Innover collectivement pour répondre à un défi numérique

Innover collectivement pour répondre à un défi numérique – Venez vivre l’expérience du premier Design Thinking Jam à Montréal, le 13 septembre prochain.

 

La transformation digitale ne touche pas seulement les entreprises, mais nous tous. Et pour cause, lequel d’entre vous n’a jamais vu son quotidien impacté par la technologie ? À différents niveaux, cette dernière agit aussi bien sur la réalité des organisations en touchant directement leur écosystème, que l’ensemble des citoyens en modifiant les manières de consommer par exemple.

Chez Talsom, nous avons la ferme conviction que l’humain, la technologie et l’innovation réunis peuvent faire une réelle différence dans la recherche et l’élaboration de solutions face à ces enjeux liés au numérique. C’est cette mission, que nous nous sommes donnée, que nous souhaitons incarner à travers des initiatives telles que le Design Thinkin Jam.

Créativité et exécution au cœur de l’initiative du Design Thinking Jam

Le 13 septembre prochain aura lieu le tout premier Design Thinking Jam à Montréal. Cet événement, ouvert à tous, a pour objectif de rassembler du monde pour créer une session d’idéation et répondre collectivement à un défi de transformation numérique, à travers l’approche co-créative du Design Thinking.

Pierre angulaire de l’innovation, le Design Thinking est plus qu’une simple approche, c’est un état d’esprit fondé sur l’empathie. Grâce à une profonde compréhension des utilisateurs, de leurs besoins, et de l’écosystème dans lequel ils évoluent, cette démarche itérative crée un climat collaboratif duquel émerge la créative pour arriver à des solutions viables et désirées. À travers le Design Thinking, la transformation numérique peut devenir, pour chaque organisation, un réel levier de création de valeur.

Le défi numérique de L’Itinéraire

À l’occasion de cette première édition, Talsom a choisi d’aider le groupe communautaire L’Itinéraire, dont la mission est d’accompagner des personnes en processus de réintégration sociale en leur offrant une opportunité d’emploi à travers la vente et la rédaction d’un magazine. Dans le cadre de la vente de magazines de rue par ses camelots, l’organisme doit actuellement faire face à une réalité d’achat désormais devenue numérique.

Aux côtés de Talsom qui le guidera à travers une démarche complète de Design Thinking, L’Itinéraire s’est donc donné comme objectif de trouver une solution de micropaiement, qui lui permettrait d’améliorer son mode de vente et ainsi d’optimiser la vente de magazines de rue et la qualité de vie de ses camelots. Puisque l’essence même de L’Itinéraire est la vente dans la rue ainsi que le contact humain entre camelots et clients, il n’est pas souhaité par l’organisme de transitionner vers une version numérique de son magazine.

C’est durant ce Design Thinking Jam que nous aiderons ensemble L’Itinéraire, en répondant à l’équation menant à l’Innovation. Portés par notre équipe d’experts en Design Thinking, nous irons au-delà de l’idéation, puisqu’en plus de générer des idées, nous les concrétiserons à travers une phase de prototypage. C’est en croisant les points de vue de chacun, qu’ensemble, nous arriverons à générer un réel changement qui aura un impact positif sur la société.

Comment participer au Design Thinking Jam ? Inscrivez-vous gratuitement en cliquant ici.
Et pour en savoir plus sur l’approche du Design Thinking, consultez notre ebook.

À propos de L’Itinéraire 

L’Itinéraire est un organisme d’économie sociale qui s’est donné pour mission d’accompagner des personnes marginalisées, exclues du marché traditionnel du travail, ayant connu l’itinérance, la dépendance, ou souffrant de problèmes de santé mentale. Au fil des années, ce sont environ 2500 personnes qui ont vu leur qualité de vie s’améliorer grâce à la rédaction et la vente de magazine de rue.

Une nouvelle offre de service basée sur le Design Thinking

La semaine dernière, Talsom dévoilait sa nouvelle offre de service « Stratégie technologique et Innovation » au salon Connexion. Cette nouvelle offre, basée sur l’approche du Design Thinking, s’inscrit dans l’accompagnement que Talsom propose aux entreprises dans l’intégralité de leur transformation numérique de la stratégie à l’implantation, en passant par l’architecture d’affaires, le leadership de projet et la gestion du changement.

