projet ainsi que l’évolution du rôle du gestionnaire de projet au sein du virage du numérique.

Lassonde Projet Concur

Publié le 17.04.2018 by Talsom

Mandat et défis

Au cours des dernières années, la croissance de Lassonde s’est traduite par un besoin accru de déplacements. En raison de cette nouvelle réalité des affaires, Lassonde a désiré revoir sa façon de gérer les frais de déplacements et les autres dépenses des employés. Talsom a été mandaté pour gérer l’implantation et le déploiement de cette solution relative à la gestion des frais de déplacements et des autres dépenses des employés, et ce, à l’échelle de l’entreprise.

Plus de 450 employés affectés

Plus de 10 emplacements à travers le Canada

Une nouvelle solution technologique qui remplace un processus manuel

Besoins et objectifs

Mettre en œuvre un outil efficace et équitable à l’échelle de l’entreprise pour la gestion des frais de
déplacements qui soit adapté à la nouvelle réalité des affaires et au cadre économique en évolution.
Rendre cohérentes et uniformes l’information et l’application des politiques internes.
Rendre le système accessible, sécuritaire et confidentiel en tout temps et de n’importe où via Internet.
Soutenir les employés par l’offre d’outils plus efficaces.
Automatiser le processus de A à Z.
Réduire les charges administratives lourdes associées à l’utilisation de plusieurs outils différents.
Choisir et mettre en œuvre un programme de carte de crédit d’entreprise qui est compatible avec l’outil
de gestion des dépenses.
Développer et déployer un service d’agence de voyage.
Aller de l’avant avec le déploiement progressif des différentes composantes.

Solution

Pour développer un système efficace à l’échelle de l’entreprise pour la gestion des voyages d’affaires et les frais y associés, Lassonde a opté pour un nouvel outil qui s’appelle Concur. Par l’utilisation de cet outil, Lassonde a pu automatiser les processus reliés aux voyages d’affaires et aux dépenses des employés. Lassonde a profité de l’occasion pour revoir, introduire et mettre à jour plusieurs éléments ayant trait aux voyages d’affaires et aux dépenses des employés.

Gagner du temps en réunion : c’est possible!

Publié le 25.05.2017 by Talsom

Dans une semaine, combien de temps passez-vous en réunion? Vous arrive-t-il de faire des heures supplémentaires pour pouvoir répondre à vos courriels non lus puisque vous avez passé la majeure partie de votre journée en réunion à débattre des idées? On sait tous qu’en cours de réunion, il s’en passe des choses, que les idées fusent et que parfois les pensées s’entremêlent. 67 % des réunions seraient improductives. Et pour cause, on a tous déjà eu la sensation de sortir d’une réunion et de ne pas vraiment avoir cerné clairement les objectifs, les prochaines étapes, ni parfois notre rôle :

« Ce n’est pas ce que j’avais compris! »
« Nous perdons notre temps dans les rencontres d’équipe. »
« Je ne sais pas ce qu’on attend de moi… »

En tant que gestionnaire de projets, vous devez prendre en compte plusieurs facteurs dans l’optimisation de vos rencontres, tels que sa préparation en amont, sa structure, sa durée ou encore les participants. Voici des astuces qui vous permettront de tirer le meilleur de votre réunion et ainsi de gagner en productivité dans l’élaboration de vos projets. N’oubliez pas que le temps, c’est de l’argent!

1- Déterminez vos objectifs et sachez reconnaître les profils des participants Peu importe la forme que prendra votre rencontre, elle se doit d’être claire et structurée, et pour cela elle doit être préparée. Une réflexion sur les objectifs constitue une étape clé car elle détermine le contenu et l’orientation de vos messages. Quelle que soit la rencontre, il est nécessaire d’en savoir clairement le but. Ayez en tête deux ou trois angles de communication : est-ce que je veux informer mon auditoire sur un sujet bien spécifique? Ou est-ce que je veux plutôt négocier une entente avec mes partenaires? Vais-je soumettre une recommandation stratégique à mon client? Par rapport aux participants, nous pouvons catégoriser les gens selon quatre types de personnalités essentiellement. Bien connaître leurs caractéristiques va vous aider à structurer votre message et à obtenir de meilleurs résultats :

