Les clés du succès de la sélection de système (2ème partie)

Lors de notre précédent post, Les clés du succès de la sélection de système (1ère partie), nous avions évoqué les 1eres étapes clés pour la réussite d’un processus de sélection de système, l’importance du choix des parties prenantes, la compréhension claire à un niveau macro de l’activité de votre compagnie, de ses objectifs à moyen long terme ainsi que le comment la technologie supporte ces objectifs.

Forts de toutes ces informations nous sommes maintenant en mesure de rédiger le RFP en nous appuyant sur la structure suivante :

1)      Présentation : Cette section introduit votre entreprise, ses objectifs, ses activités, sa structure organisationnelle, les interactions entre les différentes entités ainsi que les raisons du RFP.

2)      Etat actuel : Description de la situation actuelle de votre compagnie, les défis majeurs auxquels elle doit faire face dans son dialogue avec votre système d’information. Cette section comprend aussi le paysage applicatif actuel ainsi que le schéma d’architecture technique supportant l’ensemble de vos opérations. Etape cruciale car elle donne à comprendre aux fournisseurs potentiels de solution de façon quasi instantanée les points spécifiques auxquels ils devront s’attacher pour répondre au mieux à votre RFP.

3)      Solutions et services souhaités : Cette section décrit le système cible (Idéalement un schéma d’architecture fonctionnel) et à un haut niveau les requis classés par modules fonctionnels, la liste détaillée complète des requis fonctionnels étant fournie dans un fichier à part. Il est important de présenter ces requis en épousant au mieux la structure logique d’un ERP, cela rendra votre demande plus intelligible et plus aisément adressable par les fournisseurs.

4)      Instructions aux fournisseurs : Cette section fournit des instructions détaillées et vos attentes eues égard aux réponses des fournisseurs :

  • La date attendue pour la confirmation de la participation au processus de sélection
  • Jusqu’à quelle date seront-ils en droit de vous adresser des questions
  •  Format et processus à suivre pour adresser les questions
  • La date limite pour le retour des réponses
  • Le format attendu des réponses ainsi que leur contenu
  • A qui adresser les réponses

 

Vous êtes maintenant en possession de votre RFP ainsi que de votre fichier de requis fonctionnels prêts pour envoi. Il ne vous reste plus qu’à franchir une ultime étape, le choix de votre longue liste de fournisseurs. Ce point sera abordé lors de notre prochaine édition et vous verrez que là encore un certain nombre de standards devront être respectés pour vous garantir la complète réussite de votre processus de sélection de système.

Les clés du succès de la sélection de système (1ère partie)

La sélection de système est un processus long, complexe, douloureux et pouvant s’avérer extrêmement frustrant. Il n’est pas rare qu’au bout de plusieurs mois de travail un dirigeant d’entreprise ne soit toujours pas en mesure de prendre LA DÉCISION, de faire le choix qui impactera de façon durable et profonde le destin de son organisation. Nonobstant ce constat quelque peu alarmant mais malheureusement réaliste il existe des techniques, des méthodes permettant d’éviter cet écueil et de réussir pleinement son processus de sélection de système.

 

1)      Le choix des parties prenantes

Phase essentielle du processus car il sera déterminant pour le bon déroulement des opérations. A minima nous retrouverons ici :

Le sponsor faisant partie du top management, le Président, le CEO et/ou le CFO. Il aura pour mission de donner la direction du projet ainsi que ses fondements et motivations.

Les experts métier chaque fonction d’affaires sera représentée par un expert métier ayant une parfaite connaissance des processus d’affaires et des besoins en terme de soutien technologique

Le chef de projet interne bien souvent réservé à une ressource TI mais pouvant aussi provenir d’une fonction clé des opérations. Bon communicant ayant une très bonne connaissance des contraintes métier, il jouera le rôle de facilitateur ainsi que de leader de la conduite du changement d’un point de vue communicationnel.

Le leader du projet de software selection est un consultant externe expert en la matière. Le choix d’une ressource interne pour la réalisation de ce processus est l’une des raisons majeure des échecs dans le choix d’un système d’information. Les compagnies n’ont pas en interne l’expertise nécessaire pour parcourir toute seule ce processus. Cela demande une connaissance à 360° du marché, de la concurrence, des enjeux à moyen long terme, une expérience éprouvée dans divers secteurs d’activité. Le leader de projet sera le légataire d’une méthodologie éprouvée ainsi que le garant de la réussite du projet.

2)      Les interviews

Elles se divisent en deux grandes parties

1ère partie le niveau macro : Que faites-vous, qui êtes vous, où allez vous, quels moyens vous donnez vous pour vous y rendre?

