HRIS – Gestion du changement

Mandat et défi

Afin d’uniformiser ses différents systèmes RH et d’améliorer ses processus, notre client, leader dans l’agroalimentaire, souhaitait mettre en place une solution de capital humain standardisé au sein de ses divisions canadiennes et américaines. Comme toute implantation de systèmes et changements

de processus, le succès¸du projet reposait sur l’adoption des utilisateurs. C’est ainsi que Talsom a été mandaté pour développer le plan de gestion du changement, gérer les différentes activités associées ainsi que l’équipe locale de gestion du changement. Cela comprenait une analyse détaillée des parties prenantes et des impacts, un plan de communications, de formation, de soutien et de transition. Talsom a aussi accompagné le leadership tout au long de ce projet.

 

Plus de 10 000 employés touchés au Canada et aux États-Unis.

Plus de 40 sites et usines

Implantation de type « big bang »

Durée de l’implication de Talsom : 6 mois

 

Besoins et objectifs

  • Avoir une solution intuitive, facile d’accès (en tout temps, via Internet), et sécuritaire pour gérer les données et activités liées aux RH
  • Améliorer et standardiser les processus RH au sein de l’entreprise
  • Intégrer le traitement de la paye aux activités RH du client, qui était auparavant externalisée
  • Réduire les processus inefficaces et les charges administratives lourdes, notamment au niveau de la gestion documentaire
  • Offrir plus d’autonomie aux gestionnaires et aux employés en leur donnant la possibilité de gérer leur profil personnel, de consulter leurs talons de paye directement en ligne, et d’effectuer des demandes de congés
  • Améliorer la communication de manière tri-directionnelle entre les professionnels RH, les gestionnaires et les employés pour toutes les demandes liées aux RH
  • Réduire la consommation de papier de manière considérable
  • Générer des prévisions plus efficaces en termes de gestion du capital humain grâce aux outils analytiques

 

Solution

Le nouveau système de gestion du capital humain pour lequel notre client a opté s’appelle Workday. Workday est une solution basée sur le cloud, autrement dit elle est accessible de n’importe quel appareil doté d’une connexion Internet. Workday est un outil intuitif et facile à utiliser, et offre de nombreuses fonctionnalités dont la gestion des avantages sociaux, de la paye, des congés, de la rémunération et de la performance des employés. Ce système génère également de nombreux rapports qui sont utiles pour la planification stratégique des RH et des gestionnaires.

Transformer la manière de gérer les ressources humaines

Au cours des dernières années, la transformation numérique a grandement remanié les modèles d’affaires ainsi que l’environnement externe et interne des organisations. De nos jours, pour maintenir leur niveau de performance, les organisations doivent repenser leurs modes de fonctionnement afin de prendre en considération l’impact des nouvelles technologies ainsi que les avantages qu’elles pourraient leur procurer.  

Par ailleurs, avec l’accélération exponentielle des changements, ainsi que l’abondance des innovations disponibles sur le marché, il est plus que jamais important, pour les dirigeants d’entreprise, de connaître le potentiel  numérique s’offrant à eux, qui leur permettrait d’accroître leur performance.  

D’un point de vue gestion des ressources humaines, les entreprises ont maintenant accès à un ensemble de systèmes d’information (SI), qui permettent de prendre en charge un ensemble de pratique RH.  

Avec un futur du travail qui sera sans conteste différent, on peut prévoir que les attentes envers la fonction des ressources humaines ne seront plus les mêmes. Il est donc essentiel pour les leaders RH d’estimer à quel point leurs systèmes en place offrent les fonctionnalités nécessaires pour leur permettre de maintenir leur niveau d’influence en se positionnant comme un allié stratégique pour leur organisation.1 

 » HR Systems Strategies Increases Value to Business Organizations with a Regularly Updated HR Systems Strategy are twice as likely to be viewed by all levels of management as contributing strategic value, versus organizations that have no HR Systems Strategy. »  
– Étude Sierra-Cedar

Au cours des dernières années, les systèmes d’information en gestion des ressources humaines (SI RH) sont devenus des outils indispensables pour répondre aux besoins changeants de cette fonction. Ces outils offrent des possibilités allant de gains d’efficience et d’efficacité jusqu’à l’augmentation de la capacité dynamique de l’organisation.   

Les SIRH, qu’est-ce que c’est ?
Un SIRH est un des systèmes d’information permettant de recueillir, d’entreposer, de manipuler, d’extraire et de distribuer l’information touchant la gestion des processus RH de l’organisation. Les formules offertes aux entreprises sont multiples, mais le SIRH est essentiellement constitué de différents logiciels ou d’une solution web interconnectés, permettant de centraliser et simplifier différentes fonctions RH telles que la gestion administrative, la gestion de la paie, la gestion des recrutements ou encore, la gestion de la formation. 