Une transformation numérique propulsée par le Design Thinking (TN/DT)
Dans une ère où la transformation numérique est devenue une réalité concrète pour chaque entreprise, Talsom souhaite accompagner chacun de ses clients dans la définition de son identité et de sa cible numérique. En effet, les organisations qui ne parviennent pas à identifier ces deux variables auront du mal à survivre dans l’environnement, qui se veut de plus en plus compétitif. Supportée par notre équipe d’experts en Design Thinking, chaque entreprise sera donc en mesure de prendre ces décisions numériques clés qui serviront de fil conducteur pour l’ensemble de ses initiatives et activités.

On ne peut pas mesurer ce qu’on ne définit pas

Nous implantons au cœur des organisations une culture tournée vers l’innovation et nous co-créons des designs organisationnels, des processus, des canaux, des services, et des produits numériques. À travers l’approche approuvée de Design Thinking, nous souhaitons faire de la transformation numérique un levier de différenciation, de compétitivité et de croissance pour chaque entreprise. Pierre angulaire de l’innovation, le Design Thinking est plus qu’une simple approche, c’est un état d’esprit fondé sur l’empathie. Grâce à une profonde compréhension des utilisateurs, de leurs besoins, et de l’écosystème dans lequel ils évoluent, la démarche itérative du Design Thinking crée un climat collaboratif duquel émergent des solutions viables et désirées sur le marché.

On ne peut pas faire progresser ce qu’on ne mesure pas

Aujourd’hui, 56 % des CEO confirment que les améliorations apportées grâce à l’introduction du numérique ont déjà fait augmenter leurs profits[1]. Le Design Thinking supporte les entreprises dans l’alignement de leur vision stratégique avec une bonne exécution de leurs projets technologiques.

Pour consulter les détails de la nouvelle offre, consultez notre PAGE.


[1]
Source : Gartner, Gartner Survey Shows 42 Percent of CEOs Have Begun Digital Business Transformation (2017)

Rendez-vous au salon Connexion du 18 au 19 avril

Dans le cadre du lancement du lancement de la nouvelle offre de service « Stratégie technologique et Innovation », Talsom participe au salon Connexion, à Place Bonaventure, ces 18 et 19 avril prochains.

Un salon exclusivement dédié à la transformation numérique
Organisé par le journal Les Affaires, Connexion est le premier salon entièrement dédié à la transformation numérique au Québec. À l’occasion de la première édition, ce sont plus de 2500 visiteurs dont une majorité de décisionnaires qui sont attendus et plus de 50 conférences sur la transformation numérique qui seront tenues.

Nos activités au salon
Fier partenaire argent de cet évènement, Talsom vous guidera à travers trois conférences et sept ateliers sur la découverte du Design Thinking.

Conférences
La première conférence intitulée « Le Design Thinking, moteur de votre transformation numérique » présentée par Olivier Laquinte, Niels Billou expert en Design Thinking et un célèbre invité mystère aura lieu le mercredi 18 avril à 15h.

Le jeudi 19 avril à 9h45 une discussion sur l’alignement des différentes fonctions de l’entreprise dans la transformation numérique sera menée dans le cadre de la conférence « Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin ». Le panel de discussion sera formé de :

  • Denis Caron Vice-Président Personnes & Culture et Conformités Stratégiques chez Sanimax
  • Nadia Petrolito, Vice-Présidente et Chef des Communications Corporatives chez L’Oréal Canada
  • Denis Gagnon, Vice-Président Technologies de l’Information chez Bouclair
  • Nancy Lessard, Vice-Présidente Finances & Administration chez Groupe Clairus
  • Dominic Allard Directeur des Systèmes Information chez Mondou

La dernière conférence « La transformation numérique en action : le cas de CCM » sera présentée par Giovanna Diielsi Directrice TI & E-commerce chez CCM ainsi que trois experts Talsom en la personne de Martin Bourassa, Vice-Président Architecture Stratégique, Emmanuelle Fortier, conseillère en Gestion de Changement et Claude Noiseux, consultant en Management et Leadership de Projets. Elle aura lieu à 15h le jeudi 19 avril.

Ateliers Design Thinking
Les sept ateliers découverte, répartis sur les deux jours, seront menés par notre équipe d’experts en Design Thinking composée de Niels Billou, Éric Dupont, Éric Paulin, Patrick Vigneault et Dany Jutras. Découvrez la présentation détaillée de l’atelier.

 Pour plus de détails sur nos activités au sein du salon, cliquez ici.