L’Analyste est porté sur la planification, le contrôle et le résultat. Il est habile pour résoudre les problèmes et communique efficacement. Il a de la difficulté à demander des conseils aux autres et cherche souvent à influencer en trouvant les bons moyens pour convaincre.
? Optez pour une présentation rigoureuse et logique des faits documentés et des échéances. Le Directif a tendance à vouloir influencer et même parfois contrôler. Peu patient et centré sur l’action, il privilégie les faits concrets à une analyse poussée. Il faut que ça bouge!
? Soyez factuel, efficace et allez droit au but en lui proposant une action immédiate. Habile négociateur au profil empathique, Le Conciliateur cherche à éviter les conflits et peut manquer de fermeté face à des enjeux importants. Il collabore et communique facilement, et s’adapte en fonction des autres.
? Procédez calmement et n’hésitez pas à aborder des sujets personnels tout en lui suggérant de prendre des initiatives. L’Animateur, plutôt imaginatif, apporte beaucoup d’idées aux projets. Empathique et motivateur, il s’implique dans la recherche de solutions, et a parfois même tendance à se les approprier. Il favorise l’adaptabilité, le changement et prend généralement des décisions rapides impliquant ses opinions et ses émotions.
? Soyez ouvert et enthousiaste et fournissez un cadre de discipline tout en tenant compte de ses intentions.

2 – Structurez vos informations et votre discours Une bonne réunion s’accompagne généralement d’une présentation structurée et d’un discours maîtrisé. Votre introduction doit être soignée, car elle annonce l’orientation de votre rencontre : souhaitez la bienvenue tout en vous présentant, introduisez le contexte de la réunion, sa structure, sa durée, les grands thèmes et les messages à retenir. La durée de votre présentation peut varier en fonction du contexte, de vos objectifs et des profils des participants. Par exemple, pour 10 minutes, prévoyez une présentation de 6 diapositives, pour 30 minutes, ce sera 18 diapositives, et pour 1h, préparez environ 35 diapositives. Privilégiez, si vous le pouvez, les réunions courtes (environ 30 minutes). Ceci vous obligera à miser sur les points les plus importants à l’intérieur de cette plage horaire, et d’éviter d’être tenté de raconter votre week-end à votre collègue. Quel est le meilleur moment pour faire une réunion ? Vous pourriez décider qu’au sein de l’entreprise, toutes les réunions doivent être organisées en après-midi seulement. Ainsi, cela vous permet de réserver votre temps en avant-midi pour avancer sur votre travail et répondre à vos courriels, et de vous obliger à rendre d’autant plus efficaces vos rencontres en après-midi. Pour viser une efficacité maximale, il faut choisir et classer les informations à communiquer. Ainsi, l’organisation par thème permet de traiter les sujets par importance et de façon structurée. Dans le cas où vous auriez moins de temps que prévu, il est très facile de réorganiser la rencontre en enlevant les thèmes moins importants, et ce sans toucher à la structure du discours. Enfin, votre conclusion vous permet, quant à elle, de remercier les participants, de rappeler les thèmes abordés, de souligner les éléments clés à retenir et d’annoncer les prochaines étapes du projet.

Après la rencontre, il est toujours pertinent de faire parvenir aux participants et aux autres parties prenantes, un compte rendu rassemblant les informations récoltées pendant les échanges. Ce document sert de rappel pour les prochaines étapes qui s’en viennent. Ainsi, toutes les décisions que vous aurez prises lors de la réunion pourront être mises en application sous forme de « check list ».

Une réunion efficace en vaut mieux que trois! Alors posez-vous les bonnes questions et n’oubliez pas que le temps que vous allouerez à la préparation d’une rencontre sera du temps gagné ailleurs!

Application mobile vs site Web mobile : comment faire le bon choix?

Publié le 05.05.2017 by Talsom

Application mobile vs site Web mobile

Avez-vous déjà fait le compte du nombre d’applications que vous avez téléchargé sur votre téléphone cellulaire? La réponse doit tourner autour d’une centaine, sans compter le nombre de mises à jour proposées toute les semaines!

Pour quelle solution opter : application mobile ou site Web mobile?

Selon l’utilisation que l’on veut en faire, l’une ou l’autre de ces solutions est à considérer. Examinons la différence entre les deux.

Dans le cas de l’application mobile, on peut la définir comme un logiciel qui est téléchargé sur un appareil mobile, tandis qu’un site Web mobile est un site Internet adapté aux formats des téléphones intelligents et tablettes.