Pourquoi y apporter une attention particulière en tant qu’entreprise ? 
Bien que posséder la bonne combinaison de ressources distinctives est un atout essentiel pour une organisation, il semble utopique de penser que cela puisse procurer un avantage concurrentiel durable. En effet, avec la turbulence de l’environnement externe, les organisations ont, plus que jamais, besoin de développer et cultiver leurs capacités dynamiques pour être capables de répondre efficacement aux défis fréquents auxquels elles font face. En ce sens, l’adoptant d’un SIRH permet d’accroître cette capacité en procurant une plus grande flexibilité dans la configuration, la reconfiguration ainsi que l’intégration des compétences internes et externes de l’organisation, permettant ainsi une adaptation plus rapide aux changements.  

De plus, avec la prise en charge d’un ensemble d’activités, le SIRH permet d’améliorer l’efficacité ainsi que l’efficience des services RH en automatisant les activités transactionnelles routinières. Pour les professionnels RH, cela rime avec une économie de temps considérable, normalement consacré à la réalisation de tâche à non-valeur ajoutée pour l’organisation.  Plus de temps peut donc être consacré à des activités transactionnelles ou stratégiques, dégageant ainsi une valeur ajoutée plus grande pour l’organisation.

Joueurs d’équipe modèles : leurs caractéristiques

La coupe du monde de soccer en juin dernier nous a rappelé un point clé : le sélectionneur de l’équipe a  le devoir de choisir des bons joueurs d’équipe afin d’avoir une chance d’arriver au but.

Si je vous pose la question, vous devez surement avoir une idée avec quels coéquipiers il est plaisant de travailler et d’autres avec qui l’exercice est plus difficile. Je vous propose donc quatre caractéristiques qui vous permettront de devenir le partenaire de travail idéal.

L’organisation au sein de l’équipe : En équipe, il est important de suivre certaines règles notamment les horaires d’équipe et la méthodologie de l’équipe. Il est difficile d’être un bon joueur d’équipe si on ne suit pas les règlements. Si la méthode de travail proposée par l’équipe ne vous convient pas et si vous voyez une réelle possibilité de l’optimiser, soyez facilitateur en proposant votre méthode et coachez vos coéquipiers pour qu’ils aient envie d’adopter votre proposition.

La communication positive : Sous la pression et le stress du respect de la livraison, nous pouvons être tentés de ne communiquer que le négatif qui demande une attention immédiate. La différence se fera ressentir avec un bon joueur d’équipe qui mettra en premier lieu l’emphase sur les points positifs dans son interaction avec ses collègues. Cette façon de procéder agira directement sur la motivation des partenaires ainsi que sur l’ambiance de l’équipe et donc aura un effet direct sur la performance.

Inspirer la performance à ses collègues : éviter les mauvais réflexes, les bons joueurs d’équipe vont plutôt redoubler d’ardeur et compenser le manque d’énergie de l’équipe au lieu de se laisser influencer par une équipe démotivante. La motivation est contagieuse. Soyez le joueur qui mène l’ambition de l’équipe dans la bonne direction.

La confiance envers ses collègues : Vouloir tout contrôler peut être tentant quand on tient particulièrement à ce que le résultat du travail de l’équipe soit irréprochable. Contrairement aux idées reçues, ce dévouement ne sera certainement pas apprécié par les collègues. Un bon joueur d’équipe fait confiance à ses collègues et croit en leur valeur. Si ce n’est pas le cas, apprenez à connaître vos coéquipiers et développez une relation professionnelle solide. Dans le cas échéant, en les connaissant mieux, vous pouvez tout de même les guider dans des rôles dans lesquels vous avez confiance qu’ils rayonneront.

Comme au soccer, l’équipe gagne ensemble ou échoue ensemble, ainsi, vous connaissez maintenant les caractéristiques qui vous permettront de devenir un joueur d’équipe modèle. En appliquant cette façon d’être et de faire, toutes vos actions et votre ambition seront dirigées vers l’objectif commun de l’équipe afin de remporter la victoire.

Les bénéfices d’une solution T&E

La même question revient toujours lorsque l’on pense à la gestion des dépenses et des voyages d’employés. Pourquoi changer? Le « Excel » fonctionne et les employés sont payés. Ces préoccupations sont  pertinentes, mais si l’on prend le temps d’analyser la situation actuelle, le résultat est parfois surprenant. Dans les prochaines lignes, nous allons regarder les grands éléments qui supportent cette réflexion ainsi que les grands pôles de bénéfices qui s’y rattachent. La décision d’implanter une solution de gestion des dépenses et des voyages est généralement supportée au niveau de la haute direction par l’un ou plusieurs des éléments suivants :