Le Design Thinking au service de la transformation numérique

72% des dirigeants de grandes compagnies pensent que les trois prochaines années seront plus déterminantes pour leur industrie que les cinquante dernières. Aujourd’hui, chaque entreprise est à la recherche de sa boule de cristal qui la fera se différencier de la concurrence et qui la placera sur les rails de l’innovation. Mais concrètement, une solution magique existe-t-elle vraiment? Difficile à dire. En revanche, placer l’humain au cœur des processus d’affaires et supprimer le travail en silo s’avère être une véritable technique au service de l’innovation. C’est en tout cas la logique qui anime le Design Thinking.

La transformation numérique, c’est quoi?
Nous sommes au cœur d’une ère rythmée par des transformations et des changements, et c’est en grande partie dû aux technologies du moment comme le cloud, l’internet des objets, le Big Data, l’intelligence artificielle ou encore la réalité augmentée et virtuelle. Toutes ces innovations font évoluer la manière dont nous travaillons, tant à l’externe avec les clients, qu’à l’interne au cœur des organisations. Si l’idée de transformation numérique restait floue pour la plupart des dirigeants il y a encore quelques années, elle est devenue partie intégrante de beaucoup de stratégies en 2017 [1]. Une transformation plus profonde de l’entreprise vers le digital ne peut être réalisée que si elle est comprise en amont, puis conduite de manière organisée et continue.

Pour Talsom, la transformation numérique c’est faire évoluer l’intégralité de son modèle d’affaires et de sa chaîne de valeur en s’appuyant sur un processus d’innovation et sur les nouvelles technologies disponibles, ou à venir. Pour demeurer compétitifs, vous devez viser au-delà des solutions évidentes et augmenter le potentiel avant-gardiste non seulement de vos produits, mais aussi de votre modèle d’affaires.

Comme chacun le sait, il ne suffit pas de faire du commerce électronique pour entrer dans l’ère de la transformation numérique. Il faut repenser vos produits, vos fonctions internes et l’intégration de l’organisation dans son écosystème. Pour réussir ce tour de force, le travail en silo n’est pas une option, car les impacts de la technologie traversent votre structure organisationnelle de haut en bas, et de gauche à droite. La technologie bouleverse les relations que vous entretenez avec vos employés, vos fournisseurs, vos distributeurs et évidemment, vos clients.

Il y a seulement quelques mois, lorsque je rencontrais un dirigeant d’entreprise, ce dernier se demandait de quelle façon la technologie pouvait supporter sa stratégie et sa croissance. Désormais, la question à se poser est plutôt « quel impact aura la technologie sur mon écosystème et comment m’y préparer ? ». Il n’existe pas une réponse toute faite à cette interrogation, mais plutôt une multitude de scénarios possibles. Or, pour arriver à les identifier, il faut être capable de poser un regard neuf sur son organisation. C’est justement ce que le Design Thinking permet de faire.

La créativité collective
Le Design Thinking relève tout d’abord de l’art de comprendre les gens. La solution proposée doit être conforme aux désirs de l’utilisateur, qu’il soit client, mais aussi employé, fournisseur ou partenaire. En effet, si l’on veut être capable d’amener une bonne transformation numérique, tout ce monde-là doit être pris en compte, écouté et compris. Lorsqu’on fait une immersion complète dans le monde de l’utilisateur, on est alors plus enclin à identifier ses problématiques, et à travailler ensuite sur une solution 100% adaptée à ses besoins. En interrogeant son écosystème d’affaires ou en observant l’utilisateur en situation réelle, on est davantage capable de recueillir des données objectives.

Après avoir défini vos besoins, rassemblez des personnes aux expertises et statuts variés autour d’une table. Que ce soit au sein même de votre entreprise – marketing, finance, ressources humaines, service à la clientèle, technologie – ou de votre écosystème d’affaires – clients, partenaires, fournisseurs, membres du conseil d’administration – faites fusionner la vision de chacun et vous verrez que grâce à des ateliers collectifs de créativité, vous serez capable d’explorer des scénarios technologiques inattendus.

Ne plus faire travailler les parties prenantes de façon isolée permet de récolter les perspectives de chacun et de favoriser la construction et la déconstruction d’idées.  

En outre, les solutions sont réalisables seulement si elles peuvent prendre vie. C’est pourquoi filtrer les idées selon des logiques de viabilité et de faisabilité permet de fournir un résultat durable, apportant une valeur économique à l’utilisateur, le tout à l’aide des technologies. En Design Thinking, pour être considérée comme une véritable source d’innovation, une solution doit être financièrement viable, humainement désirable puis technologiquement faisable.