Combien de temps nos applications mobiles vont rester sur nos appareils avant que nous décidions de les effacer? Cela reste discutable. Les sites Web mobiles, quant à eux, sont en tout temps disponibles pour les utilisateurs.

Avec le temps, le support et la maintenance d’une application mobile pourraient impliquer plus d’effort comparativement au site Web.

Les mises à jour d’une application mobile doivent être téléchargées par l’utilisateur et cela réduit l’espace disponible sur son appareil, tandis que les mises à jour Web sont moins contraignantes pour l’utilisateur et pour l’entreprise.

Pourrait-on donc penser à un possible abandon des applications mobiles ?

D’ici 2019, il est prédit que 20 % des marques abandonneront leurs applications mobiles (Pemberton, 2017). Il est en effet de plus en plus difficile d’attirer les utilisateurs à télécharger une application, qui ont l’embarras du choix.

Cela démontre que le nombre de téléchargements d’applications aurait atteint un plateau et est expliqué par une certaine fatigue de télécharger et d’utiliser les applications disponibles. Cette fatigue fait en sorte qu’il est difficile pour les entreprises de maintenir l’intérêt des utilisateurs pour leurs applications mobiles (Leow, Baker, Marshall, Revang et Wong, 2016).

Bien que d’ici 2022 il est prévu que 70 % des interactions logicielles s’effectuent sur une plateforme mobile, si les tendances se confirment, les applications ne seront plus qu’un élément de la chaîne d’interactions avec son appareil plutôt que d’être au centre de l’interaction. Par exemple, la présence d’assistants personnels virtuels tels que Siri, Cortana et Google Now prendront plus de place dans l’interaction avec l’appareil et laisseront donc moins de place à l’application elle-même (Leow et al., 2016).

Mais vous vous dites alors, quelles sont les perspectives de redressement pour les développeurs et promoteurs d’applications? Voici les solutions proposées.

Il est suggéré de mettre l’emphase sur le développement d’expériences utilisateurs « hyper personnalisées ». C’est-à-dire de développer une application sophistiquée qui utilise à pleine capacité les services infonuagiques ainsi que les fonctionnalités des appareils, afin de gérer les données pour faire des prévisions des besoins de l’utilisateur en temps réel et d’offrir une expérience unique, personnalisée et dynamique (Leow et al., 2016).

Dans le cas d’une application mobile d’une entreprise du commerce de détail, au lieu d’envoyer la même notification à tous les utilisateurs pour un rabais de 30 % par exemple, la notification pourrait être envoyée à un client en particulier en fonction de ses besoins, déduis à partir de son comportement sur le Web et de son profil enregistré dans le CRM de l’entreprise.

Voici un exemple. Selon l’historique de données cumulées sur un utilisateur basées sur son utilisation passée, c’est sur l’heure du dîner que ce client est le plus propice à consulter son appareil mobile. On lui pousse donc à cette heure une offre à durée limitée de 50 % de rabais disponible chez son détaillant de maillots de bain préféré, alors qu’une vague de chaleur est prévue localement au cours de la prochaine suivante!

Ce type d’application qui génère des évènements personnalisés en fonction des intérêts des utilisateurs devrait atteindre 50 % du nombre total d’applications d’ici 2021, et les rendre du même coup plus efficaces (Leow et al., 2016).

De cette façon, les marques qui conçoivent ce type d’applications auraient une meilleure chance de succès.

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Références

Leow, A., Baker, V. L., Marshall, R., Revang, M. et Wong, J. (2016). Predicts 2017: Mobile Apps and Their Development (no G00317120).

Pemberton, C. (2017, 1 janvier). Gartner Predicts 2017: Marketers, Expect the Unexpected. Smarter With Gartner. Repéré 23 février 2017, à www.gartner.com/smarterwithgartner/gartner-predicts-2017-marketers-expect-the-unexpected/

Facteur de succès de livraison de projets

Publié le 16.11.2016 by Talsom

Après plus de 15 ans de travail spécialisé en gestion de projet, j’ai noté plusieurs incontournables qui sont des facteurs clés de succès qui vont grandement en influencer le dénouement. Cet article vise à vous faire part de certains des éléments qui reviennent le plus souvent.