  • Volonté de l’organisation d’avoir un outil de gestion des dépenses efficace, commun et équitable pour l’ensemble des employés et adapté à réalité d’affaires et au contexte économique changeant
  • Diminuer la lourdeur administrative associée à l’utilisation de plusieurs outils
  • Appuyer les approbateurs et les employés en mettant à leur disposition des outils plus efficaces
  • Rendre l’information et l’application des politiques cohérentes et uniformes
  • Diminuer les risques de fraudes ou d’erreurs
  • Automatiser le processus de A à Z
  • Gestion systématique des éléments contrôlables de la politique voyages sur tous les rapports de dépenses
  • Approbation électronique des dépenses et suivi de l’identité de l’approbateur
  • Accès au système en tout temps et de partout via Internet (sans un accès VPN)

Ces grands principes dirigent la réflexion sur les besoins au niveau de l’organisation.  Néanmoins, bien comprendre la situation actuelle va grandement aider la définition des bénéfices qui vont supporter le plan d’affaires. Si la volonté de revoir le processus de gestion des voyages et des dépenses n’est pas le fruit d’une crise, l’analyse des éléments suivants serait un bon point de départ afin de comprendre l’état des lieux.

Éléments de réflexionsCommentaires
Mécanique de réservation et d’achat (vols, hôtel, voitureExiste-t-il une agence de voyage en place, avons-nous un outil centralisé de réservation en ligne?
Préparation du rapport
  • Quelle est la source (Excel;PDF; autre)
  • Combien de temps est passé par les employés et les gestionnaires pour la production et l’approbation
  • Quelles sont les erreurs les plus courantes (mauvais « GL »; mauvaise codification;…)
  • Les rapports physiques doivent-ils voyager (FedEx ou autre)
Gestion et validation des reçues
  • Avons-nous une politique claire sur la gestion des reçus?
  • Qui valide que les reçus soient présents et conformes avec la dépense réclamée?
Processus d’approbation
  • Comment le suivi des approbateurs est-il fait? (la bonne personne qui signe avec le bon niveau)
Comptabilisation des rapports pour le paiement
  • Combien de temps est passé pour la comptabilisation des rapports de dépenses dans le ERP ou le système financier
  • Quel est le niveau d’erreur et de reclassification
Visibilité et ventilation des voyages et des dépenses d’employés
  • Quel est le niveau de visibilité présentement disponible
Contrôle de la politique de gestion des voyages et des dépenses
  • Avons-nous une politique et si oui à jour?
  • Quels moyens avons-nous pour valider et suivre le respect de la politique
Traitement des taxes
  • Le traitement des taxes est fait comment (Ex :Vols)?
Gestion des cartes de crédit
  • Quel est le processus de gestion et de réconciliation des cartes de crédit corporative

Une fois la situation actuelle bien comprise, l’analyse de la cible et des bénéfices peut débuter de façon éclairée. La liste suivante représente certaines pistes de réflexion qui permettront la définition de bénéfices qualitatif et quantitatif. Voyage

  • Billets non utilisés
  • Meilleure négociation avec les fournisseurs de voyage pour une meilleure visibilité
    • Prix moyen du billet réduit
    • Réduction des frais d’hôtel (applicable à la chambre la moins coûteuse)
    • Recours accru aux fournisseurs privilégiés
    • Réduction des frais de transaction (de l’adoption ultérieure)

Dépenses

  • Amélioration de la gestion des dépenses en augmentant l’application de politiques et fourniture de la visibilité des dépenses pour les gestionnaires
  • Réduction des audits (sur la base des règles intégrées d’audit)
  • Diminution de la fraude (repas d’entreprise en double, articles onéreux, séjours à l’hôtel, repas des participants, dépenses proches de la limite de la réception)
  • Respect accru de la politique (adoption, frais de voyage, réservé vs effectif, hôtels dépassant tarif négocié, identifier les principaux contrevenants)
  • Réduction des erreurs (présentation en double, participants en double, recettes manquantes)
  • Amélioration de la comptabilité d’exercice (réduction de la durée de paiement à la fois par carte et en liquidités aux employés ; visibilité dans les frais de cartes non déclarées)
  • Dépenses (kilométrage excessif de la voiture, frais accessoires, utilisation d’Internet, frais groupés comme minibar / film, voiture de ravitaillement, GBS, assurance)
  • Augmentation de la productivité front-office par un gain de temps pour les voyageurs et les gestionnaires
  • Les notes de frais sont remplies automatiquement avec des données électroniques de réception avant le retour des voyageurs.
  • Les violations de politique sont signalées, afin que les gestionnaires sachent quels articles requièrent un examen attentif.
  • Les applications mobiles rendent facile pour des voyageurs la préparation, la présentation et l’approbation des rapports de dépenses à partir de n’importe où, libérant ainsi du temps à passer au bureau et réduisant les temps de cycle de notes de frais.