Qu’il s’agisse d’un mur de post-it, un jeu de rôle, un brainstorming, un objet, une interface, ou même un storyboard, les concepts se matérialisent de diverses façons. Chaque partie prenante peut tester un prototype et interagir avec ce dernier, ce qui renforce la construction de solutions efficaces. Encore une fois, l’approche que caractérisée de human-centered innovation porte bien son nom, puisque chaque phase vient enrichir votre niveau de compréhension quant à la désirabilité des solutions coconstruites.

 L’humain et la technologie interconnectés
Aujourd’hui, le Design Thinking est utilisé dans plusieurs secteurs, et agit au sein d’activités toujours plus variées, que ce soit les ressources humaines, le marketing, mais aussi la technologie. En l’adoptant, vous maximisez les chances d’accroître votre taux de réussite en matière de transformation numérique. Non seulement vous pourrez offrir un regard extérieur sur votre modèle d’affaires, mais vous le ferez à travers un exercice mobilisateur pour vos équipes.

Il existe une réelle connexion entre l’humain et la technologie, mais le point de départ de votre transformation numérique reste indéniablement une discussion entre collègues et partenaires d’affaires. Posez les bonnes questions, au bon moment, et vous pourrez créer de la valeur. Par la suite, c’est ce qui émergera de ces échanges qui vous permettra d’identifier votre cible, le reste de vos actions et vous fera sortir des sentiers battus.

 

Article co-écrit avec Charlotte Cagnet

[1] Communiqué de presse: Gartner Survey Shows 42 Percent of CEOs Have Begun Digital Business Transformation. Avril 2017.
Récupéré de: https://www.gartner.com/newsroom/id/3689017

Design Thinking: comment bien comprendre les besoins de votre client?

Le Design Thinking, tout le monde en parle! Mais il n’est pas toujours évident de se faire une représentation concrète de ce concept, qui ouvre de nouvelles portes à l’innovation. Bien que le processus soit relativement simple à comprendre, la pratique en elle-même peut s’avérer être un peu complexe au premier abord. Pour nous éclairer sur sa définition et sur les opportunités qu’elle offre, nous avons fait appel à un expert en la matière, Niels Billou.

Niels est maintenant Expert en Design Thinking chez Talsom. Sa vision experte nous permet d’intégrer cette pratique à notre offre de service en stratégie, afin de co-créer des solutions innovantes et personnalisées répondant aux problématiques en transformation numérique de nos clients.

Titulaire d’un PhD en entrepreneurship et innovation, Niels Billou a enseigné dans les plus grandes écoles de commerce dont HEC Paris, London Business School ou encore Ivey Business School. Tout au long de sa carrière, il a formé plusieurs dirigeants de grandes entreprises telles que Bosch, Deutsche Telekom, Siemens, IBM, Nokia ou encore SAP, chez qui il a participé à la mise en œuvre du processus de Design Thinking pour SAP Canada. Niels fut l’un des professeurs fondateurs de l’école de design HPI de Berlin et est aujourd’hui à la tête de l’Institut Humanos, un organisme à but non lucratif, qui utilise le Design Thinking pour transformer la vie des personnes les plus pauvres à travers le monde.

Alors, commençons par le commencement : qu’est-ce que le Design Thinking ?

Un état desprit
Le Design Thinking ne date pas d’hier. L’approche née d’esprits « technos-créatifs » de l’Université de Stanford, a été introduite en Californie à la fin des années 1960. Elle fut utilisée pour créer la première agence de design IDEO, dont le siège social est situé à Palo Alto, l’une des plus grandes plaques tournantes de la créativité.

Le Design Thinking ne possède pas de définition universelle, mais Niels Billou rejoint les deux proposées par Tim Brown, CEO d’IDEO :

« Le Design Thinking est une approche centrée sur l’humain, qui s’inspire des outils du designer pour intégrer les besoins des utilisateurs, les possibilités offertes par la technologie, et les exigences pour réussir dans le monde des affaires. »

Se concentrer sur la réelle compréhension des problématiques des utilisateurs et sur la création d’une solution selon leurs points de vue. C’est en ça que réside la clé du Design Thinking. Vous pouvez consulter la vidéo IDEO Shopping Cart, qui illustre concrètement comment le processus de Design Thinking s’applique pour innover et repenser un produit de tous les jours.

De lidée au projet
Un processus de Design Thinking comprend 6 étapes, toutes centrées autour d’une compréhension approfondie des besoins de l’utilisateur, des prototypes rapides, des tests et des idées itératives. Selon Niels Billou, un processus complet se réalise sur le long terme, entre 10 à 12 semaines au minimum.