Afin de pouvoir livrer un projet avec succès, il y a des prérequis qui ne peuvent être contournés :

Détenir un mandataire de projet haut placé dans l’organisation et motivé à supporter le projet.
Une portée (scope) clairement définie.
Une compréhension des bénéfices, mesurables, qui seront acquis par la livraison du projet.
Une équipe dédiée à 100% au projet dont la performance sera évaluée par le leadership du projet. Les membres de cette équipe devront être composés de personnel compétent, expert dans leur domaine et habilités à prendre des décisions.
La disponibilité d’experts, venant des différents secteurs d’affaires, en support au projet.
Un environnement de travail (incluant bureau et salles de réunion) facilitant le travail d’équipe et l’interaction entre les membres de l’équipe de projet.

Si l’un des éléments ci-dessus se retrouve non comblé, il est primordial d’élaborer un plan et des actions pour remédier à la situation sans quoi le succès du projet en sera impacté, voire même voué à l’échec.

Une fois cette étape franchie, il sera de la responsabilité du gestionnaire de projet de :

Définir les rôles et responsabilités de chacun des membres de l’équipe.
Définir les livrables qui devront être produits et le/la responsable de chacun de ceux-ci.
Bâtir un plan de livraison détaillée.
Définir les processus de revue et d’acceptation des livrables (en tenir compte dans la planification).
Clairement communiquer, généralement dans une rencontre de lancement (kick-off), ces informations afin qu’elles soient connues de façon claire pour chaque membre de l’équipe ainsi qu’à l’organisation qui devra en tenir compte.

50% des facteurs de succès d’un projet sont basés sur un plan de projet bien établi et communiqué ainsi que tous les éléments mentionnés respectés.

Note importante : Un plan de projet doit être réaliste ce qui ne veut pas dire d’amplifier la durée des activités, mais de bien comprendre les étapes nécessaires afin de compléter un livrable : Par exemple si le cycle de revue et d’approbation d’un livrable est aussi long que le temps de le développer, cela devra se refléter dans le plan de projet. Une façon de faire serait d’assigner les ressources à 80% aux tâches de création de livrables et 20% aux tâches de support à l’approbation de ceux-ci. D’autres techniques de planification devront être évalués ; par exemple si un livrable demande 10 jours d’effort pour en compléter une première version (avant approbation), cela serait possiblement une bonne idée (à évaluer en cas par cas) de considérer faire deux livrables en parallèle de 10 jours chaque sur 20 jours. La raison est qu’il peut y avoir des temps d’attentes en réponse à des questions ou tout autre délai. Ceux-ci n’auront pas ou peu d’impacts si les membres de l’équipe peuvent continuer à effectuer du travail productif.

Finalement une gestion serrée des enjeux et de la performance des membres de l’équipe au quotidien sont des incontournables au succès de la livraison du projet. Cette tâche quotidienne ne peut être sous-estimée et représente bel et bien l’autre 50% des chances de réussite du projet.

Il y a bien d’autres choses à considérer avant, durant et lors de la fermeture d’un projet (gestion du changement, mesure de l’atteinte des bénéfices, etc.). Cependant si les points mentionnés dans cet article sont mise-en-œuvre, le gestionnaire de projet mettra toutes les chances de son côté afin d’obtenir une livraison de qualité !

Gestion de conflit: que faut-il savoir?

Publié le 02.11.2016 by Talsom

Le conflit est inévitable et inhérent dans l’environnement de travail. Un conflit professionnel « se rapporte presque toujours à une incompatibilité totale, partielle, réelle ou perçue entre les rôles, les objectifs, les intentions et les intérêts d’un ou plusieurs individus ». La tendance humaine à juger est, en général, une source majeure des conflits.

L’envergure d’un gestionnaire est évaluée, entre autres, par sa capacité à désamorcer un conflit et de repérer sa cause. C’est pourquoi les gestionnaires doivent tout d’abord privilégier la prévention des conflits. Ils doivent donc :

– Établir les règles d’une manière claire et transparente avec l’équipe ou toutes autres parties prenantes.

– Faciliter les rapports interpersonnels pour maintenir un climat harmonieux au sein de l’équipe.

– Gérer tout changement risqué qui pourrait déstabiliser l’équilibre de l’équipe.

– Dépersonnaliser les conflits et garder l’accent sur les objectifs.