Cette 1ère partie des interviews s’adresse essentiellement aux dirigeants de l’entreprise. Le consultant aura ici pour but de se représenter le core business de la compagnie. Que fait-elle? Depuis combien de temps existe-t-elle? Quels sont ses principaux challenges, quel est son chiffre d’affaires, sa stratégie de croissance à moyen long terme ainsi que les moyens que l’entreprise se donne pour atteindre ses objectifs. Son niveau de satisfaction à l’égard de la technologie en place. Dans quelle mesure la technologie sera-t-elle susceptible d’appuyer les objectifs de la compagnie.

A la fin de cet exercice le consultant aura une très bonne compréhension du as is aussi bien business que technologique à un niveau macro et saura où souhaite se rendre la compagnie ainsi que les moyens qu’elle se donne pour s’y rendre et bien évidemment la place qu’occupe la technologie dans cette stratégie de croissance ici énoncée.

2mee partie le niveau micro : Par fonction d’affaires nous allons visiter ici le détail des requis fonctionnels.

Les principales fonctions d’affaires sont les suivantes :

  • La technologie
  • La gestion des payables
  • La gestion des recevables
  • La gestion des actifs
  • La gestion de la relation client
  • Les finances
  • Le forecasting
  • La gestion des ressources humaines
  • La gestion de la fabrication
  • La gestion des commandes client
  • La gestion des achats
  • La gestion de l’entreposage et des stocks
  • La gestion de la distribution
  • La gestion du transport
  • La gestion de produit
  • La gestion de projet

 

Chaque fonction sera décomposée suivant une granularité plus fine dite de second niveau :

La technologie

  • Général
  • Sécurité
  • Hardware

La gestion des payables

  • Gestion des factures
  • Gestion des retours fournisseurs

La gestion des recevables

  • Facturation
  • Encaissements

La gestion de la fabrication

  • Gestion des procédés
  • Gestion de la qualité
  • Gestion des BOM

Pour enfin arriver à la granularité de niveau 3 représentant le requis fonctionnel à proprement parlé:

La technologie

o   Général

  • Modèle ASP/SaaS/de nuage
  • Code source est fourni lors de la vente (pour les personnalisations)
  • Capacités d’importation et d’exportation (archivage, systèmes externes)

o   Sécurité

  • Possibilité de menus contextuels selon le rôle de l’utilisateur
  • Accès sécurisé à distance
  • Possibilité d’ouvrir une session unique

La gestion des payables

o   Gestion des factures

  • Possibilité de visualiser les rapports sur les factures
  • Traitement de factures et de fournisseurs à payer sans pièces justificatives
  • Possibilité, après traitement, de modifier la distribution des comptes de facturation

o   Gestion des retours fournisseurs

  • Traitement du retour au fournisseur entièrement intégré à l’entreposage et à la fonction des comptes fournisseurs
  • Instructions spéciales pour les achats auprès d’un fournisseur
  • Prise en charge du processus d’approbation des bons de commande

La gestion des recevables

o   Facturation

  • Imputation automatique du paiement compte tenu de multiples factures
  • Entrée des paiements anticipés des clients
  • Inscription libre de notes liées aux factures

o   Encaissements

  • Bandes de maturité de comptes définies par l’utilisateur
  • Relevés définis par l’utilisateur et classés par ordre chronologique
  • Envoi automatique de factures à des agents de recouvrement internes ou à des agences de recouvrement externes

La gestion de la fabrication

o   Gestion des procédés

  • Conformité des procédés (ISO, SOX…)
  • Traitement des matières
  • Mesure de contrôle de la distribution

o   Gestion de la qualité

  • Suivi de la qualité par lot
  • Gestion des matériaux endommagés
  • Analyse des pannes

o   Gestion des BOM

  • Prise en charge de la suppression massive des composants d’un BOM
  • Prise en charge de produits de substitution ou remplacement au niveau des composants

A la fin de cette seconde partie d’interviews le consultant aura une vision détaillée des requis fonctionnels par fonction d’affaires. Il lui faudra maintenant affiner cette vision granulaire en articulant celle-ci aux business process clés de l’entreprise, ceci lui permettra de prioriser et de pondérer les requis par fonction d’affaires. Cette matrice de requis fonctionnels ainsi recueillie sera le corps du RFP (Request For Proposal) qui devra être envoyé aux fournisseurs de solutions.

Une vision détaillée de la structure du RFP ainsi que du choix des fournisseurs potentiels de solution sera l’objet de la seconde partie de notre post.