Source : Nielsen Norman Group – Graphique : Talsom

 

EMPATHIE
Voyez le monde à travers les yeux de l’utilisateur, car c’est de cette manière que vous arriverez à définir sa problématique. Dans cette première étape, travaillez donc pour comprendre le contexte de son problème, en creusant en profondeur ses pensées et son ressenti. C’est avec une approche itérative, que vous définirez le problème, mais surtout que vous l’aborderez à travers le point de vue de l’utilisateur.

DÉFINITION
Tentez de comprendre les contours du problème en mettant des mots sur vos observations et sur le ressenti de l’utilisateur. La définition de la problématique observée doit uniquement se faire de son point de vue. Si l’on éprouve des difficultés à clairement cerner la situation, un retour à la première étape est nécessaire.

« Le Design Thinking n’est pas seulement une science. C’est aussi l’art de comprendre les gens. »
– Niels Billou 

IDÉATION
Soyez créatif ! Visez au-delà de l’innovation incrémentale. Proposez des idées brutes qui seront la source d’une innovation radicale et révolutionnaire et qui répondront à la problématique de l’utilisateur observée à l’étape précédente. Filtrez ensuite toutes les propositions envisagées selon une logique de viabilité de faisabilité.

PROTOTYPE
Retenez les composantes essentielles des idées sélectionnées et construisez un MVP (Minimale Viable Product). En effet, les prototypes initiaux se présentent généralement sous la forme de Lego, de pâte à modeler ou simplement en papier ou en carton. L’essentiel est de créer quelque chose rapidement et à moindre coût.

TEST
Lors de cette étape, l’équipe valide le prototype avec l’utilisateur pour voir si la solution répond à ses besoins. À travers cette démarche de co-création, l’équipe peut ajuster le produit ou le service en fonction de la rétroaction et de la contribution de l’utilisateur, afin de répondre le plus précisément possible à ses attentes. Au stade du test, il est important d’être prêt à réitérer complètement la solution en revenant aux différentes étapes du processus. En adoptant cette approche itérative, vous construisez une solution qui est la plus susceptible d’être acceptée et adoptée par l’utilisateur. Vous devez revenir en arrière autant de fois que nécessaire pour affiner au maximum la solution. Il est très probable que chaque itération fera émerger de nombreux besoins imprévus, dont il faudra prendre en compte lors des ajustements.

MATÉRIALISATION
Une véritable innovation est menée que si la vision est concrètement exécutée, d’où l’importance de cette dernière phase qui consiste à produire la pièce finale. Vous aurez entre les mains une véritable innovation si vous avez efficacement exécuté chaque étape du processus et cerné en profondeur les besoins de l’utilisateur.

Le processus de Design Thinking est une expérience intense dont il est facile de comprendre les étapes, mais plus difficile de les maîtriser. Le succès dépend de la mise en place d’une équipe engagée avec une formation multidisciplinaire, d’un coach expérimenté en Design Thinking pour guider le processus, et d’une compréhension approfondie difficultés de l’utilisateur.

« La maîtrise du processus de Design Thinking nécessite du temps et de la pratique. Vous devez utiliser à plusieurs reprises les techniques et les outils sur plusieurs projets. Ce n’est pas quelque chose que vous pouvez improviser parce que chaque projet est unique, avec son propre contexte et ses propres circonstances. Vous devez développer les bons réflexes, à la fois analytiquement et intuitivement, et les appliquer de manière appropriée pour chaque situation. »
– Niels Billou

Quelle valeur ajoutée pour mon entreprise?

« Pourquoi devrais-je prioriser le Design Thinking plutôt qu’une autre approche traditionnelle? ».Tout se joue dans la manière dont vous allez aborder la problématique de votre client. Si vous mettez l’emphase sur le client et que vous l’observez agir et interagir au sein de son écosystème, alors seulement là vous serez capable de cerner ses besoins et surtout les comprendre.

En essayant de soulager un point de douleur plutôt que de simplement résoudre des problèmes, vous serez en mesure de poser les bonnes questions, au bon moment et d’y répondre de manière à créer de la valeur pour l’utilisateur. En suivant cette approche, vous devenez ouvert à des solutions plus innovantes et plus créatives que celles habituellement contraintes par les méthodes traditionnelles.

Une expérience client personnalisée
Dans un contexte de transformation numérique, le Design Thinking se positionne comme la pierre angulaire de l’innovation. Il permet de créer des expériences intégrées et personnalisées qui dépassent les besoins exprimés du client, grâce à une recherche empathique et une compréhension approfondie de ses défis. Il agit comme levier pour développer une offre répondant aux besoins du client, et non l’inverse.