Pour reconnaitre et comprendre un conflit, il faut en identifier le type et les motifs en plus d’en assumer la responsabilité. Il faut ensuite déterminer la technique de résolution à utiliser. Le modèle de Thomas, réactualisé en 1992, regroupe les cinq techniques de gestion des conflits les plus connues et utilisées :

1- Domination : quand on veut gagner et satisfaire des intérêts personnels à travers la compétition et le pouvoir dans un cas de conflit vital ou d’urgence par exemple.

2- Évitement : pour éviter le conflit, on peut se retirer, fuir ou garder le silence soit parce qu’il n’est pas important, contient des risques trop élevé ou presque impossible à gagner.

3- Accommodation : on cherche à mettre en valeur les points en commun pour harmoniser la relation avec l’autre partie que ça soit par choix ou par obligation.

4- Compris : la négociation est entamée pour chercher un terrain d’entente et trouver un juste milieu. Une satisfaction partielle des parties prenantes du conflit est recherchée.

5- Collaboration : quand les intérêts sont compatibles, on peut avoir une approche qui cherche à satisfaire tout le monde et résoudre les problèmes par la confrontation.

Dans la résolution des conflits, il faut prendre en considération l’importance de nos objectifs par rapport à la relation avec l’autre partie. Selon cette perspective il y a cinq options qui s’offrent à nous une fois qu’on a mesuré ces deux facteurs par rapport au conflit. Cette méthode permet de faire un choix équilibré qui tient compte de tous les facteurs et représente donc un outil important de prise de décision.

Le conflit n’est pas nécessairement mauvais. Le conflit peut mener à de nouvelles idées et approches pour faciliter la mise à jour de problèmes importants s’il est bien géré. C’est pourquoi Nardone (1999) préconise la Solution Bizarre : pour pouvoir changer une situation durablement et de façon satisfaisante, il faut induire un vécu différent dans la perception de la réalité pour que celle-ci change.

La Solution Bizarre se traduit par un processus de changement dans le cadre des relations humaines, en modifiant la perception psychologique de la réalité. Cette notion de solution bizarre laisse entrevoir de nombreuses applications dans le champ des sciences humaines en général et de la résolution des conflits en particulier. La résolution des conflits apparait comme un processus de changement, c’est -à -dire, de passage d’une situation initiale avec des intérêts divergents vers une situation finale consensuelle.

Pendant la négociation d’un accord commercial, les parties prenantes sont incapables de trouver un compromis sur les données à échanger. Les positions sont fermes et personne n’est prêt à étudier d’autres alternatives. Il faut donc détailler, dans un document simple, mais extrêmement complet, l’écart entre les positions et nous demandons à toutes les parties d’en prendre connaissance. Dès la rencontre suivante, nous avons l’agréable surprise de constater que la perception de l’écart a complètement changé. Un enjeu qui semblait compliqué, car nous n’avions pas pris le temps de le décortiquer, est surmonté rapidement et devient la base d’une belle collaboration.

Il faut retenir que le conflit peut créer des effets positifs. Le conflit surgit quand il y a une insatisfaction qui peut être liée aux objectifs ou aux méthodes utilisées. Ceci va engendrer des réactions et interrogations. Cette effervescence débouchera sur des suggestions ou de nouvelles solutions. Si le conflit est éliminé ou étouffé, il sera difficile de faire adopter de nouvelles idées aux bénéfices des parties prenantes et ainsi réaliser efficacement les objectifs.

« Le conflit peut devenir une source de renouvellement et de ressourcement, facilitant le développement d’une plus grande confiance, stabilité, communication, satisfaction et permettre alors de résoudre des obstacles afin de travailler ensemble efficacement et devenir aussi un élément déclencheur de progrès cognitifs et d’apprentissage ».

Intégrer la gestion des risques à votre projet

Publié le 13.01.2016 by Talsom

Quelques recommandations pour appliquer la gestion des risques

Êtes-vous en mesure d’identifier tous les risques de votre projet avant qu’ils ne surviennent? Probablement pas. Les avantages de la gestion des risques dans les projets sont énormes. En les traitants d’une manière proactive vous réduirez l’impact des menaces de projet et saisirez les opportunités. Cela vous permet de livrer votre projet dans les délais, le budget et la qualité attendue. Cela évitera au projet de fonctionner en « mode pompier » obligatoire pour réparer les défaillances qui auraient pu être évitées.

Quelle est la définition de la gestion d’un risque?

D’après le PMBOK^® : « un risque est un événement ou condition possible dont la concrétisation aurait un impact positif ou négatif sur un ou plusieurs objectifs du projet.»

