Ce n’est plus nouveau, la pandémie a bouleversé les structures organisationnelles et les méthodes de gestion dans la sphère entrepreneuriale. À cet effet, un rapport du Project Management Institute (PMI) publié dans Le Devoir, rapporte que depuis 2020, 68 % des organisations ont amorcé une transformation numérique, 64 % ont revu leur stratégie d’affaires, 61 % ont ajusté leur structure organisationnelle et 57 % ont ciblé des approches novatrices. 

Un projet réussi se base sur le “triangle d’or” de la gestion de projet qui réunit trois variables déterminant la qualité du projet : la portée, les coûts et les délais. Cependant, l’accélération des transformations, les nouveaux modes de travail hybrides complexifient les projets. La gestion de projet n’est désormais plus seulement technique, elle doit prendre en considération l’ensemble des pressions et influences sur le projet. Nous détaillons dans cet article 4 meilleures pratiques pour mener vos projets avec succès. 

1. Impliquer les parties prenantes 

Il est absolument crucial d’impliquer les parties prenantes dans vos projets, quelle qu’en soit leur nature. Les PP (parties prenantes) représentent non seulement les personnes qui seront touchées par le projet, mais également celles qui affecteront son déroulement. L’éventail de leurs rôles est large; qu’il soit le mandataire du projet, l’utilisateur final ou un membre de l’équipe de projet, il ne faut en aucun cas négliger leurs contributions.

L’implication des PP est la clé de la réussite d’un projet, car même les projets livrés dans les délais et le budget impartis ne répondent pas nécessairement aux besoins du client ou de l’utilisateur final. Il est important de prendre le temps d’écouter les idées, les plaintes, les préoccupations et les commentaires, car ils font partie intégrante de la réussite d’un projet. Non seulement cela évite les oublis liés aux risques du projet, mais permet également de bonifier le projet et de l’adapter à son environnement complexe et évolutif. Engager les PP et considérer leurs besoins augmente considérablement l’acceptabilité sociale du projet et diminue le risque d’échec. 

2. Identifier les besoins en gestion de changement 

Fini les temps où l’on implantait un projet sans considérer la période d’adoption et de la période d’adaptation et des réactions engendrées par cette nouveauté. Les gestionnaires sont maintenant conscients que la gestion de projet va de pair avec la gestion de changement. Chaque projet constitue une source de perturbation dans l’environnement dans lequel il est introduit. Peu importe son envergure, l’humain doit s’adapter aux nouveautés et passera inévitablement par une gamme d’émotions et de réactions à petite et plus grande dose. Craintes, frustrations, résistance et déni ne sont qu’une infime partie de la gamme d’émotions par lesquelles les parties prenantes passeront lorsqu’un changement survient.

Pour minimiser ces risques et délais d’adoption, il est important de prévoir un plan de gestion de changement dès la phase de conception du projet. Accompagner les PP dans le changement permettra de réduire le temps d’adaptation ainsi que les attitudes et les comportements négatifs face au projet. L’objectif est de familiariser plus rapidement les utilisateurs finaux et atteindre une adoption généralisée du projet dans les plus brefs délais. Une gestion du changement efficiente impliquera des coûts, du temps et des ressources additionnelles alors il faut considérer cet investissement supplémentaire et nécessaire au moment de la planification du projet. Omettre la gestion du changement dans son projet représente un risque colossal pour le succès du projet.  

3. Rédiger un plan de gestion des risques de projet 

Parlant de risques de projet, leur gestion est encore et toujours une pratique incontournable en gestion de projet. On associera la gestion des risques à la théorie du PMBOK, un des dix domaines de connaissances classiques, les fameuses matrices d’impact, de probabilité et de sévérité, etc. Mais la gestion des risques est bien plus que cela et elle est indispensable.

À l’heure des transformations numériques, des restructurations organisationnelles et de la pénurie de main-d’œuvre, l’environnement de projet se complexifie, ses parties prenantes se multiplient et deviennent de plus en plus diversifiées. Qui dit augmentation et diversification des parties prenantes, dit également multiplicité des risques du projet. Cette nouvelle réalité exige maintenant plus que jamais une gestion de risques rigoureuse. L’identification des risques, de leur sévérité, la planification et la mise en œuvre de stratégies de mitigation demeurent des activités hautement importantes. Toutefois, le suivi de ces risques et leur mise à jour en continu seront particulièrement nécessaires pour pallier les changements incessants qu’engendre ce nouveau contexte. 

4. Mettre de l’avant ses aptitudes à diriger des équipes diverses  

Les modes de travail hybrides et l’ascension des technologies numériques ont donné lieu à de nouvelles possibilités dans la sphère professionnelle. Les équipes de travail se diversifient, les partenariats étrangers s’accentuent et les conditions de travail concilient davantage la vie familiale et sociale des individus.

Cette nouvelle flexibilité réduit l’homogénéité à travers les équipes de projets, rendant la tâche du gestionnaire de projet plus laborieuse, comme le détaille l’article de Forbes. Il lui faut maintenant gérer des ressources ayant des différences linguistiques, géopolitiques et culturelles. Le rôle du gestionnaire de projet implique de trouver les moyens adaptés pour réduire ces écarts. Ces moyens incluent tant des comportements sociaux que des outils technologiques ou même des plateformes de communication. En 2022, le gestionnaire de projet doit non seulement s’apprivoiser les outils technologiques, mais également continuer de se former en matière de relations interpersonnelles, de diversité et d’inclusion.  

 

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