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5 facteurs de succès pour une traçabilité efficace des matières premières alimentaires

La traçabilité de plus en plus complexe

 

Les technologies de gestion d’entreposage (WMS) et de gestion d’exécution manufacturière (MES) contribuent à répondre aux exigences de traçabilité des matières premières alimentaires. Depuis la globalisation des marchés, il s’agit d’un enjeu encore plus d’actualité. La complexité des cycles multiples de production et la gestion des allergènes sont également d’autres enjeux bien présents.

 

Les agences gouvernementales comme l’ACIA ou des initiatives globales d’autorégulation comme le GFSI (Global Food Safety Initiave) se concentrent plutôt sur la gestion préventive des risques de la chaine d’approvisionnement et du processus de fabrication. Cela dit, ils s’entendent pour dire que la modernisation des systèmes de gestion de l’information est un élément de facilitation très important dans un système de traçabilité.  Les systèmes manuels maison sont reconnus pour ne pas être fiables et ils présentent un risque pour la fraude ou le bioterrorisme.

 

Un marché de 15 milliards

 

Il est évident aujourd’hui qu’il y a une demande grandissante pour les technologies en traçabilité. Les principaux fournisseurs de cette industrie évaluent le marché potentiel à environ 15 milliards de dollars d’ici 2020 (Packaging Digest & Food Quality News, 2014).

 

L’implantation d’un système de gestion des inventaires tel que WMS est relativement simple et efficace pour la gestion des produits finis. C’est ensuite que les choses se complexifient, notamment avec la gestion par LOT des matières premières. Ajoutons à cela toute la complexité d’interprétation standard des LOT fournisseurs, de la gestion des allergènes, la rotation des stocks FIFO, et les retours en inventaire.

 

Voici 5 facteurs de succès importants d’une implantation système de gestion des matières premières.

 

  1. La traçabilité comme force motrice de changement organisationnel

 

La gouvernance du projet est le facteur de succès numéro un. L’initiative du projet doit être étroitement liée à la politique de qualité et de sécurité alimentaire de l’entreprise, en plus d’être arrimée avec le plan stratégique de l’entreprise.

 

Un projet de traçabilité est très mobilisateur et il y a peu de barrières à son adoption. Par contre, il est fortement recommandé de mettre en place un plan de gestion de changements afin d’énumérer des actions claires en lien avec l’objectif et surtout pour favoriser une pérennité dans la qualité du travail. Il est aussi très important de bien évaluer la main d’œuvre. Les enjeux de langue, de connaissances et d’éducation ne sont pas rares dans l’industrie.

 

  1. « Garbage In Garbage out » : Remettre en question les processus daffaires actuels

Est-ce qu’une solution technologique va résoudre tous les problèmes d’inventaire et les non-conformités en matière de traçabilité ?

 

Combien de fois avons-nous pu entendre : « Il est impossible d’organiser l’entrepôt car les achats achètent trop. Les achats achètent trop car la production ne rencontre pas le plan de travail et les inventaires ne représentent pas la réalité. Finalement, la production ne rencontre pas le plan de travail, car l’entrepôt n’est pas organisé. » On tourne en rond et tantôt, on blâmera l’incohérence des systèmes pour se déculpabiliser.

 

La réponse à la question en sous-titre est non.  La responsabilisation des employés est un enjeu majeur pour une traçabilité et gestion efficace des inventaires. Mais encore faut-il porter réflexion sur l’encadrement/supervision, les processus et l’environnement de travail actuel. Il est clair que la solution technologique ne servira pas de baume. Plusieurs outils d’amélioration continue sont disponibles pour identifier les causes fondamentales si un problème de fiabilité du compte inventaire physique est récurrent. Il est fortement recommandé de planifier des discussions à ce sujet dans la phase d’analyse d’un projet.

 

  1. Les attentes Énoncer clairement les critères de performance

Les attentes en termes de performance du système varient grandement entre les parties prenantes et aussi d’une organisation à l’autre. Les critères suivants peuvent servir de base.

  • Garantir une traçabilité complète. Prévoir des exercices de rappel afin de mesurer l’efficacité.
  • Être constamment surveillés et entretenus afin d’assurer un fonctionnement continu, ce qui peut être mesuré par des audits.
  • Être régulièrement mis à jour et configuré pour s’assurer que le système réponde aux besoins changeants. L’autonomie des utilisateurs à effectuer des tâches avancées est un indicateur mesurable.
  • Être convivial et bien s’intégrer aux processus. Le taux d’adoption en est un bon indicateur.
  • Être fiable. Le décompte cyclique ou l’analyse des variances de consommation permet de vérifier la fiabilité.

 

  1. Meilleures personnes, meilleurs résultats : Assigner les bonnes ressources 

L’entreprise doit avoir un excellent gestionnaire de projet présentant des aptitudes de leadership auprès de l’équipe d’opération et de technologie. Ce gestionnaire est capable d’articuler les critères de performance en gardant les fournisseurs et les autres parties prenantes sur la bonne voie. Il veille également à ce que le plan de projets soit complet et précis sous tous les aspects.

L’équipe projet doit être constituée des meilleures ressources maitrisant le processus de traçabilité provenant des départements d’assurance qualité, de production, de logistique et d’analyse d’affaire IT. Il ne faut pas oublier d’impliquer des utilisateurs finaux le plus tôt possible dans la phase d’analyse, puisqu’ils deviendront super utilisateurs et agiront comme agents de changement. Impliquer le responsable d’amélioration continue dans le projet est recommandé.

  1. Focus : Un plan de projet structuré

Il est impératif pour le succès du projet que sa portée soit claire et bien définie. Il est facile de perdre l’objectif de vue et de s’égarer.  Il faut constamment vérifier si les actions sont en ligne avec la portée approuvée. Ce point semble évident, pourtant, il n’est pas toujours valorisé.

Ensuite, il est crucial de bien identifier et analyser les cas d’utilisation dans le processus. Cela permettra de bien définir les besoins d’affaires et les requis techniques nécessaires pour soutenir le projet. Cette étape est le fondement même d’un développement et plan test efficaces. Elle permet notamment de s’assurer qu’il n’y ait aucun impact sur les activités opérationnelles de l’entreprise, une exigence importante, comme on le sait. Les phases TEST et formation deviennent par conséquent les phases les plus longues et importantes. Couper court dans la documentation et l’exécution des tests risque de hanter l’équipe projet longtemps !

 

 

Publié le 10.05.2016