Leadership de projets

Les clés du succès de la sélection de système (3ème partie)

Lors de notre dernière publication nous étions parvenus à la rédaction finale de votre RFP ainsi que votre fichier de requis fonctionnels. Ne nous restait plus qu’à franchir l’ultime étape avant envoi : le choix de la longue liste de fournisseurs de solutions potentielles.

 

1)      Le nombre

A combien de fournisseurs dois-je envoyer mon RFP?

Selon les standards de l’industrie on envoie son RFP en moyenne à huit fournisseurs. Cette liste se doit d’être ni trop longue ni trop restrictive. Trop longue signifierait la non prise en compte de certains critères restrictifs de votre sélection de système. La correcte application de certains critères de sélection devrait automatiquement restreindre votre liste, de plus n’oubliez pas que l’analyse des réponses est coûteuse en temps et en argent.

Trop restreinte signifierait une vision tout de suite trop ciblée, vous risquez de vous fermer des portes trop tôt. Ensuite il faut prendre en compte qu’en général tous les fournisseurs ne répondront pas, vous risquez dans ce cas de vous retrouver avec une liste bien trop limitée de réponses et ne pas être en mesure de réaliser pleinement l’exercice de comparaison et d’évaluation.

 

2)      Les critères de sélection de la longue liste de fournisseurs de solutions potentielles

Bien noter ici que nous parlons de fournisseurs et non de solutions. Les solutions sont choisies sur la base de vos exigences fonctionnelles. Il s’agit de choisir votre fournisseur de solution c’est-à-dire celui qui prendra en charge l’implantation, la formation et peut-être le support de la solution post go-live.

a)      La situation géographique

Quand c’est possible, privilégiez des fournisseurs dont l’adresse du siège social est à proximité du lieu principal d’implantation de la solution. Ceci limitera les frais de transports et permettra de contrôler le risque de perte des ressources qui pourraient être assignées à votre projet.

b)      La taille de l’entreprise

L’envergure du fournisseur doit être proportionnelle aux nombres d’utilisateurs impactés par l’implantation. Typiquement ne pas prendre un fournisseur ayant seulement 10 employés pour gérer une implantation impactant 2000 utilisateurs et inversement n’optez pas pour un fournisseur ayant 40.000 employés pour une implantation touchant seulement 10 utilisateurs.

c)       L’expérience du fournisseur dans votre secteur d’activité avec des entreprises de taille similaire à la vôtre

Il est évident qu’un fournisseur ayant des références dans votre secteur d’activité avec des entreprises de taille similaire à la vôtre est un accélérateur non négligeable. Vous pourrez être rapidement rassurez en passant un simple coup de téléphone aux clients référencés. De plus l’intégrateur sera en mesure de comprendre beaucoup plus rapidement les enjeux de votre compagnie.

d)      Le type d’hébergement recherché

Les fournisseurs ne gèrent pas forcément tous les types d’hébergement : mode SaaS, hébergé ou « on premise ».

e)      Éditeur de la solution ou simple fournisseur

Pour les petites solutions, il n’est pas rare que le fournisseur soit aussi l’éditeur de la solution. Ceci est une garantie de parfaite maîtrise de la solution mais en même temps cela signifie que vous êtes sur une solution de niche donc que vous avez opté pour une solution spécialisée qui potentiellement pourrait poser des problèmes d’évolutivité.

f)       La langue de travail du fournisseur

g)      Le support et la maintenance

Quel type de support offre le fournisseur?

–          Support technique (mise à jour de la solution, gestion des montées de version…)

–          Gestion des anomalies. Quel est le temps de réponse en fonction de la gravité des anomalies…

–          Gestion des demandes d’évolution

–          Support fonctionnel

h)      La stratégie d’implantation

Le fournisseur réalise ou accompagne-t-il simplement la réalisation?

i)        Stratégie de formation

Le fournisseur offre-t-il un service de formation? Sera-t-il en mesure de fournir le matériel de formation et le cas échéant assurer les formations?

Publié le 07.10.2015