En 2017, 68% des entreprises ont fait le choix de prioriser les expériences personnalisées.  [1]

Le processus soutenu par des équipes multidisciplinaires agit à titre collaboratif. Faites le test! Rassemblez des personnes aux statuts et aux expertises variés autour d’une table, et vous verrez que vous serez capable d’identifier des opportunités et des menaces que vous n’auriez probablement jamais détectées autrement. Ne plus faire travailler les parties prenantes en silos leur permet de se challenger et d’innover sur des solutions plus performantes, en tirant profit de l’intelligence collective. À titre d’exemple, les responsables au marketing et aux TI ainsi que les équipes de production peuvent collaborer pour définir les besoins en logiciels pour les outils marketing de promotion commerciale. De même que des clients, partenaires et distributeurs réunis peuvent identifier ensemble de nouveaux défis sur le marché.

Discount Tire est l’un des premiers détaillants à avoir adopté le Design Thinking avec l’aide de SAP. Avec plus de 875 points de vente à travers les États-Unis, cette entreprise de pneus, l’une des plus importantes au monde, a exploré les possibilités d’améliorer son expérience en ligne et en magasin en cherchant à réduire le temps d’attente.

Plus les opportunités d’affaires grandissent, plus le rôle du Design Thinking devient un facteur de succès dans l’expérience client et les solutions déployées à cet effet. Cependant, la pratique requiert un investissement important en termes de temps de la part de l’équipe ainsi qu’un bon encadrement. L’adopter engendre un changement le management et parfois même dans la culture de l’entreprise.

 

Article co-écrit avec Charlotte Cagnet

[1] Source: ‘Hot Or Hype: The Most Important Retail Technologies For 2017’. (March 2017). Forrester

5 conseils pour communiquer efficacement un changement

La communication, c’est évident, mais efficacement menée, c’est optimal! Chaque entreprise, si elle souhaite rester compétitive, performer et s’adapter aux fluctuations du marché, doit évoluer. Mais le mot changement résonne parfois comme une incertitude ou une perte de contrôle dans les oreilles des employés. 70% des échecs d’implantation d’une solution mettent en cause le facteur humain. L’une des causes? Une lacune au niveau des communications empêchant les employés de comprendre le pourquoi du changement.

Parce que la communication est un des outils essentiels pour aider les employés à naviguer avec succès vers la transition, Talsom vous offre ses conseils pour l’appliquer efficacement :

1 – En amont? Anticipez!
Avant tout, structurez vos efforts en élaborant un plan de communication au sein même du plan global de gestion du changement. Vous garantissez ainsi une harmonisation des informations diffusées.

Décrivez d’abord la raison d’être du changement et ce que cela signifie pour les employés, pour pouvoir ensuite concentrer les messages vers une description des changements à venir, notamment les aspects techniques s’il y a lieu. Dans le même temps, déterminez vos cibles : chacun des destinataires concernés par le projet n’est pas abordé de la même façon.

Planification rime généralement avec anticipation. Commencez à communiquer tôt, vous serez davantage proactif et les employés se sentiront déjà engagés dans le processus. « Mais le manque d’information ne constitue-t-il pas un risque ? ». On peut communiquer sans nécessairement posséder chaque détail du changement ni de la solution. Vous pouvez, par exemple, diffuser de l’information sur les besoins et annoncer que d’autres détails seront communiqués prochainement. C’est le manque d’information qui créé de la confusion et de la résistance.

Membres de la haute direction et de l’équipe de projet, clients internes et externes, fournisseurs ou encore sous-traitants, plusieurs acteurs sont impliqués dans ce genre de projet.

2 – Quoi communiquer?  Le pourquoi avant le comment.
« Pourquoi ce changement arrive-t-il ? » est généralement l’une des premières questions posées par les employés. Concentrez vos premières communications sur la raison d’être du changement et n’oubliez pas de renforcer cet aspect tout au long de la transition.

Qui dit incertitude, dit forcément questionnements. Communiquer ce n’est pas seulement diffuser un message, c’est aussi adopter une approche interactive et itérative pour construire une compréhension chez une personne et un sens commun chez un groupe. La communication destinée aux employés, notamment au début, devrait viser à répondre aux questions les plus pertinentes : « Comment le changement va-t-il m’impacter? » ; « Comment mon équipe sera-t-elle touchée? ».

À travers vos réponses, les employés doivent aussi trouver ce que le changement signifie pour eux personnellement. La compréhension de la façon dont leurs rôles vont être modifiés et leur adaptation à l’image de l’entreprise est extrêmement importante.