Le risque fait partie intégrante de la gestion de projet, ce point est essentiel à la réussite de la gestion des risques du projet. Dans le cas échéant, vous ne pouvez pas profiter pleinement des avantages de cette approche.

Identifier les risques au début de votre projet

Identifier les risques qui sont présents dans votre projet nécessite une réflexion globale mettant l’accent sur les scénarios futurs qui peuvent se produire. Différents outils et techniques existent pour identifier les risques comme par exemple le jugement d’expert ou encore se référer à l’ensemble d’informations historiques et de leçons apprises sur les résultats de décisions de sélection et sur les performances de projets précédents.

Communiquer sur les risques

Dans le cas de projets ayant échoué, les leçons apprises montrent que les gestionnaires de projet ignoraient souvent «l’iceberg» vers lequel ils se dirigeaient. Le constat effrayant était que, souvent, une personne de l’organisation du projet a effectivement avisé au minimum un membre de l’équipe, sans remonter l’information jusqu’au gestionnaire de projet. Si vous ne voulez pas que cela se produise dans votre projet, vous feriez mieux d’apporter une attention particulière à la communication des risques.

Une bonne approche est d’inclure systématiquement la communication des risques dans les réunions concernées. Veillez également à ce que le Sponsor prenne des décisions sur les principaux risques, parce que généralement certains d’entre eux dépassent le mandat du gestionnaire de projet.

Prioriser les risques

La création de la liste des risques est seulement un point de départ. La prochaine étape est de statuer sur le responsable de chacun des risques.

Certains risques ont un impact plus élevé que d’autres. Par conséquent, il vaut mieux passer votre temps sur les risques qui peuvent causer les plus grandes pertes et gains. Vérifiez si vous avez des bloquants critiques dans votre projet qui pourraient faire dérailler votre projet. Si oui, concentrez-vous sur ceux-là en priorité numéro une.

Analyser, planifier et mettre en œuvre des réponses de risque

L’information recueillie dans une analyse des risques fournira des indications précieuses dans le cadre de votre projet ainsi que l’apport nécessaire de réponses optimisant les risques.

Mettre en œuvre un plan de réponse des risques est l’activité qui ajoute réellement de la valeur à votre projet. Vous pourrez anticiper une menace survenant ou minimiser les effets négatifs.

Trois options s’offrent à vous : éviter les risques, réduire les risques et accepter les risques. Éviter les risques signifie que vous organisez votre projet de manière à ce que vous ne rencontriez pas de risque. Cela pourrait signifier un changement de fournisseur ou par exemple l’adoption d’une technologie différente.

Minimiser et prévenir les risques

La catégorie la plus importante de réponse est celle consistant à minimiser les risques. Vous pouvez essayer de prévenir un risque survenant en influençant les causes ou en diminuant les effets négatifs qui pourraient en résulter. Une réponse finale est d’accepter un risque. Ceci est un bon choix si les effets sur le projet sont minimes ou les possibilités de l’influencer se révèlent très difficile. Avant d’accepter un certain risque, assurez-vous de votre choix.

Suivi des risques

Le maintien d’un registre des risques vous permet de suivre les risques et leurs tâches associées, de visualiser les progrès et vous assure qu’aucun risque ne soit oublié. Cela est également un parfait outil de communication.

Le suivi des risques diffère des tâches de suivi. Il se concentre sur la situation actuelle des risques. Quels sont les risques qui seraient le plus susceptibles de se produire ? L’impact des risques va-t-il évolué ? Cela vous aidera à prêter attention aux risques qui comptent le plus pour la valeur de votre projet.

Ces quelques conseils devraient vous permettre une mise en œuvre de la gestion des risques avec succès dans votre projet. D’autant que maintenant, en tant que gestionnaire de projet averti, il n’est pas nécessaire de prendre de risque!

Vous pourriez également être intéressé à consulter l’article suivant : Savez-vous identifier et gérer les risques dans vos activités de gestion du changement?

Grâce à notre équipe multidisciplinaire et notre approche unique, nous pouvons vous aider dans la réussite de vos projets transformationnels. Chez Talsom, nous adoptons un modèle rigoureux de gestion des risques applicable dès le début d’un mandat. Que vous soyez au début de votre réflexion ou à un niveau de maturité plus avancé face à l’intégration d’une solution technologique spécifique, nos équipes sont là pour vous accompagner.

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