Les bénéfices d’une solution T&E

La même question revient toujours lorsque l’on pense à la gestion des dépenses et des voyages d’employés. Pourquoi changer? Le « Excel » fonctionne et les employés sont payés. Ces préoccupations sont  pertinentes, mais si l’on prend le temps d’analyser la situation actuelle, le résultat est parfois surprenant. Dans les prochaines lignes, nous allons regarder les grands éléments qui supportent cette réflexion ainsi que les grands pôles de bénéfices qui s’y rattachent. La décision d’implanter une solution de gestion des dépenses et des voyages est généralement supportée au niveau de la haute direction par l’un ou plusieurs des éléments suivants :

  • Volonté de l’organisation d’avoir un outil de gestion des dépenses efficace, commun et équitable pour l’ensemble des employés et adapté à réalité d’affaires et au contexte économique changeant
  • Diminuer la lourdeur administrative associée à l’utilisation de plusieurs outils
  • Appuyer les approbateurs et les employés en mettant à leur disposition des outils plus efficaces
  • Rendre l’information et l’application des politiques cohérentes et uniformes
  • Diminuer les risques de fraudes ou d’erreurs
  • Automatiser le processus de A à Z
  • Gestion systématique des éléments contrôlables de la politique voyages sur tous les rapports de dépenses
  • Approbation électronique des dépenses et suivi de l’identité de l’approbateur
  • Accès au système en tout temps et de partout via Internet (sans un accès VPN)

Ces grands principes dirigent la réflexion sur les besoins au niveau de l’organisation.  Néanmoins, bien comprendre la situation actuelle va grandement aider la définition des bénéfices qui vont supporter le plan d’affaires. Si la volonté de revoir le processus de gestion des voyages et des dépenses n’est pas le fruit d’une crise, l’analyse des éléments suivants serait un bon point de départ afin de comprendre l’état des lieux.

Éléments de réflexionsCommentaires
Mécanique de réservation et d’achat (vols, hôtel, voitureExiste-t-il une agence de voyage en place, avons-nous un outil centralisé de réservation en ligne?
Préparation du rapport
  • Quelle est la source (Excel;PDF; autre)
  • Combien de temps est passé par les employés et les gestionnaires pour la production et l’approbation
  • Quelles sont les erreurs les plus courantes (mauvais « GL »; mauvaise codification;…)
  • Les rapports physiques doivent-ils voyager (FedEx ou autre)
Gestion et validation des reçues
  • Avons-nous une politique claire sur la gestion des reçus?
  • Qui valide que les reçus soient présents et conformes avec la dépense réclamée?
Processus d’approbation
  • Comment le suivi des approbateurs est-il fait? (la bonne personne qui signe avec le bon niveau)
Comptabilisation des rapports pour le paiement
  • Combien de temps est passé pour la comptabilisation des rapports de dépenses dans le ERP ou le système financier
  • Quel est le niveau d’erreur et de reclassification
Visibilité et ventilation des voyages et des dépenses d’employés
  • Quel est le niveau de visibilité présentement disponible
Contrôle de la politique de gestion des voyages et des dépenses
  • Avons-nous une politique et si oui à jour?
  • Quels moyens avons-nous pour valider et suivre le respect de la politique
Traitement des taxes
  • Le traitement des taxes est fait comment (Ex :Vols)?
Gestion des cartes de crédit
  • Quel est le processus de gestion et de réconciliation des cartes de crédit corporative

Une fois la situation actuelle bien comprise, l’analyse de la cible et des bénéfices peut débuter de façon éclairée. La liste suivante représente certaines pistes de réflexion qui permettront la définition de bénéfices qualitatif et quantitatif. Voyage

  • Billets non utilisés
  • Meilleure négociation avec les fournisseurs de voyage pour une meilleure visibilité
    • Prix moyen du billet réduit
    • Réduction des frais d’hôtel (applicable à la chambre la moins coûteuse)
    • Recours accru aux fournisseurs privilégiés
    • Réduction des frais de transaction (de l’adoption ultérieure)

Dépenses

  • Amélioration de la gestion des dépenses en augmentant l’application de politiques et fourniture de la visibilité des dépenses pour les gestionnaires
  • Réduction des audits (sur la base des règles intégrées d’audit)
  • Diminution de la fraude (repas d’entreprise en double, articles onéreux, séjours à l’hôtel, repas des participants, dépenses proches de la limite de la réception)
  • Respect accru de la politique (adoption, frais de voyage, réservé vs effectif, hôtels dépassant tarif négocié, identifier les principaux contrevenants)
  • Réduction des erreurs (présentation en double, participants en double, recettes manquantes)
  • Amélioration de la comptabilité d’exercice (réduction de la durée de paiement à la fois par carte et en liquidités aux employés ; visibilité dans les frais de cartes non déclarées)
  • Dépenses (kilométrage excessif de la voiture, frais accessoires, utilisation d’Internet, frais groupés comme minibar / film, voiture de ravitaillement, GBS, assurance)
  • Augmentation de la productivité front-office par un gain de temps pour les voyageurs et les gestionnaires
  • Les notes de frais sont remplies automatiquement avec des données électroniques de réception avant le retour des voyageurs.
  • Les violations de politique sont signalées, afin que les gestionnaires sachent quels articles requièrent un examen attentif.
  • Les applications mobiles rendent facile pour des voyageurs la préparation, la présentation et l’approbation des rapports de dépenses à partir de n’importe où, libérant ainsi du temps à passer au bureau et réduisant les temps de cycle de notes de frais.