3 – Et s’il existe plusieurs cibles? Adaptez les messages.
Une communication ne peut s’adresser à l’ensemble de l’audience (sauf peut-être les messages clés qui annoncent le projet). Au cours d’un projet, les informations peuvent passer des dirigeants, aux cadres intermédiaires, jusqu’aux employés. Il est alors important d’adapter les messages, mais de les diffuser aussi simultanément que possible pour éviter un surplus d’information. Vous pouvez d’ailleurs utiliser l’analyse d’impacts de vos cibles pour définir les messages et la fréquence des communications.      

En l’absence de communications efficaces, les cibles comblent le manque d’informations avec leurs perceptions personnelles, ce qui peut mener à des incompréhensions qui impacteront la transition.

4 – Comment être sûr de se faire entendre? Utilisez la voix des leaders.
La recherche d’analyses comparatives montre que les employés sont plus à l’écoute des messages lorsqu’ils sont diffusés par deux catégories de personnes au sein de l’organisation :

  • Les sponsors du changement pour échanger sur la raison d’être de la transition. Les sponsors jouent un rôle déterminant, car ils communiquent régulièrement des messages clés sur la vision et les objectifs du projet.
  • Leurs superviseurs immédiats pour parler davantage de l’impact personnel engendré par le changement.

5 – Comment communiquer ? À l’aide d’une méthode multicanale.
Lorsque des entreprises vivent des changements, les employés ont le réflexe d’envoyer des courriels, qui ont tendance à se perdre dans des boîtes de réception saturées. De plus, le taux moyen d’ouverture dans le cadre de communications internes ne dépasse pas les 50%.  En favorisant la multiplicité des canaux de communication, vous réduisez ces risques et vous doublez aussi vos chances d’atteindre et d’engager 100% de l’audience visée.  

En communiquant des annonces ou des mises à jour via votre Intranet, vous facilitez l’accès des employés à ces informations, qui auront aussi la possibilité de les retrouver plus tard.   Vient s’ajouter le forum de discussion, outil très puissant en période de changement organisationnel. En partageant publiquement, ou au sein de groupes privés, leurs interrogations, préoccupations et idées, les employés s’engagent dans le changement.

En outre, il est conseillé d’encourager la spontanéité via la messagerie instantanée en ligne. Il pourrait même être pertinent, en tant que gestionnaires ou membre de l’équipe de direction, de se rendre disponible pour des « rendez-vous virtuels », afin d’échanger avec les employés.

Rendre les communications attrayantes n’est-il pas une solution efficace pour réduire la sensation d’inconfort en période de changement? Des plateformes basées sur le cloud, telles que GoAnimate, conçoivent des vidéos animées à destination des équipes pour leur expliquer la démarche du changement ou le principe de la solution. En utilisant un support ludique et personnalisable, basé sur un scénario, et souvent agrémenté d’une touche d’humour, vous instaurez un environnement convivial propice à la compréhension et à l’engagement.

La meilleure façon de s’assurer que vos messages sont bien reçus reste les rencontres face à face avec les employés. En recueillant directement leurs retours, vous pouvez adapter au besoin l’approche de votre communication.

Un réseau de champions est aussi utile pour relayer les messages clés notamment dans le cas où le nombre d’employés serait très important et qu’il serait pertinent d’avoir une voie dans chaque département.

Un changement implique généralement beaucoup de remue-ménage dans l’organisation. Ce sont les personnes dans l’entreprise, qui, par leur implication et leurs idées, le créent et l’orientent. Un employé se sentira davantage investi si on lui offre une voix pour s’exprimer. Avec les bons outils, la communication trouve son efficacité et inspire les gens à faire une différence.

Réunion debout : dynamisez vos équipes et soyez un vecteur de changement

Passer toute une réunion debout ? Cela vous paraît absurde ? Pourtant cette méthode existe et elle vous engage à diminuer votre temps de réunion. Ainsi, vous serez encore plus efficace dans la gestion de vos activités, projets ou autres.

Dans notre précédent article à propos des réunions de travail, vous avez pu obtenir des conseils concrets pour optimiser l’efficacité d’une réunion dite « classique ». Ici, nous nous inspirons du courant Agile[1], une approche qui se répand maintenant en dehors des technologies de l’information, pour aborder une nouvelle manière de se réunir.

Bien utilisée, la réunion debout (stand-up ou scrum meeting), vous permet aussi de développer et décupler votre impact dans la gestion opérationnelle de vos équipes en adoptant quelques bonnes pratiques.

