Champions, agents de changement, super utilisateurs… Quelle est la différence?

Avant de se lancer dans le vif du sujet, rappelons quelques bases. Qu’est-ce qu’un réseau de changement? Un réseau de changement est généralement composé de ressources de tous les niveaux de l’organisation venant des groupes ciblés par la transformation d’affaires ou le projet. Ces ressources jouent un rôle clé dans la démarche d’appropriation et d’adoption du changement auprès des employés.   Formaliser un réseau de changement permettra de:

  • Augmenter la visibilité et la compréhension du projet auprès des différentes parties prenantes;
  • Adresser de façon plus personnalisée l’implantation de la nouvelle technologie et des nouvelles façons de faire au sein des différentes équipes;
  • Renforcer le soutien localement;
  • Permettre une meilleure communication (des échanges) et obtenir de la rétroaction venant d’employés « vivant » le changement;
  • Réduire la résistance au changement en incitant les membres du réseau du changement à véhiculer une image positive du projet.

Concrètement, un réseau de changement peut ressembler à ceci:

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Voici la définition ainsi que les responsabilités de chacun des rôles :

Parrain du changement C’est celui qui a la légitimité et l’autorité pour mettre en place le changement. Le parrain doit promouvoir et soutenir le changement, affecte les ressources et débloque le budget nécessaire. La personne dans ce rôle :

  • Communique la vision et les objectifs du projet sur une base régulière;
  • Confirme le « case for change »;
  • Agit en tant que modèle au niveau des comportements à adopter dans la transformation d’affaires;
  • Surveille le progrès et l’avancement avec l’équipe de projet et le comité directeur;
  • Lance les communications clés.

Champions exécutifs Les champions exécutifs comprennent tous les membres du comité directeur. Ils ont pour objectifs de représenter les différents groupes touchés et de donner leur perspective :

  • Aident à éliminer les obstacles et à régler les enjeux/risques au niveau des ressources, budgets, dépendances au projet, etc;
  • Assurent l’engagement organisationnel au projet;
  • Fournissent des conseils et une orientation à l’équipe de projet;
  • Agissent en tant que modèle au niveau des comportements à adopter dans la transformation d’affaires.

Parrains locaux Il s’agit d’individus qui peuvent favoriser le changement à niveau local. Ce rôle est souvent occupé par des directeurs :

  • Communiquent la vision et les objectifs du projet sur une base régulière;
  • Agissent en tant que modèle au niveau des comportements à adopter dans la transformation d’affaires;
  • N’hésitent pas à poser des questions si certains aspects de la transformation ne sont pas claires;
  • Prennent le temps d’écouter leurs employés et de remonter les commentaires à l’équipe de projet.

Champions C’est la personne qui perçoit le changement de façon positive et qui soutiendra ses collègues dans cette transformation :

  • Fournissent un soutien aux utilisateurs finaux sur la façon d’utiliser les fonctionnalités du nouveau système et des nouvelles façons de faire;
  • Contribuent à garantir que les messages du projet soient correctement communiquées;
  • Participent à fournir une rétroaction au projet.

« Power Users » Il s’agit des personnes qui connaissent bien le système actuel et qui ont une capacité d’apprendre rapidement le nouveau système :

  • Travaillent avec l’équipe de processus pour comprendre le nouveau système et l’application;
  • Participent aux activités d’essais incluant le « user acceptance testing »;
  • Participent au développement du matériel de formation;
  • Donnent la formation des utilisateurs finaux;
  • Soutiennent les utilisateurs finaux.

Coordonnateur local de déploiement C’est la personne qui perçoit le changement positivement et qui contribue au déploiement du système et de ses mises à jour futures :

  • Coordonne les activités de pré-déploiement et post-déploiement au sein de sa région ou groupe (à l’exception de la formation);
  • Est impliqué sur une base régulière dans la compréhension du projet, les capacités du système, ses avantages et ses limites;
  • Observe et évalue la situation locale, diagnostique les problèmes, et les remonte à l’équipe de projet.

Coordonnateur local de la formation Fait partie intégrante de la réalisation des activités de formation du projet. Il a pour responsabilités :

  • Bâtir et gérer le calendrier local de formation;
  • Identifier les prérequis et les besoins de formation spécifique à sa région ou groupe;
  • Réserver les salles de formation et s’assurer d’avoir un projecteur, une connexion réseau, des blocs-notes, lunch (s’il y a lieu), etc;
  • Communiquer le calendrier de formation;
  • Surveiller les présences (et absences) aux formations ainsi que les résultats des évaluations (s’il y a lieu);
  • Gérer toute la logistique de la formation: salles de classe, les invitations de formation, les rappels, la reproduction de matériel de cours.