Mobilité et médias sociaux

Partie 1 : Pourquoi et comment choisir une plateforme de collaboration ?

A Man Working in the Office with Computer

 

Vous avez sûrement déjà entendu parlé des outils de collaboration dans votre entreprise ou à travers vos activités personnelles. Et bien oui ! Les plateformes de collaboration (que l’on définit comme des outils technologiques (application, logiciels, SaaS) utilisés dans le but de collaborer, de créer et d’échanger du contenu, de communiquer avec d’autres utilisateurs, et de créer des connexions avec ceux-ci ) sont de plus en plus utilisées, notamment par les entreprises. Aujourd’hui, près de 70% des entreprises utilisent des technologies dites sociales et 90% en ont constaté les bénéfices (Chui et al, 2012). Mais pourquoi cet intérêt soudain pour les plateformes de collaboration ? Ces outils présentent de nombreux avantages lorsqu’ils sont bien utilisés et adoptés par les utilisateurs. Selon Gartner (2015), parmi ces avantages on compte principalement :

  • L’amélioration du travail d’équipe
  • L’amélioration de la communication et de la collaboration à l’interne
  • La rétention et la réutilisation de la connaissance
  • Le développement du flux d’idées et de l’innovation

 

On comprend ainsi pourquoi une entreprise aurait tout intérêt à acquérir une plateforme de collaboration ! Cependant, choisir et implanter sa plateforme de collaboration nécessite de suivre certaines étapes. Dans cet article, nous allons vous dévoiler un plan en 6 étapes pour ce faire :

 

  1. Définir des objectifs à atteindre liés à l’usage de la plateforme: ceci a pour but de justifier l’usage d’une plateforme de collaboration auprès des utilisateurs en leur véhiculant l’intérêt d’un tel outil pour atteindre les objectifs définis.

 

  1. Définir le type d’usage qu’on souhaite faire de la plateforme : il existe différents usages des plateformes de collaboration tels que la gestion de projet, la gestion d’un changement, la gestion de connaissance, les communautés de pratique, la co-création avec les clients ou les partenaires d’affaire, le crowdsourcing, etc. Il est important de définir l’usage que l’on souhaite faire d’une plateforme de collaboration sans quoi elle pourrait être utilisée pour tout et n’importe quoi, perdrait ainsi de son sens et ne contribuerait donc pas à l’atteinte des objectifs.

 

  1. Définir et communiquer la valeur et les avantages créés par l’utilisation de cette plateforme : ceci a pour but de motiver les utilisateurs à utiliser l’outil et à comprendre comment elle va améliorer leur travail au niveau individuel (« what’s in it for me ? »).

 

  1. Identifier des leaders ou agents de changement qui vont supporter l’implantation et l’adoption de la plateforme : ces personnes vont être perçues comme des exemples à suivre (« role models ») pour les utilisateurs et vont les soutenir dans cette transition.

 

  1. Évaluer le « fit » culturel entre l’entreprise et l’utilisation d’une plateforme de collaboration : il se peut que l’utilisation d’une plateforme de collaboration ne « fit » tout simplement pas avec la culture de l’entreprise, si par exemple elle est très bureaucratique et hiérarchique. Une culture d’ouverture, organique et basée sur des processus horizontaux serait donc plus adéquate pour l’implantation d’une plateforme de collaboration.

 

  1. Et finalement…parce que oui c’est important tout de même…choisir son type de plateforme, en fonction des étapes précédentes : il existe un grand nombre de plateformes de collaboration qui chacune varie en termes de fonctionnalités. Il y a des plateformes qui sont plus axées sur le développement d’interactions entre utilisateurs et la création d’une communauté, comme les réseaux sociaux, par exemple ; et d’autres plateformes qui sont plus axées sur la création de contenu de manière collaborative et le partage d’idées, comme les blogs, les microblogs, les wikis et les forums. Dans le contexte corporatif, ces deux types de plateformes sont souvent combinés entre eux dans des suites de logiciels sociaux afin d’offrir aux entreprises des outils plus complets.

 

Ainsi, en s’assurant de suivre ces 6 étapes, les entreprises établiront les bonnes bases à l’implantation d’une plateforme de collaboration, mais encore faut-il gérer et s’assurer de l’adoption des utilisateurs à ces plateformes pour créer de la valeur. Nous discuterons de ceci dans un second article, prochainement.

 

 

 

 

 

 

Publié le 22.09.2015