Les réunions debout seraient 25 % plus courtes que les réunions assises, pour parvenir à daussi bonnes décisions, tout en améliorant la collaboration, lengagement et la capacité à résoudre des problèmes. [2]

Comment ça marche?
En s’inspirant des valeurs au cœur de l’approche Agile, la réunion debout permet de constater, discuter et ajuster l’action collective dans la production d’un produit, d’un service, l’avancement d’un projet ou l’atteinte d’un résultat visé.

Son utilité principale : coordonner le travail d’une équipe.

Le format habituel de ce type de réunion est de 15 à 20 minutes. Vous pouvez faire moins, à vous voir !

Adaptez la fréquence en fonction de vos besoins. L’important est d’établir et maintenir un rythme dans l’exécution du travail. Certains optent pour une réunion quotidienne, d’autres 3 fois par semaine. Selon les horaires et disponibilités des membres de l’équipe, on vise généralement le matin tôt ou autour du dîner.

L’autodiscipline est de mise car il est vrai que trop de rigidité tue l’utilité. Par contre, un outil comme le Time Timer peut s’avérer très utile. Il responsabilise l’équipe dans sa consommation du temps en réunion en favorisant une meilleure compréhension visuelle. La version iPad de l’application fonctionne aussi très bien.

Linteraction : la clé de la réussite
L’une des particularités de ces réunions est qu’elles misent sur une contribution simple de chacun. Il ne s’agit surtout pas de prendre des notes avec un ordinateur ou de faire un compte rendu au terme de la rencontre.

En ce qui concerne l’animation, chacun des membres de l’équipe est invité à répondre à 3 questions clés, en supposant une fréquence quotidienne :

  1. « Qu’as-tu complété dans les dernières 24 heures? »  
  2. « Que vas-tu prendre en charge dans les prochains 24 heures? OU Que t’engages-tu à réaliser et pour quand? »
  3. « Quels sont les obstacles que tu rencontres et comment peut-on t’aider? »

Le format des questions invite chaque membre à partager les tâches ayant des développements les plus pertinents pour l’équipe.

Limportance des réunions parallèles (side meeting)
Dans le cas où vous rencontreriez un obstacle durant votre réunion debout, résistez à la tentation de le solutionner au cours celle-ci. Il est important d’identifier les bonnes personnes avec les bonnes expertises et les interpeller afin qu’elles se réunissent ultérieurement pour résoudre le problème.

Une réunion d’engagement
Attention, contrairement à une réunion de statut plus traditionnelle, la réunion debout ne sert pas à mettre jour l’ensemble des activités.

Elle est très engageante pour les membres de l’équipe et pour le gestionnaire. Elle ne couvre pas tous les besoins de l’équipe, comme celui de consigner de l’information sur le travail, le plan et la vue d’ensemble. A cet effet, vous pouvez avoir recours à un tableau Kanban par exemple pour agencer le travail. Les membres sont invités à mettre à jour leurs activités sur des post-It préalablement, ou bien après en continu.

 Ce modèle sadapte-il à nimporte quelle situation?
Oui, dans la mesure où il s’agit d’une réunion qui concerne les opérations courantes d’une équipe, quel que soit son type d’activités. Par exemple, le modèle debout n’est pas approprié pour une rencontre de planification stratégique qui demande d’approfondir du contenu. En revanche, elle l’est tout à fait pour la coordination des activités de l’équipe de planification stratégique.

La réunion debout peut agir comme véritable vecteur de changement culturel au sein d’une entreprise. Recourir davantage à ce type de réunions permettrait de coordonner le travail de vos équipes tout en économisant du temps et en ayant un impact fort sur l’engagement, la collaboration et la résolution des problèmes.

Convaincu? Commencez par vous demander si vous avez des chefs de projets familiers avec ces pratiques. Brisez les silos ! Invitez les gestionnaires à tenter l’expérience avec leur équipe en se centrant sur le résultat visé et faites-vous aider d’un coach ou d’un professionnel en la matière si vous devez être guidés. Animez l’aventure. Profitez.

Alors n’ayez pas peur de changer les codes, soyez innovant!

[1] Source : http://agilemanifesto.org/iso/fr/manifesto.html
[2] Source : Talsom à partir de https://source.wustl.edu/2014/06/get-up-new-research-shows-standing-meetings-improve-creativity-and-teamwork/ et https://www.researchgate.net/publication/232529574_The_effects_of_stand-up_and_sit-down_meeting_formats_on_meeting_outcomes